Zielsetzung der Umstellung und Fristen
Der folgende Ratgeber informiert über die wichtigsten Inhalte der neuen Norm. Es werden die wesentlichen Anforderungen für die Umstellung erörtert und beschrieben, wie der größtmögliche Nutzen durch den Einsatz von Softwarelösungen erzielt werden kann.
Inhalte der neuen Norm ISO 9001:2015
Die Richtlinien der neuen Norm ISO 9001:2015 wurden in den Anforderungen an das Dokumentenmanagement generisch formuliert. Die Vorversion von 2008 war bis in Details zu Themen und Aufgabengebieten ausgearbeitet. Mancherorts war die bürokratische Verwaltung gestiegen und die Effizienz der betrieblichen Prozesse durch starre Vorgaben von Normvorschriften verringert.
Die neue Version ISO 9001:2015 gibt der individuellen Gestaltung für das Unternehmen und die Organisationsform weitgehende Freiheit zur flexiblen Arbeit im Dokumentenmanagements und die operative Umsetzung. Die neuen Vorgaben sind - abweichend von der Vorversion - generisch formuliert. Das eröffnet die Möglichkeit, individuell für die eigenen Ziele und Zwecke die ISO-Normen umzusetzen und praxisnah Wertschöpfung im Betriebsablauf zu erzielen.
Ist-Zustand erfassen und Soll-Zustand festlegen
Für die Umstellung auf ISO 9001:2015 ist es notwendig, den Ist-Zustand zu erfassen und den Soll-Zustand für das Dokumentenmanagementsystem festzulegen:
- Was wurde aus der Vorgängerversion ISO 9001:2008 umgesetzt?
- Review und Bewertung der bisherigen Ergebnisobjekte des Dokumentenmanagements
- Stärken-Schwächen-Analyse des Dokumentenmanagements gemeinsam mit den beteiligten Stellen
- Liste der umzustellenden Inhalte und Funktionen des bisherigen Dokumentenmanagements
- Liste dessen, was an Inhalten und Funktionen abschließend archiviert werden kann
- Liste gewünschter neuer Inhalten und Funktionen; Kategorisierung nach "Muss sein - Kann sein - Wäre wünschenswert" für die Dokumentenorganisation
- Match der Liste mit den Anforderungen zu Scope, Policy und Zielen aus der neuen Norm ISO 9001:2015 und den erwähnten Anleitungen zur Umsetzungsunterstützung
- Ermittlung der digitalen Kompetenz. Welche vorhandene Dokumentenmanagement Software kann für die Umstellung genutzt werden, was sollte neu beschafft werden? Bewerten der Gesamtkosten (TCO = Total Cost of Ownership); Hauptaugenmerk ist die Durchgängigkeit der Prozesse (Vermeiden, Schließen von Medienbrüchen) und Weiterverwendbarkeit der Dokumentenmanagement Software in den künftigen Prozessen im Dokumentenverwaltungssystem
- Zusammenstellung der Anforderungen mit Vorgehensplan, organisatorische Einbindung (wer arbeitet mit wem, zu welchem Zeitpunkt und wie zusammen) in das Dokumentenverwaltungssystem; Ermittlung des Budgets für die Umstellung, Kontrolle, Monitoring und Weiterentwicklung nach stufenweiser Umstellung; Kontrolle der Risiken
- Qualitätsmanagement und Qualitätssicherung der Umstellung
- Vorschlag des Konzepts und des Vorgehensplans mit Alternativoptionen für die Managemententscheidung
- Kommunikation und Akzeptanz mit den beteiligten Stellen und abschließender Managementgenehmigung
Anschließend erfolgen das Aufsetzen des Realisierungsprojekts "Umstellung Dokumentenmanagement" in der Dokumentenorganisation und Start der Durchführung (Kick-off).
Metriken und Indikatoren zur operativen Erfolgskontrolle der Umstellung
Das Dokumentenverwaltungssystem ist mit den Kernprozessen der Leistungserbringung (Wertschöpfung) und den Führungsprozessen verbunden.
Es gilt ein Grundsatz: Was Sie messen können, können Sie führen ("What you can measure, you can manage"). Der Einsatz von Metriken zum Messen des Projektfortschritts und das Abbilden durch Kennziffern für das Berichtswesen (KPIs = Key Performance Indicators) sind für das Qualitätsmanagement notwendig. Eine entsprechende Softwarelösung ist einzusetzen.
Folgende Kategorien für Metriken und Indikatoren sind wesentlich:
1. Termintreue
2. Budgeteinhaltung
3. Qualitätskonformität
4. Effektivität in Planung und Umsetzung.
Einsatz von Software zur Optimierung der Umstellungsprozesse
Das Umstellungsprojekt muss mit einem Softwareeinsatz realisiert werden. Der Einsatz von Software zum Dokumentenmanagement für den Produktentwicklungsprozess hat folgenden Nutzen:
- Verminderung des Platzbedarfs und von Büroeinrichtungen für physische Dokumente: Aufzubewahrende physische Kopien können an kostengünstigen, sicheren Orten außerhalb der Organisation zentral aufbewahrt werden.
- Erhöhung der Sicherheit: Zugriff kann über genaue Rollenverteilungen und Berechtigungen erfolgen (IAM = Identity & Access Management). Lückenlose Rückverfolgung der Versionen und Zugriffe (Traceability) ermöglicht volle Umsetzung des Datenschutzes und interne und externe Auditverfahren.
- Effizienter Zugriff auf alle Dokumente durch Zentralisierung in einem Server: Hochentwickelte Suchalgorithmen sichern ein schnelles Auffinden von Dokumenten durch Indexsuche, von Volltexten und logischen Suchkombinationen. Mit einem Dokumentenmanagementsystem sind hohe Rationalisierungseffekte und ein effizientes Qualitätsmanagement erzielbar.
- Bessere Zusammenarbeit: Es werden keine physischen Dokumente und elektronischen Anlagen versandt, sondern Links zum zentralen Server.
- Datensicherung (Backup) und Wiederherstellung für sichere Aufbewahrung gegen physische Katastrophen (Feuer etc.) und Diebstahl, Manipulation, Missbrauch
- Flexibilität, Wettbewerbsfähigkeit und bessere Kunden- / Klientenbeziehungen durch sofortige Verfügbarkeit aktueller relevanter Dokumente
Software für das Dokumentenmanagement etabliert Zukunftssicherheit in der Organisation. Das entspricht den neuesten Richtlinien der Europäischen Union zur digitalen Kompetenz für Informationen, Inhalte, Sicherheit und Zusammenarbeit.
Für die Auswahl der geeigneten Softwarelieferanten/-quellen für Dokumentenmanagement Software sind folgende Überlegungen zu berücksichtigen:
Einsatz der Software aus Open Source (kostenlosen) Quellen für das Dokumentenverwaltungssystem. Dies ist für kleinere Unternehmen interessant. Kostenlos heißt jedoch nicht, dass keine Kosten entstehen. Einführung, Implementierung in die Produktivumgebung, Training und Schulung der Mitarbeiter sind zu berücksichtigen. Anpassungen an betriebsinterne Abläufe benötigen besondere Programmkenntnisse, die entweder aufgebaut oder über externe Spezialisten bezogen werden müssen. Hier muss man rechnen, ob sich die „kostenlose“ Softwarelösung am Ende lohnt. Zumal es sein kann, dass selbst externe Spezialisten sich mit der Lösung nicht auskennen und ebenfalls erstmalig erfassen müssen vor einer Schulung.
Eine sicherere Variante, besonders für mittelständische und größere Unternehmen, ist hier ein Dokumentenverwaltungssystem, welches inklusive Schulungen und Individualisierungsmöglichkeiten seitens des Softwareherstellers daherkommt. Man weiß genau, wer hinter dem Produkt steht, hat feste Ansprechpartner bei Fragen und somit eine Nutzungsgarantie im täglichen Betrieb.
Fazit und Ausblick
Die Frist zur Umstellung auf die neue Norm ISO 9001:2015 im September 2018 erfordert rasches Handeln.
Für Unternehmen und Organisationen wurden neue flexible Möglichkeiten geschaffen, das Dokumentenmanagementsystem auf die individuellen betrieblichen Anforderungen der Aufbau- und Ablauforganisation auszurichten. Der Umstellungsprozess muss nach modernen Methoden im Qualitätsmanagement erfolgen. Metrische Fortschrittskontrolle mit Kennziffern sichern einen reibungslosen Ablauf in knappen Zeiträumen mit kostenoptimierten Budgets.
Der Einsatz von Dokumentenmanagement Software ist unumgänglich, damit die Dokumentenorganisation flexibel, aktuell und sicher arbeiten kann. Software im Dokumentenmanagement beinhaltet hohe Rationalisierungseffekte und dient der Zukunftssicherung durch digitale Kompetenz.
Quellen:
iso.org
iso.org (ISO 9001 implementation guidance - PDF)
ajaregistrars.de (PDF)
ec.europa.eu