Schrittweises Vorgehen für ein optimiertes Risikomanagement
Mittels eines geeigneten Sicherheitsmanagements wird versucht, Risiken zu identifizieren und eliminieren oder zumindest die daraus resultierenden Folgen zu minimieren. Um das zu erreichen, werden drei Schritte im Risikomanagement durchgeführt: Zunächst werden die Risiken ermittelt, dann bewertet und zum Schluss Maßnahmen festgelegt, die den Eintritt verhindern oder abschwächen.
Unter dem Begriff "Risiken" versteht man wahrscheinliche Ereignisse, die noch nicht eingetreten sind und sich negativ auf ein Projekt oder Unternehmen auswirken könne. Das Gegenteil hiervon sind Chancen.
Um Risiken und deren Folgen rechtzeitig zu erkennen und zu beheben, wird das Risikomanagement in verschiedene Teilaufgaben untergliedert:
- Identifikation und Analyse von Risiken
- Quantifizierung (in Form von Anzahl und Höhe der Risiken)
- Aggregation (Bestimmung des Gesamtrisikoumfangs des Unternehmens)
- Überwachung (um Veränderungen zu identifizieren, bewerten und beurteilen)
- Bewältigung der Risiken mit geeigneten Richtlinien und Maßnahmen
Tipp: All diese Aufgaben können manuell erledigt werden. Die Nutzung einer Risikomanagement Software ist allerdings deutlich komfortabler. Diese hilft nicht nur bei der Identifikation von möglichen Problemen, sondern auch beim Festlegen von geeigneten Aktionen.
Im Folgenden wird der Ablauf einer Risikoanalyse bis hin zur Festlegung geeigneter Bewältigungsmaßnahmen grob umrissen.
1. Die Risikoidentifikation
Das Risikomanagement-Team hat im ersten Schritt die Aufgabe, mögliche Risiken zu ermitteln. Im Grunde ist das eine der schwersten Schritte, da hier objektiv gearbeitet werden muss. Entsprechende Risikoanalyse Software ist in der Lage, Risiken aufgrund von Grundeingaben zu bestimmen. Wenn zum Beispiel eingegeben wird, dass das geplante Risikomanagement im Bereich der Erhebung personenbezogener Daten eingebunden werden soll, ist eine Risikoanalyse Software in der Lage, genau für diesen Bereich Risiken aus einer Liste auszugeben, die ausschließlich mit dem Datenschutz zu tun hat. Selbstverständlich besteht bei fast jeder Risikoanalyse Software auch die Möglichkeit, eigene Risiken einzugeben. Das endgültige Ergebnis der Risikoermittlung ist eine Liste aller möglichen Risiken, des sogenannten Risikoregisters.
2. Bewertung der Risiken
Nachdem das Risikoregister feststeht, muss jedes einzelne Risiko bewertet werden. Dazu wird abgeschätzt, wie groß die Wahrscheinlichkeit ist, dass die einzelnen Risiken überhaupt eintreten und wie groß die Auswirkungen auf das Unternehmen oder Projekt sein werden.
Um die Folgen besser priorisieren zu können, wird eine Bewertungsskala erstellt, die in der Regel drei Stufen der Auswirkungen enthält - geringe / mittlere / hohe Auswirkung.
Auch in einer Risikoanalyse Software werden diese Bewertungen vorgenommen. So erhält jeder Risikoeintrag eine Priorität für das spätere Festlegen von Maßnahmen. Alle Erkenntnisse werden in das Risikoregister eingetragen.
3. Risikomaßnahmen festlegen
In den ersten beiden Schritten wurden die Risiken erkannt, analysiert und bewertet. Im letzten Schritt werden zu jedem Eintrag im Risikoregister geeignete Bewertungsstrategien festgelegt. Wichtig ist hierbei, dass die Maßnahmen als solche erst später festgelegt werden. Im dritten Schritt geht es um die Einordnung in vier Bereiche:
Bereich 1 - Risiko vermeiden: Hier wird versucht, Risiken gar nicht erst auftreten zu lassen. Dies klingt auf den ersten Blick nicht umsetzbar, ist im Risikomanagement aber gang und gäbe. Ein kurzes Beispiel: Eines der häufigsten Risiken ist das Nicht-Einhalten von Terminen. Um dieses Problem aus der Welt zu schaffen, kann ein effizientes Zeitmanagement eingeführt werden oder auch kleine Milestones zur Kontrolle festgelegt werden. Dadurch werden geplatzte Termine (fast) komplett ausgeschlossen.
Bereich 2 - Risiko übertragen: In diesem Bereich erfolgt die Übertragung des Risikos auf Dritte, beispielsweise Lieferanten.
Bereich 3: - Risiko mindern: Im dritten Bereich geht es um das Abschwächen von Risiken auf ein Niveau, welches für die Beteiligten / Betroffenen akzeptabel erscheint.
Bereich 4 - Risiko akzeptieren: Wenn die Bewältigung eines Risikos zu zeitaufwendig wird, zu viel Geld kostet oder die Folgen, welche daraus resultieren, sehr gering sind, kann es auch einfach hingenommen werden. In der Praxis werden dann nur noch kleine Notmaßnahmen, Geldreserven oder ähnliches eingeplant.
Zusammenführen in eine Risikomanagementakte
Alle Erkenntnisse werden sodann in einer Risikomanagementakte gesammelt. Auch in Risikoanalyse Software existiert zu jedem Risiko eine aufrufbare Risikomanagementakte. Dort wird Informationen zur Risikobewertung, Konkrete Maßnahmen zur Risikobeherrschung sowie die Beurteilung der Akzeptanz des Restrisikos abgespeichert. Ob eine Risikomanagementakte pro einzelnes Risiko oder aber für das komplette Projekt oder Unternehmen angelegt wird, hängt vom Risikomanagement-Leiter ab. In sehr großen Projekten oder vielen Risikomanagement Softwares ist es beispielsweise typisch, dass beides zur Verfügung steht.
Auf einen Blick: Die Vorteile einer Risikoanalyse Software
- Ein Programm ermöglicht eine unkomplizierte Analyse und Bewertung von Risiken.
- Unternehmen können gezielter auf Probleme und deren Auswirkungen vorbereiten.
- Die Risikomanagementakte kann digital geführt werden.
- Eine Risikoanalyse Software stellt alle Informationen übersichtlich dar.
- Unternehmen erhalten jederzeit einen Überblick über die aktuelle Risikolage.
- Bei Audits oder anderweitigen Kontrollen kann binnen weniger Sekunden eine Übersicht der Risiken samt Bewertung und Maßnahmen zusammengestellt und bei Bedarf ausgedruckt werden.
- Sie erspart viel Papierkram und Suchen.
Freiwillige und verpflichtende Richtlinien für das Risikomanagement
Ein gutes Risikomanagement sollte nach bestimmten Richtlinien gehandhabt werden. Ob diese freiwillig oder verpflichtend sind, ist von den Rahmenbedingungen des Unternehmens abhängig. Es gibt Branchen, in denen Richtlinien verpflichtend auferlegt sein können (z. B. Gesundheitsweisen). Im Rahmen des Audits einer Zertifizierung kann die fachkundige Stelle Richtlinien auferlegen, die zwingend erfüllt werden müssen. Und auch Unternehmen können sich freiwillig Richtlinien für ihr Risikomanagement auferlegen. Es ist daher wichtig, sich regelmäßig über die Standards und Vorgaben für die eigene Branche zu informieren.
Mithilfe einer Risikomanagement Software ist es heute einfach, ein fundiertes Risikomanagement in alle Unternehmen zu integrieren. Risiken gibt es in allen Situationen, ob im betrieblichen Alltag, bei Projekten oder im Umgang mit dem Datenschutz. Aus diesem Grund empfiehlt sich der Einsatz einer Risikomanagement Software sowohl für Solo-Selbstständige als auch große Unternehmen. Dadurch kann einerseits eine hohe Qualität gewährleistet werden. Andererseits werden Kosten für (leider nicht rechtzeitig erkannte) Probleme und Katastrophen eingespart.