Richtlinien im Risikomanagement
Risikomanagementakten müssen bestehenden Normforderungen entsprechen und neue Anforderungen zeitnah implementieren. Nichtkonformitäten beim Management des Risikos müssen identifiziert werden, sodass Verbesserungsmöglichkeiten erfolgen können. Modernes Risikomanagement unterliegt keinen expliziten gesetzlichen Anforderungen. Allerdings ergibt sich aus der allgemeinen Sorgfaltspflicht einer "ordentlichen Geschäftsführung" eine faktische Verpflichtung. Diese impliziert, dass in einem Unternehmen Parameter des Risikomanagements einzurichten sind. Umfang sowie Art der zu etablierenden Maßnahmen sind von der individuellen Risikosituation des Unternehmens abhängig und obliegen dem Organisationsermessen der Geschäftsführung. Maßnahmen der Compliance, Risk oder Governance unterliegen bei mittelständischen Unternehmen keinem gesetzlichen Regelwerk oder einer Pflicht zur Überwachung.
Durch die allgemeinen gesetzlichen Sorgfaltspflichten einer ordentlichen Geschäftsführung ergibt sich ein Pflichtenrahmen. Deshalb muss ein Unternehmen ein angemessenes sowie wirtschaftlich vertretbares Überwachungs-, Compliance- und Risikomanagement einführen und unterhalten. Die Systematisierung der Maßnahmen im Rahmen des Risikomanagements sowie dessen Prüfung dient dazu, Kreditrisiken zu verbessern und Finanzierungskosten abzusenken. Die gezielte Steuerung von Risiken sorgt für Vertrauen bei Gesellschaftern, Investoren und Kreditgebern. Die freiwillige Prüfung dient der Unterstützung bei der Erfüllung der allgemeinen Sorgfaltspflichten. Dadurch kann sichergestellt werden, dass Strafen oder persönliche Haftungen von Organmitgliedern vermieden werden. Die Risikoakte ist kein unnötiger bürokratischer Aufwand, sondern liefert eine geeignete Hilfestellung, die eine nachhaltige Führung von Unternehmen ermöglicht. Eine Risikomanagement Software unterstützt Unternehmen und schont Ressourcen, sodass alle Prozesse koordiniert ablaufen.
Gezielte Beherrschung von Risiken
Zu den wichtigsten Aufgaben eines Unternehmens zählt die Beherrschung von Risiken. Dieses ist die Voraussetzung für eine nachhaltige Entwicklung. Gesetzliche Compliance-Anforderungen und Regelungen für Risikomanagement nehmen ständig zu. Durch eine Risikomanagement Software werden Unternehmen entlastet und können Ressourcen gezielter einsetzen. Durch ein ganzheitliches kostenoptimiertes Compliance- und Risikomanagement werden sämtliche Prozesse zur Steuerung von Risiken im Unternehmen gebündelt und verknüpft. Für eine sichere, transparente und ordnungsgemäße Führung von Unternehmen gilt die Sorgfaltspflicht des Unternehmens, die ein ordentlicher Geschäftsmann anzuwenden hat. Organisatorische und rechtliche Anforderungen auch an inhabergeführte Unternehmen entsprechen jedoch nicht immer den Anforderungen, die Risikomanagement und Überwachung stellen. Ohne einen kostenintensiven sowie strukturierten Prozess können diese Anforderungen kaum rechtssicher und effektiv erfüllt werden. Zur Erfüllung der zwingenden rechtlichen Anforderungen (Sorgfaltspflicht) kommen freiwillige Aufgaben der Geschäftsleitung, die einer transparenten Sicherstellung der Ertrags- und Vermögenslage dienen. Dazu zählen integrierte Governance-, Compliance- und Risk-Prozesse.
Viele Unternehmen haben einen internen Risikomanagementbeauftragten, der den Prozess gestaltet. Das führt dazu, dass Risikomanagementakten selbst erstellt werden. Häufig werden Büroanwendungen wie Exel oder Microsoft Word herangezogen. Das führt dazu, dass im Laufe der Jahre immer umfangreichere sowie unübersichtliche Sammlungen von Dokumenten existieren, die kaum strukturiert und deshalb unübersichtlich sind. Durch komplexe Formeln und Macros wird die fehlende Funktionalität abgebildet, die kaum mehr verständlich ist. Zwar erleichtert diese Vorgehensweise dem Ersteller anfangs seine Arbeit, doch erschwert sie den Einstieg für Kollegen. Es werden immer mehr Dateien erstellt, die zu einer inkonsistenten Sammlung von Dokumenten führt, die teilweise widersprüchliche Inhalte bieten und Fehler entstehen lassen. Normative Änderungen werden nicht oder zu spät erkannt, was zu folgenschweren Konsequenzen für das Unternehmen führen kann. Es besteht faktisch eine Risikomanagementakte, die in der Praxis nicht einsetzbar ist und keine strukturierten Inhalte bietet.
Professionelle Software: Strukturiert, koordiniert und erfassbar
Professionelle Software bietet den Vorteil, dass normative Vorgaben erfüllt werden, ohne dass diese manuell überwacht werden müssen. Statt einer unübersichtlichen Dokumentensammlung bietet Risikomanagement Software einen logischen Aufbau, der eine zeitnahe Übersicht erleichtert und Ressourcen im Unternehmen schont. Um ein effektives Risiko- und Chancenmanagement zu gestalten, erfordert es strukturierte Maßnahmen. Eine professionelle Software bietet zahlreiche Vorteile.
- Nutzen der Software
- Frühzeitige Erkennung von Risiken
- Wirkungsvolle und effektive Gegensteuerung
Chancen können gezielt ergriffen werden
Durch die Software wird strategische Sicherheit geschaffen, die nachhaltig zum wirtschaftlichen Erhalt des Unternehmens beiträgt. Die Software ist individuell an die Bedürfnisse angepasst und kann einfach bedient werden. Von einfachen Unternehmensstrukturen bis hin zu komplexen Matrixorganisationen bietet eine professionelle Softwarelösung die Möglichkeit, jederzeit gezielt einzugreifen.
IT-Lösungen sorgen dafür, dass Anforderungen und die damit einhergehende Komplexität bewältigt werden. Die effektive Durchführung von Prozessen im Risikomanagementsystem ist ohne eine Software kaum umsetzbar. Kleinere Unternehmen ohne professionelle Lösungen geraten dadurch schnell an ihre Grenzen. Standardlösungen bergen einen hohen manuellen Aufwand beim Dokumentieren der Risiken und bieten kaum Auswertungs- und Kontrollmöglichkeiten. Die anvisierte Transparenz der Prozesse wird durch Software erleichtert.
Risikomanagementakte: Individuelle und maßgeschneiderte Lösungen
Um wesentliche Risiken ordnungsgemäß zu managen, müssen diese zunächst erkannt werden. Dies wird umso schwieriger, je größer das Unternehmen ist. Um zu erkennen, ob Organisationseinheiten ihre Aufgaben erfüllen, sind wesentliche Risiken des Bereiches periodisch zu erfassen und kontinuierlich zu aktualisieren.
Durch professionelle Softwarelösungen können Organisationsstrukturen im System hinterlegt werden, sodass jede Einheit einen Risikobeauftragten stellt. Dieser dient dem System als Schnittstelle zwischen Organisationsbereich und Risikomanagementstelle. Durch den Risikobeauftragten können Risiken erfasst und gepflegt werden. Anschließend werden diese in einer unternehmensweiten Risikoliste durch die Software automatisch zusammengeführt. Kommt eine Organisationseinheit ihren Aufgaben nicht nach, bietet die Software eine Erinnerungsfunktion. Dadurch wird erreicht, dass Organisationseinheiten in das Risikomanagementsystem einbezogen werden.
Neben der Betrachtung einzelner wesentlicher Risiken ist die aggregierte Sicht von ähnlichen Risiken wichtig. Für die aggregierte Sicht ist es erforderlich, Risiken als solche zu klassifizieren und in bestimmte Bereiche einzuteilen. Zu den typischen Risiken zählen beispielsweise operationelle Risiken, Marktrisiken, Reputationsrisiken oder strategische Risiken. Durch die Software werden die Verfasser "gezwungen", das Risiko zu identifizieren und in Risikokategorien und Unterkategorien einzuordnen. Die Software sorgt anschließend dafür, dass die Risikosituation jeder einzelnen Kategorie auf Knopfdruck auszuwerten ist. Alle Kategorisierungen und Unterkategorisierungen werden als Risikomanagementakte zusammengefasst. Nutzer haben die Möglichkeit, zu den vorgesehenen Eingabefelder weitere individuelle Einträge vorzunehmen, die Risiken näher beschreiben.
Umfangreiche Dokumentationen werden durch Softwarelösungen erleichtert und können allen verantwortlichen Mitarbeitern sofort per Knopfdruck zugänglich gemacht werden. Auch außerhalb der Berichtsperioden macht die Software es möglich, Risiken zu identifizieren. Informationen werden sofort ausgewertet und die zentrale Ablage der Daten sorgt für eine übersichtliche Struktur. Im Rahmen der Softwarenutzung besteht die Möglichkeit, Risikoportfolios aus unterschiedlichen Perspektiven anzulegen. Durch einfache Schritte wird der Verantwortliche in die Lage versetzt, bestimmte Segmente, Projekte, Risikoklassen oder Organisationseinheiten zu analysieren. Hinterlegte Frühwarnindikatoren sorgen für eine dezidierte Erkennung von Risiken.
Softwarelösungen für die Risikomanagementakte
Die professionelle Erstellung der Risikomanagementakte durch Software erleichtert die Vorbereitung und Moderation von Risikoanalysen. Risiken werden in der Risikomanagementakte gebündelt und bewertet, wodurch Unternehmen im Vorfeld risikominimierende Maßnahmen ergreifen können. Durch den zentralen Speicherort der Risikomanagementakte können alle Verantwortlichen sofort auf wichtige Informationen zugreifen. Dadurch werden Prozesse optimiert, die der Transparenz sowie Sicherheit des Unternehmens dienen.
Der Vorteil der Softwarelösung liegt eindeutig darin, dass Maßnahmen verifiziert werden können und die Wirksamkeit sowie Rückverfolgbarkeit einfach per Risikomanagementbericht erfolgt. Die Risikomanagementakte wird übersichtlich gestaltet und folgt einer vorgegebenen Struktur. Das verhindert persönliche Eintragungen und die Speicherung von Dokumenten oder Tabellen an individuellen Orten, die nicht für jeden zugänglich sind. Statt die Organisation und die Erstellung der Risikomanagementakte manuell zu überprüfen und eventuell Fehler zu ermöglichen, vereint eine professionelle Risikomanagementsoftware Transparenz mit Übersichtlichkeit und Warnfunktionen.