Definition der technischen Dokumentation
Die Zusammenfassung aller Informationen zur Beschreibung, Bedienung, Wartung und Entsorgung eines technischen Erzeugnisses wird als technische Dokumentation bezeichnet. Hierbei gibt es verschiedene Einzelteile, die jeweils einen bestimmten Dokumentationszweck erfüllen.
Eine Bedienungsanleitung z. B. verfolgt den Zweck der sicheren Anwendung des Erzeugnisses, während eine Fertigungszeichnung für die Produktion entscheidend ist.
Jede Einzeldokumentation wird in der jeweiligen Phase des Produktlebenszyklus erstellt.
Zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben der Archivierung und Rückverfolgbarkeit fordert der Gesetzgeber eine eindeutige Zuordnung zwischen Produkt und Dokumentation. Diese wird von den meisten Herstellern in Form eines Nummern- oder Namenssystems realisiert.
Die Forderung nach der Rückverfolgbarkeit und der Reproduzierbarkeit basiert auf dem Produkthaftungsgesetz, welches dem Schutz des Verbrauchers, aber auch der rechtlichen Absicherung des Herstellers dient.
Die Richtlinie 4500 des Vereins Deutscher Ingenieure (VDI) unterscheidet bei der technischen Dokumentation zwischen interner und externer Dokumentation.
Interne Dokumentation
Zur internen technischen Dokumentation werden hauptsächlich alle internen Informationen des herstellenden Unternehmens gezählt. So sind z. B. Pflichtenhefte, Kalkulationen, Testberichte, verschieden Konstruktionszeichnungen, Fertigungsunterlagen nur ein kleiner Teil an wichtigen Unterlagen, die als Nachweis der Einhaltung der gesetzlichen Nachweispflicht dienen.
Die interne technische Dokumentation wird üblicherweise von der Konstruktions- oder Entwicklungsabteilung des herstellenden Unternehmens geführt und verbleibt nicht nur während der gesamten Produktlebensdauer, sondern auch darüber hinaus im Unternehmen.
Sie dient auch nach der Einstellung der Produktion noch als Nachweis von Qualitätssicherungsmaßnahmen für den Fall von Reklamationen.
Externe Dokumentation
Dem Verbraucher oder Anwender ist meist nur die externe Dokumentation bekannt, welche meist mit dem Produkt zusammen bezogen wird.
Hierzu zählen die klassische Bedienungsanleitung, Installationsanleitungen, Montageanleitungen, das Servicehandbuch etc.
Die externe Dokumentation eines Produktes richtet sich gezielt an die Benutzer von technischen Erzeugnissen und erfüllt den Zweck der sicheren Montage, Inbetriebnahme, Wartung und Entsorgung des Produktes.
Sie wird von technischen Redakteuren in verschiedenen Sprachen erstellt und muss leicht verständlich und möglichst unmissverständlich geschrieben sein.
Einzelne Dokumentationsbestandteile
Die einzelnen Bestandteile der Dokumentation werden ebenfalls nach ihrem Zweck unterschieden. Handelt es sich um interne Dokumente des Herstellers oder sind sie für die Herausgabe an Kunden bestimmt.
Hierbei ist werden klassische Papierdokumente oder auf Softwareunterstützung basierende Dokumente als gleichwertig betrachtet.
Bestandteile der internen Dokumentation
Zur internen Dokumentation gehören alle Konstruktionszeichnungen vom ersten bis zum letzten Stand inklusive Konstruktionsänderungen aus dem Produktentstehungsprozess. Ebenso Elektro- und Hydraulikpläne z. B. für Maschinen sind ein wichtiger Bestandteil zur technischen Dokumentation. Mit diesen drei Bestandteilen kann das technische Erzeugnis bereits komplett dargestellt werden. Darüber hinaus sind Nachweise für die Qualitätssicherheit erforderlich. Das bedeutet, jede Art von Prüfberichten, Testberichten und Messergebnisse, die als Nachweis für die Produktsicherheit dienen, zählen zu technischen Dokumentation.
Ein letzter entscheidender Bestandteil der internen technischen Dokumentation ist die Risikobeurteilung. Auf Basis einer Analyse der Risiken, welche von dem Produkt z. B. einer Maschine ausgehen, wird beurteilt, wie groß die Gefahr für den Menschen ist, das Produkt anzuwenden. Die Risiken müssen analysiert und bewertet werden, um Maßnahmen zur Minimierung einzuleiten.
Bestandteile der externen Dokumentation
Für die sichere Anwendung und die damit verbundene rechtliche Absicherung des Herstellers gehören zur externen Dokumentation eine verständlich geschriebene Montageanleitung, eine Betriebsanleitung sowie eine Gebrauchsanweisung. Die sichere Anwendung beginnt mit der richtigen Montage und den Konditionen für einen sicheren Betrieb des Produktes. Bei kleineren Gegenständen oder auch bei Software ist es die Gebrauchsanweisung oder eine Bedienungsanleitung, anhand der Bediener weiß, wie er das Erzeugnis richtig einsetzt.
Trotz aller Dokumente des Herstellers, die die richtige Anwendung gewährleisten, darf eine Konformitätserklärung nicht fehlen. Diese gibt Auskunft darüber, nach welchen technischen Richtlinien und Gesetzesgrundlagen das Produkt hergestellt und geprüft wurde. Somit gewinnt der Bediener die Sicherheit, dass das Erzeugnis von einer unabhängigen Institution geprüft wurde.
Auch diese technischen Dokumentationen können in Form von Papier oder als Software, z. B. als App oder Montagevideo erfolgen.
Für das herstellende Unternehmen ist die Erstellung der Dokumentation ebenso wichtig als auch aufwendig wie die Sicherstellung der Funktionalität des Produktes selbst. Hierbei kann sich der Einsatz von Software bereits ab dem Produktentstehungsprozess als großen Vorteil erweisen.
Zielführender Einsatz von Software
Die Sammlung einzelner Dokumente im Produktentstehungsprozess und deren zentrale Speicherung in einer Cloud mit möglichen Abrufen verschiedener Abteilungen unterstützen den schnellen Informationsaustausch für ein stabiles Qualitätsmanagement. Für die Erstellung der einzelnen Dokumentationen ist eine Verteilung der Aufgaben und der Verantwortungen auf die jeweils beteiligten Abteilungen sehr effizient. Der gezielte Einsatz von Softwareunterstützung und die Teilung der Daten zu jeder Zeit macht die einzelnen Prozesse transparenter und schneller als regelmäßige Meetings mit dem Austausch von Papier. Wissen kann mit einer Software schneller geteilt und weiterverarbeitet werden, was nicht nur den gesamten Produktentstehungsprozess beschleunigt, sondern auch die Erstellung der externen technischen Dokumentation stark vereinfacht.
Vorteile der technischen Dokumentation
Beim Betrachten der Vorteile durch die Erstellung der technischen Dokumentation für Hersteller und Anwender ist der wichtigste Punkt die rechtliche Absicherung von beiden Seiten.
Wenn es bei der Anwendung eines Produktes zu einem Sach- oder Personenschaden kommt, steht der Hersteller in der Pflicht der Nachweisführung, dass das Produkt den Qualitätsstandards entsprach.
Gleiches gilt bei Reklamationen in Bezug auf die Funktionalität des Produktes. Der Anwender hingegen muss nachweisen, dass er das Erzeugnis gemäß der externen technischen Dokumentation bedient und gewartet hat. Basis hierfür sind die jeweiligen Unterlagen.
Für den Hersteller ergeben sich aber noch weitere Vorteile, wenn es z. B. um den internen Produktionsentstehungsprozess geht. Die Dokumentation von konstruktiven Produktveränderungen, Verbesserungen oder auch Prozessänderungen in der Fertigung des Produktes können z. B. auch als Grundlage für ähnliche Produkte oder Neuentwicklungen dienen. Auch hierfür ist die Speicherung mithilfe von Softwareunterstützung und die zeitgleiche Teilung der entsprechenden Dokumentation mit anderen Abteilungen von enormer Bedeutung für innovative Prozesse.
Die Vorlagen vorhandener technischer Dokumentation für neue Produkte beschleunigt deren Dokumentationsprozesse und hat somit einen positiven Einfluss auf den gesamten Produktentstehungsprozess.
Fazit
Mit der technischen Dokumentation wird ein Produkt vollständig und detailliert beschrieben. Sie dient extern der Sicherheit des Anwenders oder Bedieners und intern der Absicherung des Herstellers, gesetzliche Vorgaben erfüllt zu haben.
Weitere Vorteile werden durch den Informationsaustausch der technischen Dokumentation innerhalb des Unternehmens vor allem in Form von geeigneter Softwareunterstützung geboten. Somit wird der Produktentstehungsprozess beschleunigt und gleichzeitig eine Grundlage für weitere Innovationen geschaffen.