Effektives Projekt- und Anforderungsmanagement
Produktanforderungen im Produktlebenszyklus
Die Produktanforderung steht stets im Vordergrund, wenn es um die Entstehung eines neuen Produkts oder einer Dienstleistung geht. Es gilt, diese durch das Anforderungsmanagement genau zu analysieren und möglichst effiziente Mittel und Wege zu finden, um diesen Anforderungen später gerecht werden zu können. Dabei müssen die Erwartungen nicht immer übertroffen werden, sondern es muss eine Balance zwischen Kosten- sowie Zeiteinsatz und Qualität in Bezug auf die Produktanforderung erzielt werden. Dieser Ausgleich kann nur dann entstehen, wenn die eingesetzten Ressourcen möglichst effizient verteilt und verwendet werden. Im Zuge der bereits fortgeschrittenen Globalisierung steigert sich auch zunehmend der Grad an Komplexität bezüglich unterschiedlich einzusetzende Technologien und der erforderlichen Variantenvielfalt des entstehenden Produkts und dessen Produktanforderung.
Hierbei ist es essentiell, die Digitalisierung als festen Bestandteil im Aufbau des Anforderungsmanagements anzuerkennen und die Vorzüge für seine individuellen Zwecke zu nutzen. Eine PLM Software (Product Lifecycle Management Software) hilft, Produktentstehungsprojekte systematisch zu planen, das Anforderungsmanagement effektiv und effizient zu gestalten und diejenigen Ziele, welche anfangs vorgegeben wurden, fristgerecht zu erreichen. Im Folgenden wird auf die Planung sowie auf die generellen Richtlinien eingegangen, welche für erfolgreiches Projekt- und Anforderungsmanagement unabdingbar sind. Ebenso werden die (Wettbewerbs-)Vorteile beim Einsatz einer entsprechenden Software aufgezeigt.
Zielvorgaben setzen und mit benötigtem Engagement einhalten
Der Erfolg eines jeden Projektes, und dies gilt nicht nur im professionellen Umfeld, hängt in erster Linie von dessen Planung, Vorbereitung und Durchführung ab. Die Projektplanung und das Anforderungsmanagement bilden eine nicht zu vernachlässigende Schnittmenge mit Fokus auf das Endergebnis und auf das entstehende Produkt oder den Service. Um dessen Eigenschaften in Bezug auf Design, Leistung, Beschaffenheit oder auch Qualität, welche mit der jeweiligen Produktanforderung genausten definiert sind, zu erhalten, müssen einige Grundvoraussetzungen geschaffen werden. Dies passiert während des Projektverlaufs zu zeitlich festgelegten Meilensteinen. Die planmäßige Erfüllung dieser voneinander abhängigen Zwischenziele beeinflussen in direkter Weise den Erfolg oder Misserfolg des Hauptresultats des Projektes. Neben der zeitlichen Abfolge der notwendigen Zwischenergebnisse eines Projektes zählt auch die Definition der Verantwortlichkeiten der einzelnen Aktivitäten zu einem wichtigen Element der Projektarbeit. Dabei sollte Wert auf Eignung und Motivation gelegt werden. Denn nur mit Motivation und Engagement kann die Qualität und Geschwindigkeit der einzelnen Maßnahmen während der ganzen Länge des Projektes beibehalten werden.
Normen und Richtlinien im Projektmanagement
Wie bei den meisten Management-Disziplinen haben sich auch im Projektmanagement im Verlauf der Jahre die verschiedensten Normen und Richtlinien etabliert, welche von bekannten oder auch weniger bekannten Institutionen weltweit erstellt und kommuniziert werden. Dies natürlich oft auch im Hinblick eines kommerziellen Interesses. Selbst der Begriff Projekt unterliegt einer gewissen genormten Definition, er wird oft als einmaliger Geschäftsprozess bezeichnet, dessen Anfang und Ende strikt festgelegt wird. Dies ist im eigentlichen Sinne schon ein Widerspruch in sich, denn der Geschäftsprozess als solcher definiert sich schon als stets wiederkehrende Folge von einander abhängigen Aktivitäten. Etliche Organisationen und Zusammenschlüsse, darunter auch das Deutsche Institut für Normung (DIN) erstellen etliche aus Ihrer Sicht wertschöpfende Definitionen und Richtlinien. So besagt die Richtlinie DIN 69901-5:2009, ein Projekt sei das "Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist". Im Gesamten betrachtet liegt jedoch bei jeder Richtlinie das Hauptaugenmerk auf dem Projektziel, den möglichen Wegen zur Zielerreichung, dem Ressourceneinsatz, sowie den Qualitäts-, Zeit- und Leistungsmerkmalen der einzelnen Bestandteile1.
Faktoren messen, analysieren, kontrollieren und dokumentieren
Prinzipiell gehört zu jedem Projekt ein vorausgehendes Dokument, welches die Produktanforderung oder auch die Anforderungen an das Projekt in Bezug auf das finale Ergebnis beinhaltet. Dies ist in erster Linie branchenunabhängig. So gilt dies im Maschinenbau, bei welchem ein Lastenheft die Anforderungen der zu erstellenden Maschine und dessen Leistungs-, Toleranz und Zeitangaben enthält, genauso wie in der Softwareentwicklung, bei welcher die Anforderungen an einen Code, dessen Struktur und Funktionen vorgegeben sind. Anforderungsmanagement ist überall dort von Wichtigkeit und wird in jenen Fällen eingesetzt, bei welchen eine Vielzahl von in sich greifenden und voneinander abhängenden Faktoren Einfluss auf das Endergebnis haben. Um die Zielvorgaben möglichst exakt zu erreichen, müssen diese Faktoren kontinuierlich gemessen, analysiert und kontrolliert werden. Dies geschieht beim Anforderungsmanagement über einen zeitlich strukturierten Projektplan, welcher idealerweise möglichst alle Produktanforderungen in irgendeiner Form enthält. Der Vorteil dabei ist, dass die Struktur, die zeitliche Abfolge sowie die Abhängigkeiten nicht fest vorgegeben sind und projektweise individuell gestaltet sein können.
Komplexität durch Digitalisierung meistern
Gerade im aktuellen Kontext der Digitalisierung sind möglichst flexible und agile Projektpläne erforderlich da zum einen viel mehr Daten und Informationen in das Projekt miteinfließen und zum anderen diese nicht nur erfasst werden müssen, sondern auch noch möglichst zeitgleich ausgewertet werden müssen, um den Projektverlauf in die richtige Richtung lenken zu können. Diese Auswertung und Analyse der Daten und Informationen erfordert verschiedene Ressourcen wie Zeit, Rechenleistung und auch Personal. Je nach Grad der Komplexität und Information steigert sich dies in Bereiche, ab welchen sich die Projektarbeit als nicht mehr wirtschaftlich einordnen ließe. Die Digitalisierung birgt unzählige Chancen für die Steigerung des Kundennutzen in Form von Bedienerfreundlichkeit, Personalisierung, Reichweite, Zeitersparnis, Skalierbarkeit und meistens auch Kosteneffizienz. Dennoch - die Digitalisierung erfordert gleichzeitig das Verarbeiten von Informationen, welche durch eine manuelle Vorgehensweise nicht abdeckbar wäre. Da dies auch für das Anforderungsmanagement und für die Projektplanung zutrifft, ist eine Automatisierung hilfreich, welche durch die Nutzung einer geeigneten Software für Projektmanagement erreicht wird.
Übersichtlichkeit für mehr Qualitätssicherung
Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Übersichtlichkeit, die eine Projektmanagement-Software bietet, vereinfacht sowohl die Struktur als auch die ganzheitliche Durchführung des gesamten Projektes. Das komplette Anforderungsmanagement lässt sich bequem abbilden und in den Projekt- und Meilensteinplan integrieren. Diese sind meist durch Abhängigkeiten miteinander verknüpft um sicherzustellen, dass eine Anforderung bereits erfüllt ist bevor eine andere thematisiert wird. Durch die Transparenz und Überprüfbarkeit der einzelnen zu bearbeitenden Projektschritte lassen sich Qualitätsziele optimal messen und gegebenenfalls neu definieren. Dies trägt in hohem Maße zur Qualitätssicherung des ganzen Projektes und des zu entstehenden Produktes bei.
PLM-Software im Anforderungsmanagement
Die hohe Komplexität und die immer anspruchsvoller werdenden Produktanforderungen können im Zuge der Digitalisierung durch PLM-Software gut gemeistert werden. Durch systematisch optimierte Projektpläne, übersichtliches Anforderungsmanagement und stetige Kontrolle mit Einbindung der Projektverantwortlichen werden Projekte erfolgreich durchgeführt. Dadurch entsteht jedem Unternehmen eine Einsparung an Planungsaufwänden, Personal- und Materialressourcen und in erster Linie Kosten. Durch die PLM-Software erhalten die Projekte in der Organisation bei den Mitarbeitern und vor allem Projektleitern eine größere Akzeptanz und die allgemeine Motivation bei der Projektarbeit wird gesteigert. Fortschritte während des Projektes werden systematisch identifiziert und lassen sich effektiv durch geeignete Maßnahmen beeinflussen. Dies geschieht automatisiert und gibt den Projektbeteiligten die Möglichkeit, sich neben dem Anforderungsmanagement auf die Kernaufgaben der Projektarbeit zu konzentrieren.
Quellen:
1) projektmagazin.de (PDF)