Ordnung und Struktur dank moderner DMS-Systeme
In vielen Büros gehören sie auch heute noch fest zum Alltag: Die großen Akten- und Papierstapel auf dem Schreibtisch. Von Struktur und Ordnung ist hier keine Spur. Doch was wäre, wenn die Aktenberge nicht mehr in ihrer physischen Form auf dem Schreibtisch wertvollen Platz wegnehmen, sondern alle ordentlich in einem digitalen System verwaltet wären? DMS macht dies möglich. Innerhalb einer Software werden alle Informationen und Dokumente geordnet, verwaltet und bei Bedarf in kürzester Zeit bereitgestellt. Welche immensen Vorteile eine DMS Software bietet, zeigt der folgende Beitrag.
Informationen und Daten schnell verfügbar
Noch heute Nutzen viele Unternehmen und Firmen eine Vielzahl von unterschiedlichen Systemen. Da kann die Suche nach einer E-Mail, einem Vertrag, einem Qualitätsbericht oder einer Rechnung schon einmal zu einer wahren Herausforderung werden. Durch ein Dokumentenmanagementsystem ist es möglich, die unterschiedlichen verwendeten Softwareprogramme, die auch als Insellösungen bezeichnet werden, zusammenzufassen und damit in einer einzigen Dokumentenmanagement Software zu ersetzen. Die Dokumentenorganisation wird dadurch um ein Vielfaches erleichtert. Hier muss nur in die jeweilige Suchmaske ganz einfach eingegeben werden, wonach innerhalb der DMS Software gesucht werden soll, beispielsweise nach einem bestimmten Protokoll eines Arbeitskreises. Durch die Dokumentenmanagement Software werden nun alle digitalen Informationen und Daten gescannt und durchsucht. Das entsprechende Protokoll wird sodann von dem Dokumentenmanagementsystem in kürzester Zeit zur Verfügung gestellt.
Die Voraussetzung dafür, dass die DMS Software so effizient arbeiten kann, ist allerdings, dass in der DMS Software alle Daten korrekt mit ihren passenden Metadaten auch verschlagwortet beziehungsweise getagged sind.
Zugriff auf alle Informationen und Dokumente - egal von welchem Ort
Mitarbeiter, die ab und zu im Home-Office arbeiten, werden es nur allzu gut kennen: Sie können bestimmte Aufgaben von zuhause aus nicht erfüllen. Die Gründe dafür sind unter anderem, dass in vielen Unternehmen die Mehrheit der Prozesse noch immer papierbasiert ablaufen und die Unterlagen, welche für ein effektives Arbeiten notwendig sind, im Büro liegen oder dass die Systeme, welche genutzt werden, keine externen Zugriffe ermöglichen.
Der ideale Fall sieht allerdings so aus, dass Teams sowohl örtlich als auch zeitlich unabhängig voneinander agieren können. Dazu ist es nötig, dass alle Informationen im System digital vorhanden sind und nicht auf vielen Schreibtischen verstreut herumliegen. Eine gute Dokumentenmanagement Software erfüllt diese Herausforderung spielend. Durch eine effiziente Dokumentenorganisation mittels DMS Software kann ortsunabhängiges Arbeiten problemlos realisiert werden.
Stetige Information aller involvierter Mitarbeiter und interdisziplinäres Arbeiten
Unabhängig davon, um welche Branche es sich handelt: In der Regel sind an einem Auftrag oder einem Vorgang immer unterschiedliche Abteilungen beteiligt. Auch heute ist es noch gang und gäbe, dass die unterschiedlichen Abteilungen allesamt verschiedene Softwareprogramme nutzen.
Wenn Informationen zu einem speziellen Projekt beziehungsweise dessen Status eingeholt werden sollen, folgen oft viele Telefongespräche und E-Mails über mehrere Abteilungen hinweg. Dabei ist es wesentlich effizienter, wenn jeder involvierte Mitarbeiter einen Vorgang vollumfänglich überblicken kann. In einem Dokumentenmanagementsystem finden sich alle wichtigen Informationen komprimiert an nur einem Ort. Die DMS Software macht es sehr einfach, auch Informationen zu vergangenen Projekten in kurzer Zeit abzurufen oder einen Kollegen, der im Urlaub ist, angemessen zu vertreten.
In Kombination mit vielen optionalen Modulen kann die Dokumentenmanagement Software durch Erweiterungen auch als ein vollumfängliches CRM-Programm fungieren. Dann ist es möglich, mit Hilfe des Dokumentenmanagementsystems das Projektmanagement, Vorgänge, Aufgaben, Kundenakten, Tickets und die Dokumentenorganisation durchführen zu können.
Verordnungen und Gesetze stets einhalten
Ein aktives Handeln auf Seiten des Unternehmens wird durch eine Vielzahl von gesetzlichen Vorschriften und Verordnungen nötig. Hier sind beispielsweise die ISO 9001, die GoBD oder die DSGVO zu nennen. Ohne eine entsprechende technologische Unterstützung können kleine, aber auch vor allem große Unternehmen einen sauberen Umgang und ein revisionssicheres Arbeiten mit den personenbezogenen Daten kaum garantieren. Beispielsweise müssen im Bereich der Industrie alle gelenkten Dokumente, wie beispielsweise Arbeitsanweisungen und die angeschlossenen geordneten Prozesse samt Versionierungen stets nachgewiesen werden können. Eine Dokumentenmanagement Software bietet die ideale Lösung, um diesen Nachweispflichten stets gewissenhaft nachzukommen. Durch ein kluges Konzept der Archivierung kann der Überblick über alle Fristen behalten und die jeweilige Dokumentenorganisation chronologisch aufbereitet werden. Wenn darüber hinaus in dem Unternehmen ebenfalls ein optimales BackUp Konzept umgesetzt wird, dann sind diese bezüglich der Revisionssicherheit immer auf der sicheren Seite.
Automatisieren der Prozesse
Besonders gut geeignet, um sie einer Automatisierung zu unterziehen, sind Prozesse, die immer wiederkehrend ablaufen, beispielsweise im Bereich des Rechnungswesens. Das Ergebnis davon sind schnellere Durchlaufzeiten und eine stetige Überwachung von Skontofristen und Zahlungszielen - eine Dokumentenmanagement Software macht diese Automatisierungen möglich. Auch die Erinnerung an gewisse Fälligkeitsdaten werden vom Dokumentenmanagementsystem übernommen. Bei der herkömmlichen Verarbeitung von Rechnungen auf dem manuellen Weg kann es schnell zu Übertragungsfehlern kommen - eine wesentlich höhere Sicherheit bieten da Prozesse, die durch die Dokumentenmanagement Software automatisiert ablaufen. Dies gilt selbstverständlich nicht nur für die Abteilung des Rechnungswesens, sondern für alle anderen Bereiche in einer Firma ebenfalls.
Nicht jedes Dokumentenmanagementsystem ist gleich zu bewerten
Im Umfang ihrer Leistungen kann sich eine Dokumentenmanagement Software von einem anderen Dokumentenmanagementsystem stark unterscheiden. Hier beginnt die Bandbreite bei einem ganz simplen DMS, welches lediglich zur Archivierung dient, bis hin zu einem individuell angepassten Dokumentenmanagementsystem, das exakt auf die jeweiligen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst wurde. Durch entsprechende optionale Erweiterungen ist ein gutes Dokumentenmanagementsystem dazu in der Lage, viele andere Programme zu ersetzen. Die Vorteile einer DMS Software zeigen, dass in den heutigen digitalen Zeiten, kein Unternehmen, egal von welcher Größe, mehr auf ein gutes Dokumentenmanagementsystem verzichten sollte.