Gedanken zur FMEA-Teamarbeit
Es ist bald ein Jahr her, seit so viele auf die ortsunabhängige Arbeit umgestiegen sind. Ich möchte das zum Anlass nehmen und Ihnen an dieser Stelle zwei Möglichkeiten aufzeigen, die ein gemeinsames Erstellen und Arbeiten an einer FMEA vereinfachen und qualitätssteigernd sowie effektiv zugleich sind.
Eine FMEA Software ist am effektivsten, wenn sie es den Ingenieurteams ermöglicht, zusammenzuarbeiten und Erfahrungen und Ergebnisse auszutauschen. Weltweit, rund um die Uhr mit vernetzten Daten - nur auf diese Weise kann man effizienter als zuvor arbeiten. So können Teams komplexe Teile und Baugruppen mitentwickeln, ohne dass sie sich physisch am selben Ort befinden müssen – und das zur gleichen Zeit.
Gerade bei umfangreichen Projekten ist eine bessere Unterstützung des verteilten Arbeitens wünschenswert und mittlerweile bereits von großen Unternehmen gefordert. Die Einbindung von sogenannten Coaches, die die Aufgabe haben, Wissen schnell zu vermitteln und Arbeitspakete vorzubereiten, sollten über Arbeitsergebnisse der Teams informiert und auch gezielt für Fragen zur Verfügung stehen.
Zur Vorbereitung der Arbeitspakete ist der Zugriff auf bestehendes und bereits erprobtes Wissen äußerst vorteilhaft. Der Coach nutzt ein Template, eine Idealkopie eines Systems, passt diese als Variante an die vorliegende Situation an, und kann daraus Aufgaben vergeben und das Projekt begleiten.
Es gibt verschiedene, u. U. auch aufbauende, Herangehensweisen bei der Bearbeitung der Arbeitspakete, sowohl für Coaches als auch für Teammitglieder.
Das P-Diagramm und der Coach-Button als wichtige Hilfsmittel
Schritt 1 – Gemeinsames Arbeiten im P-Diagramm
In einer webbasierten FMEA Software stellt das P-Diagramm eine Art virtuelle Meta-Plan-Technik dar, die es erlaubt, auch online die Gruppe präzise zu lenken, auf ein gemeinsames Ziel zu fokussieren und aufgrund der Kreativität sehr schnell zu Ergebnissen zu kommen. Der Coach begleitet das Team in gemeinsamen virtuellen Meetings durch den „Meta-Plan“.
Figure 1: Mit dem P(arameter)-Diagramm erhalten der Coach (ggf. Moderator) und sein Team ein neues Werkzeug an die Hand, um in die FMEA-Arbeit einzusteigen.
Schritt 2 – (A)synchrones Arbeiten in Teams
In einem weiteren Schritt können die Teams unabhängig voneinander und via Webzugriff in den Subsystemen am P-Diagramm arbeiten und ihr Wissen zusammentragen. Ein offener, integrierter Systemansatz ermöglicht neben der Sicht auf den eigenen Arbeitsstand, auch alle Einflüsse ihrer Entscheidungen auf andere Disziplinen zu überblicken. Der Coach kann parallel zu der Gruppe oder für sich auch nachträglich Anpassungen der Einträge vornehmen und schrittweise die Begrifflichkeiten für die FMEA vorbereiten. Die gewonnenen Erkenntnisse lassen sich über Vorschlagslisten individuell in die Systemanalyse und in die FMEA übernehmen.
Figure 2: Neben der grafischen Darstellung (Meta-Plan) des P-Diagramms ist die Bearbeitung in einem Formblatt möglich. Hier werden zusätzlich auch Daten der FMEA angezeigt (Fehler, Folge, Ursache)
Schritt 3 – Arbeiten auf Systemebene
Auch die Bearbeitung gesamter Strukturen lässt sich zeitgleich von unterschiedlichen Experten-Teams vornehmen. Der Coach, also die verantwortliche Stelle (z.B. auch für Moderation oder Projektleitung) wird über Aktualisierungen via „Notifications“ auf dem Laufenden gehalten und kann die Arbeit der Gruppen verfolgen.
Figure 3: Notifications benachrichtigen die verantwortliche Stelle über Änderungen, neue Einträge.
Um bei der Abarbeitung der zugewiesenen Arbeitspakete als Teammitglied auf erforderliches Know-how zurückzugreifen und somit außerhalb von Team- Meetings Hilfe in Anspruch zu nehmen, können Coaches auch hier individuell angefragt werden.
Hilfe für Anwender (FMEA-Teammitglieder) auf Knopfdruck
Für dieses Szenario eignet sich ein „CoachButton“. Mit nur einem Klick lassen sich zuvor ausgewählte und festgelegte Projekt- oder FMEA-Verantwortliche direkt aus der Software ansteuern. Sie werden via E-Mail benachrichtigt und mit einem Link zu der Stelle in der Anwendung verwiesen, an der der User Unterstützung benötigt. In der E-Mail lässt sich die Frage frei formulieren. So kann auch außerhalb von Meetings auf das Fachwissen von Coaches oder Verantwortlichen schnell und einfach zugegriffen werden.
Verteiltes Arbeiten auszubauen, ist aber nicht nur für große Entwicklungsprojekte sinnvoll. Eine Einbindung von Coaches kann auch für Unternehmen interessant sein, die nicht über eigene FMEA-Moderatoren verfügen, denn auch der Zugriff auf das Wissen extern beteiligter Moderatoren ist schnell und einfach möglich.
Autorin: Julia Meyer-Holderbaum, erschienen in der FMEA Konkret, Ausgabe 21-12