Mittels softwaregestützter Risikomanagementakte die Anforderungen des KonTraG erfüllen
Mit dem KonTraG wurden Unternehmen verpflichtet, Risikovorsorge zu betreiben und Frühwarnsysteme einzurichten. Die Erstellung und Pflege einer Risikomanagementakte gelten seitdem als zentrale Aufgaben der Geschäftsleitung. Risiken sollen mit Hilfe der Risikomanagementakte transparent gemacht und Entscheidungen zur Risikovermeidung und -minderung ermöglicht werden. Die gesetzlichen Anforderungen werden von Unternehmen bisher allerdings nicht konsequent umgesetzt. Die Zukunft von Unternehmen und Arbeitsplätzen ist weiterhin gefährdet.
Notwendigkeit des KonTraG
Die Liste einst renommierter Unternehmen, die seit den 90er Jahren kurz vor der Pleite standen oder Insolvenz anmelden mussten, scheint endlos: Wohlklingende Namen wie Grundig, Saba und Löwe verschwanden von der Bildfläche. Mit dem Tod ihrer Gründer haben Unternehmen wie Horten und Borgwardt das Vertrauen von Anlegern und Kunden verloren und sind kurz darauf aufgelöst worden. Wirtschaftliche Gründe haben zur Auflösung der Traditionsunternehmen Schlecker und Neckermann geführt. Für weltweit bekannte Firmen wie Junghans und Märklin gab es gerade noch rechtzeitig einen Rettungsplan - allerdings ohne Garantie für die Zukunft.
Mit dem KonTraG werden Unternehmen seit dem 01.05.1998 verpflichtet, ein Frühwarnsystem zur Erkennung von Risiken einzurichten und entsprechende Vorsorge zu treffen. Die Fülle an zum Teil unvollkommenen Informationen verbunden mit Zeitdruck führen jedoch weiterhin zu Fehlentscheidungen im Management. Hinzu kommt das Phänomen Entscheidungen aufzuschieben mit dramatischen Folgen für die Zukunft der Unternehmen. Der Gesetzgeber hatte mit der Umsetzung des KonTraG eigentlich im Sinn, die Arbeitnehmer zu schützen und deren Arbeitsplätze zu erhalten. Das ist bisher nur bedingt gelungen. Durch den Einsatz spezieller Risikoanalyse Software lässt sich eine Risikomanagementakte gesetzeskonform und sicher erstellen.
Funktion der Risikomanagementakte
Vergleichbar mit einem Ordner in Papier- und in digitaler Form werden in der Risikomanagementakte Daten gesammelt und die speziellen Prozesse des Risikomanagements beschrieben. Im ersten Schritt geht es darum, mögliche Risiken zu identifizieren. Zweitens wird analysiert und bewertet, wie wahrscheinlich der Eintritt eines Schadens ist und in welchem Ausmaß ein Unternehmen von einem zukünftigen Schadenereignis bedroht sein könnte. Geeignete Maßnahmen zur Vermeidung und zur Minderung von Schadenereignissen werden im nächsten Schritt festgelegt.
Bestimmende Richtlinien der wirtschaftlichen Handlungen
Das KonTraG ist kein alleinstehendes Gesetz. Als sogenanntes Artikelgesetz ist es integraler Bestandteil von zehn Gesetzen und Verordnungen und kommt im Aktiengesetz (AktG), Handelsgesetzbuch (HGB), Publizitätsgesetz (PublG) sowie im Genossenschaftsgesetz (GenG) vor. Die Vorschriften gelten nicht nur für börsennotierte Unternehmen. Auch die Rechtsform der KGaA (Kommanditgesellschaft auf Aktien) und auch die GmbH & Co. KG (Gesellschaft mit beschränkter Haftung & Compagnie Kommanditgesellschaft) sind vom KonTraG betroffen, sofern ein Aufsichtsrat bestimmt wurde.
Gemäß §91 des AktG hat der Vorstand einer Aktiengesellschaft ein Frühwarnsystem einzurichten. Die wichtigsten Regelungen leiten sich aus den sogenannten "Sorgfaltspflichten" ab, nach denen die Geschäftsführung das Vermögen zu sichern und Gefahren vom Unternehmen abzuwenden hat (für Aktiengesellschaften ab § 93 Abs. 1 Satz 1 und für GmbHs § 43 Absatz 1). Die unternehmerischen Risiken sind gemäß § 289 Abs. 1 Satz 4 HGB in einen Lagebericht aufzunehmen und zu beurteilen.
Auch Wirtschaftsprüfer werden mit dem § 317 Absatz 4 des Handelsgesetzbuchs verpflichtet, den Jahresabschluss und Lagebericht danach zu beurteilen, ob die Risiken angemessen dargestellt sind in Bezug auf die zukünftige Unternehmensentwicklung.
Einsatzmöglichkeiten der Risikomanagementakte
Konzerne bestehen aus hunderten von Abteilungen, Niederlassungen, Tochtergesellschaften und anderen Geschäftseinheiten. Eine Risikomanagementakte verfolgt das Ziel, sicherheitsrelevante Informationen zentral zu sammeln, zu gewichten und zu bewerten.
Einige Anwendungsbereiche sind besonders risikoanfällig, wie zum Beispiel Hersteller von Medizinprodukten sowie Industrieunternehmen der Luftfahrt- und Atomindustrie. Aus diesem Grunde wurden für diese Unternehmen neben speziellen Gesetzen und Verordnungen international gültige DIN-Normen geschaffen. Damit soll erreicht werden, dass Produkte und Prozesse möglichst frei von Risiken entstehen und die Gesundheit von Menschen bestmöglich geschützt wird.
Für Unternehmen anderer Branchen gelten die Regelungen genauso, auch wenn Immobilienunternehmen und Handelsbetriebe auf den ersten Blick nicht so riskant zu sein scheinen wie produzierende Betriebe. Darüber hinaus gestaltet sich die Übertragung von Risiken zum Beispiel auf ein Versicherungsunternehmen in der Regel leichter als bei Herstellern von Medizinprodukten.
Den Unternehmen sollte eigentlich daran gelegen sein, sich selbst zur Umsetzung des Risikomanagements zu verpflichten. Bisher wird das Thema leider nicht ernst genug genommen und die Umsetzung eher stiefmütterlich gehandhabt. Die Gründe hierfür sind vielschichtig - personelle Engpässe sowie Fokussierung auf andere Themen sind nur zwei Beispiele.
In der Unternehmenspraxis wird oft eine Person ohne Erfahrungen auf dem Gebiet des Risikomanagements bestimmt, die sich eher unfreiwillig mit der Erstellung und Pflege einer Risikomanagementakte auseinandersetzen muss. In der Regel werden zur Bearbeitung herkömmliche Office-Programme verwendet wie Excel und Word. Über die Jahre führt dies zu einer unübersichtlichen Sammlung von Dateien, die teils fehlerhaft sind und ihren Zweck selten erfüllen. Nach einem Personalwechsel müssen sich Mitarbeiter umständlich in die Materie einarbeiten und fangen oft von vorne an.
Vorteile einer Risikoanalyse Software
Die bekannten Vorteile, die generell für den Einsatz von Software sprechen, treffen auch für den Bereich der Risikomanagement Software zu. Aufgrund der standardisierten Prozesse können die gesetzlichen Anforderungen an die Erstellung einer Risikomanagementakte leichter und effizienter erfüllt werden als mit herkömmlichen Office-Softwarelösungen. Anwender können sich voll und ganz auf die inhaltlichen Aspekte konzentrieren und müssen sich mit formalen Anforderungen nicht mehr auseinandersetzen.
Zukünftige unerwünschte Ereignisse und deren negative Auswirkungen lassen sich mit Risikomanagement Software einfacher ermitteln und auswerten. Prozesse werden mit optisch anschaulichen Gegenüberstellungen und Vorher-Nachher-Vergleichen dargestellt. Risikomanagement Software ist intuitiv bedienbar und wird somit auch von ungeübten Anwendern schneller akzeptiert.
Bisherige Prozesse sowie Tabellen, die mit Software wie Excel erstellt wurden, lassen sich schnell in die Risikoanalyse Software integrieren. Aufgrund der Automatisierungsprozesse stellen somit Kündigungen und Urlaubsvertretungen kein Problem mehr dar, weil Aufgaben selbst bei Personalwechseln störungsfrei übergeben und weitergeführt werden.
Die Risikomanagement Software vereinfacht und beschleunigt den Aufwand der internen Revision und der externen Prüfer.
Insgesamt wird deutlich, dass eine professionelle Softwarelösung deutlich mehr Vorteile bietet gegenüber den bisherigen Prozessen. Eine Risikomanagementakte, die stets auf dem aktuellen Stand ist, die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und jederzeit ohne großen Aufwand als Entscheidungsvorlage dient, trägt dazu bei, die Qualität von Produkten zu sichern und Kosten zu sparen.