Anforderungsmanagement im Allgemeinen
Der Begriff kann sich auf übergeordnete Anforderungen beziehen oder auf Subroutinen, die als Teilziele oder zu erreichende Abschnitte bei der Bearbeitung von Projekten erfüllt werden sollen. Moderne Geschäftsprozesse zeichnen sich durch eine Vielzahl solcher Anforderungen aus und können daher ein effizientes Anforderungsmanagement unabdingbar machen.
Verschiedene Anforderungen in Prozessen
Im Anforderungsmanagement werden die Anforderungen systematisch verwaltet. Besondere Relevanz besitzt die Beschäftigung mit den Anforderungen vor allem dann, wenn Produkte neu entwickelt werden oder bestehende Produkte verändert werden. Hier stellen sich Fragen nach den zu erwartenden Eigenschaften, die ein Produkt zukünftig aufweisen soll, etwa das Aussehen, die Beschaffenheit der Materialien, Einsatzzwecke und der Preis. Verschiedene Prozessbeteiligte können hier unterschiedliche Antworten finden. So wird ein Lieferant andere Anforderungen benennen als ein Entwickler oder Manager. Diese verschiedenen Anforderungen werden dann im Anforderungsmanagement systematisiert und erfasst, um sie weiterzuentwickeln und mit allen Beteiligten effektiv abzustimmen. Das Anforderungsmanagement hat insofern auch eine koordinierende Funktion, da es die häufig widersprüchlichen Requirements aus den einzelnen internen und externen Bereichen anzeigt, abwägt und balanciert.
Warum wird Anforderungsmanagement eingesetzt?
Die richtigen Entscheidungen zur richtigen Zeit zu treffen, kann essenziell für den Erfolg eines Unternehmens oder eines Projekts sein. Dies gilt gerade für Engineering-Prozesse, bei denen etwa die Entwicklung neuer Produkte, Maschinen, Werkzeuge oder Geräte verschiedenster Art in unterschiedlichen Abteilungen erfolgt. Die Produkte müssen konzipiert werden und es werden qualitative Anforderungen an diese gerichtet. Auch rechtliche Rahmenbedingungen spielen eine Rolle sowie Vorgaben bezüglich technischer Merkmale. Schließlich müssen die vorhandenen Expertisen im Unternehmen dahingehend untersucht werden, ob sie den Herausforderungen der Fertigung gewachsen sind oder externer Sachverstand gefragt ist. Diese Fragen führen letztlich dazu, dass Anforderungen an einen Prozess oder an ein Erzeugnis gestellt werden. All diese Anforderungen zusammenzuführen und zu überwachen, ist Aufgabe des Anforderungsmanagements.
Richtlinien des Anforderungsmanagements
Das Anforderungsmanagement ist vor allem dort von Bedeutung, wo komplexe Systeme genutzt oder komplexe Produkte erzeugt werden. Hierbei geht das Unternehmen arbeitsteilig vor, teilt einen Prozess in Subprozesse oder Unteraufgaben sowie einzelne Arbeitsschritte auf. Je differenzierter diese Arbeitsteilung erfolgt, desto höher werden die Ansprüche an das Anforderungsmanagement. Ein intelligentes Management der Anforderungen soll ein gemeinsames Verständnis über das Zusammenwirken von Auftragnehmer und Auftraggeber zu erzeugen. Dabei nutzt das Anforderungsmanagement verschiedene Methoden, etwa die Analyse der Anforderungen, die Spezifikation der Anforderungen oder deren Modellierung. Anforderungen werden auch nachvollziehbar dokumentiert und zwar am besten verständlich, eindeutig und widerspruchsfrei. Ebenso sollten die Anforderungen so formuliert werden, dass deren Erreichung auch testbar gemacht werden kann. Dies sind wichtige Richtlinien, die ein Anforderungsmanagement erfüllen muss. Zudem soll es im Sinne des Datenschutzes agieren. Schließlich werden hier zentrale Unternehmensdaten zusammengeführt, die nicht jedem zugänglich sein sollen. Die Verwaltung der Zugriffsrechte und Schreibrechte kann daher zu einer weiteren wichtigen Aufgabe im Anforderungsmanagement werden.
Die Bedeutung von Anforderungen in der Produktion
Wenn die Analyse der Verkaufszahlen darauf hindeutet, dass vor allem Produkte mit einem bestimmten Merkmal nachgefragt werden, kann dies eine wichtige Informationen für Entwickler sein. Es könnte sich als wirtschaftlich sinnvoll erweisen, genau die Produkte mit dem nachgefragten Merkmal verstärkt zu produzieren. Darauf müssen aber auch Fertigungskapazitäten ausgelegt werden, möglicherweise sind Anpassungen notwendig oder es wird externer Sachverstand benötigt. Eine Software hilft abzuschätzen, in welcher Weise die Fertigung angepasst werden muss, um die veränderten Wünsche umzusetzen. Es wird geprüft, welche Ausgangsmaterialien oder Ressourcen notwendig sind, um die Wünsche umzusetzen und welche Folgen dies für den Lagerbestand an Rohmaterialien hat.
Eine Software zur Umsetzung des Anforderungsmanagements
Um diese Richtlinien besser einhalten zu können, etwa Redundanzen zu vermeiden oder die Anforderungen besser zu strukturieren, sie zu dokumentieren und die Rückverfolgbarkeit der Anforderungen zu erhöhen, kann das Anforderungsmanagement mit einer Software erfolgen. Die Software enthält eine Datenbank, in der einzelne Anforderungen gespeichert werden. Dadurch kann die Abarbeitung der Requirements verfolgt werden. Es ist eine Überwachung der aktuellen Zielerreichung auf einfache Weise möglich. Zu jeder Anforderung kann der Stand der Bearbeitung, das Erreichen von Teilzielen und schließlich der Abschluss der Ziele vermerkt werden. Anforderungen können aber auch in Beziehung zueinander gesetzt werden. Systemanforderungen können beispielsweise auf von Kunden formulierte Anforderungen zurückgeführt werden, um zu vermeiden, dass Produkte zu sehr optimiert werden und schließlich am Kundeninteresse vorbeigehen oder weit über dieses hinausreichen.
Vorteile einer Software für das Anforderungsmanagement
Ein professionelles und systematisches Anforderungsmanagement trägt dazu bei, alle Anforderungen im Unternehmen im Blick zu behalten und sich einen einfachen Überblick über die Anforderungen verschaffen zu können. Projekte können auf diese Weise besser verwaltet werden. Eine Anforderungsanalyse erfasst Anforderungen vollständig und widerspruchsfrei, ohne Redundanzen und hält diese auf dem aktuellen Stand. Diese Eigenschaften sind während des ganzen Lebenszyklus der Anforderungen gegeben. Innerhalb des Anforderungsmanagements werden dazu verschiedene Maßnahmen eingesetzt:
- Erstellung und Verwaltung von Anforderungen
- Dokumentation von Änderungen oder Abhängigkeiten
- Zentralisierte Kommunikation aller Beteiligten
- Verknüpfung relevanter Daten und Informationen
- Festlegung von Prozessen zur Erfüllung der Anforderungen und deren Überwachung
- Arbeiten mit verschiedenen Verantwortlichkeiten und Rollen
- Aufbau strukturierter Spezifikationen
Eine effiziente Zusammenarbeit
Durch den integrierten Ansatz einer Software für das Anforderungsmanagement können Teams auf alle relevanten Informationen zugreifen. Das gilt auch dann, wenn einzelne Mitarbeiter zu verschiedenen Zeiten oder gänzlich auswärts arbeiten. Die Informationen können virtualisiert werden und so für externe Mitarbeiter ebenso geöffnet werden. Damit ist das Einsehen relevanter Daten nicht mehr an die persönliche Anwesenheit vor Ort oder die direkte Kommunikation im Unternehmen gebunden, was die Prozesse effektiver und flexibler macht. Zudem erlaubt es die Software den Mitarbeitern, alle Einflüsse ihrer Entscheidungen auf andere Prozesse oder Disziplinen zu überblicken. Dadurch können die Folgen einer Entscheidung simuliert werden, was die Abschätzung der Adäquatheit von Vorgehensweisen oder Entscheidungen erleichtert. Abgeschlossene Entwicklungen können als Beispiel oder Vorlage für neue Prozesse dienen und dazu beitragen, ähnliche Entwicklungen zu wiederholen oder Fehler zu vermeiden.
Fehler von Anfang an reduzieren
Spezielle Bausteine der Software können Fehler in früheren Entwicklungsprozessen offenbaren. Sie zeigen etwa auf, wo ein Prozessschritt in kürzerer Zeit möglich gewesen wäre oder wo Kosten gespart werden können, an welcher Stelle Vorgehensweisen redundant erscheinen oder wo notwendige Kompetenzen fehlten. Dies alles sind relevante Informationen, die in manchen Fällen mühsam durch Versuch und Irrtum eruiert werden müssen. Das Lernen aus solchen früheren Prozessen wird durch das Aufzeichnen der Informationen und das zielrelevante Auswerten dieser Daten erleichtert. In frühen Entwicklungsprozessen können Mängel noch weitgehend günstig und einfach beseitigt werden, wenn sie rechtzeitig erkannt werden. Die Software für das Anforderungsmanagement ermöglicht genau das. Mögliche Geschäftsausfälle werden früh erkannt und damit weitere Fehler vermieden.
Prozesse einfach verändern und optimieren
Bei der Entwicklung von Produkten können sich Anforderungen auch ändern. Dies kann etwa mit veränderten Nachfragesituationen zusammenhängen, mit veränderten Ressourcen oder gewachsenen Kompetenzen. Mit einer Software für das Anforderungsmanagement entsteht ein Beziehungsnetz zwischen Zielen und Disziplinen, Daten und erreichten Requirements. Eine veränderte oder bereits erfüllte Anforderung zieht weitere Prozesse nach sich und kann dazu führen, dass weitere Aspekte der Fertigung geändert werden, beispielsweise wenn Qualitätsprüfungen ergeben haben, dass kritische Maße nicht ausreichend eingehalten wurden und daher Anpassungen der Produktion erforderlich sind. Welche Folgen die Veränderung der Anforderungen hat, kann mit der Software simuliert werden. Dies ermöglicht es Entscheidungsträgern, virtuell zu testen, ob die angepassten Requirements auch dazu führen, dass sie festgelegten Ziele erreicht werden.
Fazit - eine Software für das Management aller Anforderungen sinnvoll einsetzen
Prozesse einfach planen, Anforderungen definieren, Widersprüche vermeiden, Daten für alle zugänglich machen und auf simple Weise exportieren - dies sind die Vorteile einer Software für das Anforderungsmanagement. Die Automatisierung dieser Prozesse trägt zur Kostenersparnis bei und unterstützt das Qualitätsmanagement, welches dann nicht mehr umständlich manuell erfolgen muss. Auch das Lernen aus früheren Prozessen wird durch die Software möglich.
Quellen
openpm.info
wikipedia.org | wikipedia.org
hs-augsburg.de (PDF)