Was versteht man unter der technischen Dokumentation?
Mit dem Einzug des Digitalzeitalters in den Unternehmen erfuhr auch die Dokumentation per Hand einen Wandel. Heute hat in allen Branchen die technische Dokumentation Vorrang. Das ist in einem produzierenden Betrieb nicht anders als in einem Unternehmen, das sich auf die Medizintechnik spezialisiert hat.
Mit der technischen Dokumentation lässt sich ein komfortables Dokumentenmanagementsystem in die betriebsinternen Abläufe installieren. Dies führt dazu, dass zum Beispiel die Verwendung und die Funktionsweisen von Röntgenapparaten, Ultraschallgeräten oder EKG-Geräten exakt dokumentiert werden können. Auf diese Weise ist es möglich, dass der Einsatz der Geräte in der Medizintechnik stetig verbessert werden kann.
Gute Erfolge erzielt ein Unternehmen, wenn es zur Unterstützung eine geeignete Dokumentenmanagement Software einsetzt. In der DMS Software kann man alle Arbeitsschritte festhalten. Das Unternehmen, das derartige Software einsetzt, profitiert davon, dass der Zugriff auf notwendige Daten jederzeit möglich ist.
Einsatz der technischen Dokumentation
Die technische Dokumentation und damit auch Dokumentenmanagement Software kommt überall dort zum Einsatz, wo die Arbeit von Maschinen und Anlagen übernommen wird. Aber auch analoge Abläufe können verbessert werden, wenn man die einzelnen Arbeitsschritte in einem Dokumentenmanagementsystem erfasst und für einen späteren Zugriff bereithält.
Für den Einsatz einer unterstützenden Dokumentenmanagement Software gibt es keine Grenzen. DMS Software kann in jedem Unternehmen und in jedem industriellen Bereich einen guten Dienst verrichten. Wichtig ist, dass die Software die aktuell geltenden Vorgaben erfüllt und für den Bereich konzipiert wurde, in dem sie eingesetzt werden soll.
Rechtliche Vorgaben für Dokumentenmanagement in der Medizintechnik
Die Anforderungen, die eine Dokumentenmanagement Software im medizinischen Bereich erfüllen muss, sind durch die Richtlinie 93/ 42/ EWG definiert. Dieses Regelwerk hat die bisherigen Bestimmungen zur technischen Dokumentation im medizinischen Bereich abgelöst. Jedes Unternehmen muss die neuen Anforderungen zeitnah umsetzen.
Darüber hinaus müssen bei der technischen Dokumentation von Anlagen und Geräten im medizinischen Bereich die folgenden gesetzlichen Bestimmungen beachtet werden:
- Medizinproduktegesetz (MPG)
- Verordnung über Medizinprodukte (MPV)
- Medizinprodukte-Betreiberverordnung (MPBetreibV)
Eine DMS Software, die ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt, erfüllt in der Regel alle gesetzlichen Anforderungen und setzt die in den einzelnen Rechtsnormen gefassten Bestimmungen um.
Dokumentenmanagement Software im medizinischen Bereich - was ist hierfür erforderlich?
Im medizinischen Sektor werden viele Produkte eingesetzt, um die Gesundheit der Patienten zu erhalten oder wieder herzustellen. Damit diese Produkte immer optimal eingesetzt werden können, müssen sie neben den gesetzlichen auch normative Anforderungen erfüllen.
Diese Anforderungen beziehen sich u. a. auf das Erstellen der Nutzerinformationen und die korrekte Angabe der Unternehmen, die das jeweilige Gerät hergestellt hat. Dieser muss dem Betrieb, in dem das technische Gerät eingesetzt wird, alle Informationen mit an die Hand geben, die für einen einwandfreien Betrieb erforderlich sind. Mit Unterstützung der technischen Dokumentation kann ein Unternehmen diese Informationen speichern und bei Bedarf darauf zurückgreifen.
Die technische Dokumentation bezieht sich auch auf die Gebrauchstauglichkeit eines technischen Geräts. Deshalb ist es wichtig, dass das Unternehmen die Bedienung eines EKG-Geräts oder eines Computertomografen dokumentiert und für den ständigen Gebrauch dieser Geräte bereithält.
Mit dem Einsatz einer Dokumentenmanagement Software kann das Unternehmen alle gesetzlichen und normativen Anforderungen erfüllen. Durch regelmäßige Updates werden auch die neusten technischen Standards mit entsprechender Software umgesetzt.
Weiter wird mit derartiger Software auch das Risikomanagement eines Röntgengeräts oder einer Herz-Lungen-Maschine unterstützt. Es hätte fatale Folgen, wenn ein Gerät ausfällt und seine normale Funktionsweise nicht mehr ausfüllen kann. Um dieses zu verhindern, setzen Unternehmen Dokumentenmanagement Software ein. Fehler im System können schneller identifiziert und behoben werden. Im besten Fall trägt der Einsatz einer geeigneten Software dazu bei, dass ein Fehler sofort nach der Analyse behoben werden kann.
Mit dieser Art der Unterstützung sorgt die entsprechende Software für ein Dokumentenmanagementsystem auch dafür, dass das einsetzende Unternehmen einen wichtigen Beitrag zur Steigerung des eigenen Qualitätsmanagements leistet.
Vorteile eine DMS Software für den Einsatz in der Medizintechnik
Der Einsatz einer DMS Software bringt im medizinischen Bereich viele Vorteile mit sich. Setzt ein Unternehmen eine Software für das Dokumentenmanagement System ein, hat es alle Daten an einem zentralen Ort gespeichert. Gerade im Bereich der Medizintechnik, wo Zeit Leben retten kann, bietet diese Hilfe einen absoluten Vorteil. Muss das Unternehmen auf einen wichtigen Datensatz zugreifen, ermöglicht das System dies innerhalb von Sekunden. Lange Suchzeiten gehören damit der Vergangenheit an.
Software unterstützt auch eine einfachere Handhabung der gesamten Korrespondenz. Denn mit Verwendung von Software werden E-Mail-Postfächer entlastet und Archivräume eingespart. Notwendige Bedienungsanleitungen und wichtige patientenspezifische Daten können immer und überall verfügbar gemacht werden. Mit integrierter Versionskontrolle erhalten die Unternehmen eine zusätzliche Revisionssicherheit.
Daneben bietet Dokumentenmanagement Software auch noch einige praktische Vorteile. Dort, wo Software zum Einsatz kommt, verringern sich die betrieblichen Kosten, weil weniger Papier und weniger Toner verwendet werden. Da ein Drucker nicht mehr ständig verwendet wird, muss das Gerät auch nicht mehr regelmäßig gewartet werden. Einzelne Geschäftsprozesse werden derart beschleunigt, dass der Einsatz von DMS Software den gesamten betrieblichen Ablauf optimieren kann.
Fazit
Arbeitet ein Unternehmen mit technischen Anlagen und Geräten, kommt einer umfassenden Dokumentation der einzelnen Arbeitsabläufe eine bestimmte Bedeutung zu. Aber auch händische Prozesse können optimiert werden, wenn die einzelnen Abläufe detailliert dokumentiert sind. Alle diese Bereiche profitieren, wenn das Unternehmen ein funktionierendes Dokumentenmanagementsystem installiert.
Bestenfalls lässt sich das Unternehmen auch von einer geeigneten Dokumentenmanagement Software unterstützen. Mit dem Einsatz von Software ist es möglich, dass alle Daten an einem zentralen Ort gespeichert werden. Das Suchen von Informationen in Akten, die längst im Archiv verschwunden sind, entfällt damit. Dies ist umso kostbarer, wenn die Zeit knapp wird.
Auch bei der Analyse von Fehlern, die bei technischen Geräten nie ausgeschlossen werden können, bietet Software eine professionelle Unterstützung. Je eher ein technischer Defekt oder ein Fehler im System erkannt wird, umso besser ist dies für das Unternehmen, das im medizinischen Sektor tätig ist und die Software einsetzt.
Darüber hinaus bildet Dokumentenmanagement Software den Vorteil, dass alle gesetzlichen und normativen Vorgaben ordnungsgemäß umgesetzt wurden und mit regelmäßigen Updates der aktuelle Stand der Anforderungen gewährleistet werden kann.