Dokumentenmanagementsysteme (DMS): Funktion, Vorteile und ihr Beitrag zur Rentabilität
Dokumentenmanagementsysteme arbeiten mit Softwareunterstützung (DMS Software) und bieten Erleichterung im Umgang mit verschiedenen Dokumenten unterschiedlicher Formate und Kanäle. Mit der Verwendung von DMS Software finden Unternehmen Unterstützung in sämtlichen Prozessebenen der Dokumentenverwaltung von der Entwicklung über die Überarbeitung und Kontrolle bis zur Verteilung und Archivierung oder Vernichtung. Dies wirft die Frage auf, wie diese Systeme im Betriebsablauf funktionieren, welche Möglichkeiten sie bieten und worin die Chancen und Risiken ihres Einsatzes liegen.
Überblick über Aufbau und Funktion
Die wichtigste Aufgabe eines Dokumentenmanagementsystems besteht in der Integration verschiedener Methoden und Techniken der elektronischen Dokumentenverwaltung. DMS bilden damit eine Art Zentralarchiv für Dokumente, darunter Rechnungen, Belege, Nachrichten oder Entwürfe. Häufig finden sich Dokumentenmanagementsysteme als Bestandteil eines Enterprise-Content-Managements (ECM) oder eines Product-Lifecycle-Managements beziehungsweise Produktlebenszyklusmanagements (PLM).
Moderne Dokumentenorganisation geht softwaregestützt vonstatten. Dokumentenmanagement Software hilft bei der Erstellung und Ablage, sowie beim Suchen und Abrufen von Dokumenten. Nicht alle Dokumente liegen ab Werk in elektronischer beziehungsweise digitaler Form vor. Aus diesem Grunde werden Papierdokumente digitalisiert, um auch sie mit einem DMS verwalten zu können. Für die Digitalisierung gibt es Dokumentenscanner sowie Software, die den gescannten Text digital bearbeitbar macht.
Hierzu wird eine gute Optical-Character-Recognition (kurz OCR) verwendet. Über Verfahren wie COLD können Druckdaten in Formate konvertiert werden, die digital archiviert werden können. Zur sorgfältigen Verwaltung von Dokumenten gehört auch die Erstellung von Zusatzinformationen wie etwa dem Datum der Erstellung, Keywords, Dokumententyp oder Autor des Dokuments. Nachdem diese Informationen zusammen mit dem Dokument in einer Datenbank abgelegt wurden, kann das Dokument jederzeit gesucht und eingesehen werden.
Nicht nur die reine Archivierung, sondern auch das Management und die Verwaltung von Dokumenten gehören zu den Aufgaben eines DMS. Die Verwaltungsaufgaben umfassen etwa die Verteilung der Dokumente (automatisiert oder manuell) an zuständige Mitarbeiter, die Erstellung von Verknüpfungen oder die Überwachung der Dokumenten-Historie.
DMS ermöglichen zudem die Verteilung zur Weiterverarbeitung nach bestimmten festgelegten zeitlichen Regeln. Damit tragen Dokumentenmanagementsysteme zum Workflow bei. Hierbei berücksichtigen die DMS auch die Zugriffsberechtigungen, so dass gewährleistet ist, dass nur bestimmte Anwender oder Gruppen im gewünschten Umfang Zugriff auf die Dokumente haben. Entsprechende Einstellungen lassen sich über die Rechteverwaltung des Dokumentenmanagementsystems vornehmen.
Dabei begleitet eine gute Dokumentenmanagement Software ein Dokument in seinem vollständigen Lebenszyklus von der ersten Erstellung über die Überarbeitung, Verteilung und Weiterverarbeitung bis zur Archivierung und Vernichtung. Gute DMS begleiten all diese Eckpfeiler der Dokumentenorganisation und bieten daneben eine Vielzahl weiterer Funktionen, etwa im Hinblick auf die Kontrolle und Steuerung geschäftsrelevanter Dokumente.
Kosteneinsparungen durch Dokumentenmanagementsysteme
Ein durchdachtes Dokumentenmanagementsystem hat den primären Vorteil, zu erheblicher Kostenersparnis beizutragen. Die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens profitiert von der softwareunterstützten Dokumentenverwaltung, so dass ein DMS kostengünstig das Wachstum des Unternehmens fördert. Solche Systeme bilden die wichtigste Möglichkeit der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen in Organisationen. Die Effizienz der Betriebsabläufe profitiert von der Einsparung von Arbeitszeit. Gleichzeitig entfallen hohe Personalkosten, wenn die Dokumentenverwaltung zum großen Teil automatisiert abläuft.
Dieses Einsparpotential stellt für die Unternehmen, die ein DMS nutzen, einen großen Wettbewerbsvorteil dar. Da eine zunehmende Anzahl von Unternehmen und damit Mitbewerbern das Dokumentenmanagementsystem entdeckt, kommen Firmen um den Einsatz dieser Methoden kaum mehr umhin.
Weitere Vorteile gegenüber analogem Dokumentenmanagement
Die digitale Dokumentenverwaltung durch ein DMS hat das Potential, gleich mehrere effizienzmindernde Probleme in Unternehmen zu beseitigen. Im Hinblick auf Informationszugriff, Datenschutz, Handhabung der Dokumente und die Einhaltung von Rechtsvorschriften bieten Dokumentenmanagementsysteme Vorzüge gegenüber herkömmlichen beziehungsweise analogen Methoden der Dokumentenverwaltung. Die Steigerung der Effizienz der Betriebsabläufe ist möglich durch eine Reihe von Techniken und Funktionen von Dokumentenmanagement Software.
Einen besonderen Beitrag zur Produktivität leistet etwa die Möglichkeit des mobilen Zugriffs. Moderne Dokumentenmanagement Software ist kompatibel mit mobilen Endgeräten, was eine jederzeitige Bearbeitung und Verwaltung der Dokumente an jedem Ort ermöglicht. Auf diese Weise können zuständige Mitarbeiter zeitlich und örtlich unabhängig Dokumente verwalten. Es ist keine physische Präsenz im Büro mehr erforderlich, wo analoge Dokumente im Archiv auf die Bearbeitung warten würden. Die mobile Bearbeitung spart zudem wertvolle Arbeitszeit, die an anderer Stelle genutzt werden kann.
Direkt damit verknüpft ist der Vorteil einer deutlich vereinfachten Handhabung der Dokumente. Bei bestimmten Prozessen fallen viele Dokumente an, die in Papierform schnell unübersichtlich werden. Handelt es sich etwa um mehrere Rechnungseingänge, so führen diese in Papierform oft zu größeren Stapeln, die nur langsam abzuarbeiten sind. Durchdachte DMS Software automatisiert die Prozesse und trägt zur Einsparung wertvoller Arbeitszeit bei.
Auch was den Datenschutz, insbesondere den von Kundendaten, betrifft, finden sich in einem DMS Vorteile. Bestimmte Informationen stellen hohe Anforderungen an die Datensicherheit, weshalb eine Weitergabe in Papierform oft langwierig ist. Eine sichere Datenablage in einem DMS erleichtert auch die interne Weitergabe von Informationen unter Einhaltung von Datenschutzbestimmungen.
Im Hinblick auf die Einhaltung geltender rechtlicher Vorschriften beziehungsweise die Compliance kann DMS Software die Arbeit deutlich erleichtern. In Papierformat ist es oftmals schwierig, branchenbezogene oder gesetzliche Auflagen zu kontrollieren und einzuhalten. Gleiches gilt für Auflagen und Anforderungen bei der Revision, beim Qualitätsmanagement oder bei anstehenden Audits. Die digitale Verwaltung von Dokumenten sorgt dafür, dass erforderliche Unterlagen stets gezielt abrufbar sind. Vorgeschriebene Dokumente werden gleich im Archiv gefunden, so dass die Einhaltung von Compliance-Regeln keine technische Hürde darstellt.
Mögliche Risiken des Dokumentenmanagementsystems
Ein gewisses Risiko der elektronischen Dokumentenmanagementsysteme findet sich in ihrer Komplexität. Der aufwendige Aufbau und die große Informationsdichte und Funktionsvielfalt der zentralen Einrichtungen der Datenverwaltung birgt eine gewisse Gefahr für die Datensicherheit und den Datenschutz.
So haben etwa elektronische Speichermedien wie Festplatten nur eine eingeschränkte Lebensdauer. Viele Medien sind nicht unbegrenzt lesbar, so dass Daten und Datenarchive in regelmäßigen Abständen auf neue Datenträger übertragen werden müssen. Empfehlenswert sind daher Cloud-Lösungen. Hier kümmert sich der Anbieter um entsprechende Aktualisierungen und Sicherheitsstandards, welche in den Kosten für das DMS bereits mit inbegriffen sind. Für den Nutzer entsteht daher kein Mehraufwand.
Zudem sind gewisse Anfangsinvestitionen zu bedenken. Die ersten Arbeitsschritte der Digitalisierung, etwa das OCR-Scannen existenter Dokumente nimmt zunächst Zeit und Personal in Anspruch. Handelt es sich um Dokumente mit langer Aufbewahrungszeit, so sind diese Investitionen jedoch von geringerer Bedeutung und der spätere Nutzen überwiegt um einiges.
Daher ist es für Unternehmen lohnenswert, vorab zu überlegen und zu berechnen, ob die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems und entsprechender Software von Vorteil ist. Die anfallenden Investitionskosten sollten schnell durch die damit einhergehenden lässt. Als wesentliche Eckpfeiler der Optimierung tragen DMS zu Kosteneinsparungen, Prozessqualität und schließlich zur Wirtschaftlichkeit von Unternehmen bei.
Wird das Dokumentenmanagement passgenau an die Anforderungen der Firma angeglichen, so machen sich die Automatisierung und Digitalisierung nicht nur durch Zeit- und Kostenersparnis bemerkbar. Der Mehrwert zeigt sich zudem in der Zunahme der Qualität der Entscheidungen und der Effizienz der Betriebsabläufe.Kosteneinsparungen, Optimierung von Betriebsabläufen und schließlich Gewinnwachstum amortisiert werden. In diesem Zusammenhang sollte eine sorgfältige Kosten-Nutzen-Analyse Rückschluss auf die Wirtschaftlichkeit eines DMS geben.
Fazit
Dokumentenmanagementsysteme beinhalten mehr als der Begriff als solcher vermuten lässt. Als wesentliche Eckpfeiler der Optimierung tragen DMS zu Kosteneinsparungen, Prozessqualität und schließlich zur Wirtschaftlichkeit von Unternehmen bei. Wird das Dokumentenmanagement passgenau an die Anforderungen der Firma angeglichen, so machen sich die Automatisierung und Digitalisierung nicht nur durch Zeit- und Kostenersparnis bemerkbar. Der Mehrwert zeigt sich zudem in der Zunahme der Qualität der Entscheidungen und der Effizienz der Betriebsabläufe.