Dokumentenklassen, Arbeitsschritte, Rollen und Rechte
Vor Einführung einer neuen Dokumentenorganisation mit einer DMS Software ist es wichtig, die Dokumentenklassen, Arbeitsschritte, Rollen und Rechte festzulegen. Es sollten dabei diverse Aspekte geklärt werden. Im Bezug auf Dokumentenklassen, sollte definiert werden, welche Dokumente und Dokumentenklassen im künftigen Dokumentenverwaltungssystem bearbeitet, abgespeichert, dauerhaft archiviert und beim Workflow übertragen werden. Es sollte auch geklärt werden, welche Verarbeitungsschritte / Transaktionen / Prozesse für jede Dokumentenklasse erforderlich sind. Wichtig sind besonders die Rollen und Rechte. Hier muss genau festgelegt werden, wer mit welchen Rechten und in welchen Workflow-Prozessen für die Verarbeitung und Transaktionen verantwortlich ist.
Dokumentenorganisation und Dokumentenverwaltungssystem
Die Dokumentenorganisation und das Dokumentenverwaltungssystem regeln alle für Dokumente relevanten Verarbeitungs- und Archivierungsprozesse. Sie existierten schon immer - sowohl für klassische Papierdokumente als auch für elektronische und digitale Dokumente. Zu einer Dokumentenverwaltung gehören folgende Dokumentenarten:
- Papiergebundene Dokumente (klassische Dokumentenarchive)
- Elektronische Dokumente als einzelne Dateien im Dateisystem eines Desktop-Computers (EDV)
- Elektronische Dokumente einer auf dem Desktop-Computer lokal installierten DMS Software
- Elektronische Dokumente einer Datenbank (DB)
- Elektronische Dokumente im unternehmensweiten Dokumentenmanagementsystem
Digitales Dokumentenmanagementsystem
Ein modernes Dokumentenmanagementsystem ist nahtlos in die Geschäftsprozesse integriert und beinhaltet alle erforderlichen Funktionen zur datenbankgestützten Erstellung, Bearbeitung, Speicherung und Signierung von elektronischen Dokumenten. Die DMS Software übernimmt auch die Suche nach Dokumenten im Archiv sowie die Übertragung von Dokumenten beim Workflow selbst.
Es gibt zwei Erfassungsklassen für Dokumente:
- Spätes Erfassen (weniger effizient): Ausgefüllte und unterzeichnete fertige Papierdokumente werden gescannt.
- Frühes Erfassen (mehr effizient): Externe Dokumente werden direkt nach Posteingang gescannt und digital, als elektronische Dokumente an den Empfänger weitergeleitet.
Merkmale eines DMS-Systems
Zur Steigerung der Produktivität und Qualität sind solche Ansätze interessant, bei denen ein Dokumentenmanagementsystem im Unternehmen eingesetzt wird. Ein erfolgreich funktionierendes Dokumentenmanagementsystem hat viele charakteristische Merkmale. Es bildet vor allem die wichtigen Unternehmensprozesse vollständig ab. Es verzichtet auf die Verarbeitung und Übertragung von Papierdokumenten und somit auf die doppelte Verwaltung von Dokumenten im elektronischen Format und auf Papier (Digitalisierung). Es bietet den Workflow von elektronischen Dokumenten mit allen erforderlichen Funktionen (Scannen, Konvertierung, Übertragung, Archivierung u.a.). Die Speicherung von Dokumenten geschieht in nur einer Datenbank auf einem zentralen Datenserver oder in der Cloud. Das System besitzt fortgeschrittene Funktionen zur Erstellung, Speicherung, Archivierung und Suche von Dokumenten. Auch verschiedene Dokumentenklassen sollten unterstützt werden. Alle Dokumente sollten jederzeit in verschiedenen Abteilungen und in allen Etappen des Dokumenten-Workflows für verschiedene Personen zugänglich sein. Hierzu sollte ein Rechteverteilungssystem vorherrschen. Der Schutz der Dokumente vor unbefugten Zugriffen sowie die Rechte- und Mandantenverwaltung (Datensicherheit) stehen dabei stets im Vordergrund.
Ein gutes Dokumentenmanagementsystem sollte ebenfalls anpassungsfähig, konfigurierbar und bei der Einführung neuer Dokumente oder bei Änderungen des Formats alter Dokumente sein. Wichtige Schnittstellen und Verknüpfungen zu den ECM (Enterprise Content Management) und ERP (Enterprise Resource Planning) des Unternehmens spielen dabei eine große Rolle.
Vorteile eines DMS-System
Die Stärke eines Dokumentenmanagementsystems liegt an Kollaboration (Zusammenarbeit) und Workflow, nicht nur an der "modernen" digitalen Form von Dokumenten. Die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems sind vierlfältig:
- Automatische Konsistenzkontrolle und Eliminierung von Redundanzen der Datenbasis
- Automatische Unterstützung von Projektanforderungen an Projektdokumente
- Automatisierung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen (Business Process Automation)
- Berechtigungen zu Dokumentenzugriffen / -transaktionen werden für bestimmte Personen / Aufgaben / Tätigkeiten erteilt (Sicherheit)
- Effizient gestaltete Arbeit mit Dokumenten und der Workflow
- Einfache und flexible Umsetzung geäderter Anforderungen an Dokumente und Workflowprozesse im Lebenszyklus (Change Management)
- Einfaches Suchen, Abrufen und Speichern
- Datenablage in der Cloud, zentral auf einem Server, auf Arbeitsplatzrechnern oder gemischt
- Digitale Archive (konsistent mit anderen digitalen Systemen und platzsparend)
- Gemeinsame aktuelle Wissensbasis für alle autorisierten Nutzer des DMS
- Kollaborationsfunktionen für Team- / Gruppen- / Projektarbeit an Dokumenten
- Kostenreduzierung
- Mandantenfähigkeit
- Netzwerkfunktionen für autorisierte entfernte Zugriffe
- OCR und Dokumentenimport (Papierdokumente scannen und in elektronische Dokumente umwandeln)
- Optimierung der Arbeitsprozesse
- Protokollierung sämtlicher Zugriffe und Veränderungen an den Dokumenten
- Prüfung der im Dokumentenmanagementsystem gespeicherten Dokumente auf Vollständigkeit, Aktualität und Konsistenz
- Reduzierung des Zeitaufwandes für die Dokumentenverarbeitung und -übertragung
- Schneller Zugriff auf erforderliche Informationen
- Schutz vertraulicher Dokumente vor unbefugten Zugriffen (Informationssicherheit, Datenschutz)
- Steigerung der Produktivität und Qualität
- Unterstützung von Standardprozessen wie HR-Prozessen, Vertragsmanagement, Rechnungsverarbeitung
- Unterstützung von Workflows mit vordefinierten Schritten
- Verwaltung von Benutzern, Benutzergruppen und Berechtigungen durch die DMS-Administratoren
- Zeitersparnis bei den Mitarbeitern und den Kunden
Unabhängig von der Unternehmensgröße sind die Vorteile durch unternehmensweiten Einsatz der DMS Software realisierbar.
Funktionen eines DMS-Systems
Einfache kostengünstige DMS-Lösungen beschränken sich auf Dokumentenverwaltung und sind als ein Dokumentenverwaltungssystem konzipiert. In fortgeschrittenen DMS-Lösungen werden auch die Geschäftsprozesse, Workflows und Technologien abgebildet, so dass eine Zusammenarbeit in Teams oder abteilungsübergreifend, eine sichere Übertragung von Dokumenten (Transaktionen) und ein erweitertes Workflow-Management möglich sind.
Die in einem Dokumentenmanagementsystem integrierten Funktionen werden in einzelne Gruppen unterteilt. Hierzu zählen die Datenspeicherung in einer Datenbank (DB-Funktionen) und die Kollaborationsfähigkeiten für die Zusammenarbeit in Teams, Gruppen oder Abteilungen (Kollaboration-Funktionen). Des Weiteren bilden die Funktionen für Netzwerkzugriffe, Dokumentenübertragung und -austausch sowie entfernte Dokumentenverarbeitung (Netzwerk- und Workflow-Funktionen) eine Gruppe. Zu guter Letzt wird auch der Dokumenten-Import bzw. -Export als einzelne Gruppe verstanden.
Die Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems im Detail:
- Aufbewahrungs- und Aktivierungszeiten
- Datensicherung
- Digitales Signieren
- Dokumentenarchivierung
- Dokumentenübertragung (Workflow)
- Dokumentenversionierung
- Import- und Export-Funktionen
- Kollaboration
- Metadaten
- Qualitätssicherung
- Rechtesystem und integrierte Schutzmechanismen
- Scannen / OCR / Konvertierung von Dokumenten
- Suche in Archiven nach verschiedenen Suchkriterien
Anforderungen und Voraussetzungen
Die Anforderungen zum Einsatz eines einheitlichen Dokumentenmanagementsystems in einem Unternehmen kann man mit den Anforderungen zum Einsatz eines ERP- / CRM-Systems (Enterprise Resource Planning / Customer-Relationship-Management) vergleichen. Die Voraussetzungen sind in beiden Fällen ähnlich.
Die Anforderungen und Voraussetzungen zum Umstieg vom alten Dokumentenverwaltungssystem auf ein digitales Dokumentenmanagementsystem beinhalten einige Punkte und erfordern vor allem Zeit und Geduld, was sich jedoch am Ende umso mehr lohnt.
Wichtig hierbei ist zunächst die Akzeptanz durch das Personal, die beteiligten Abteilungen und unter Umständen der Kunden, an dem digitalisierten Dokumentenworkflow teilzunehmen. Hilfreich sind vor alle eine hinreichende Ausbildung sowie vorhandene Computer- und IT-Grundkenntnisse des Personals, welche durch Schulungen gefördert werden können. Ist das Personal erst einmal mit dem neuen System vertraut, können Arbeitsprozesse enorm vereinfacht und beschleunigt werden, was im Nachhinein viel Zeit spart. Hierzu sollte der Kosten-Nutzen-Vorteil des DMS auch für die Mitarbeiter als Nutzer des Systems als greifbare Motivation sichtbar sein. Der objektive Bedarf an Digitalisierung und Automatisierung des alten Dokumentenmanagements und des alten Workflows mit Papierdokumenten sollte verdeutlicht werden.
Das Managements sollte auf eine flächendeckende Verwendung des DMS-Systems und eine zeitnahe Umsetzung dieser Strategie hinarbeiten. Es sollte ein entschlossener Kurs des gesamten Unternehmens auf die Digitalisierung und für das digitale Dokumentenmanagementsystem vorherrschen. Der Einsatz einer DMS Software sollte nach einem durchdachten, ausgewogenen, mehrstufigen Konzept und Plan erfolgen, sodass keine doppelte Dokumentenverarbeitung auf Papier und digital im DMS (DMS ersetzt effektiv interne Archivierung / Austausch von Papierdokumenten) entsteht. Die Vorgehensweise sollte stets verantwortungsvoll, konsequent und zielorientiert sein.
Um auf das neue System effizient umstellen zu können, sollte es am besten eine Anbindung des DMS an die bestehenden und bereits effizient funktionierenden ERP- / CRM-Systeme (Schnittstellen) mit sich bringen. Es muss täglich große Datenmengen erfassen, welche gespeichert, freigegeben und verwaltet werden müssen, hierzu sollte eine entsprechende IT- und Netzwerkinfrastruktur sind vorhanden.
Das System bietet im späteren Verlauf eine Automatisierung wiederkehrender Verarbeitungsprozesse unter Erfüllung gesetzlicher Erfordernisse. Es beseitigt Engpässe, welche den Workflow in der Prozesskette verlangsamen. Voraussetzung ist, dass die Managementprozesse im Unternehmen bereits formalisiert (beschrieben und dokumentiert), strukturiert und größtenteils automatisiert (z.B. im Rahmen einer ISO-Zertifizierung des Unternehmens) sind.
Auswahl und Einführung einer DMS Software
Damit eine DMS Software erfolgreich funktioniert und ihre Aufgaben erfüllt, ist sie häufig für bestimmte Branchen, Unternehmenstypen und -größen konzipiert. Bei der Auswahl muss man beachten, dass die DMS Software zur jeweiligen Branche des Unternehmens (Handel, Transport / Logistik, Industrie, Dienstleistungen u.a.), zum Unternehmenstyp (Spedition, Baubetrieb, Versicherung u.a.) und zur Unternehmensgröße (Mittelstand, Großunternehmen) passt.
Aufgaben
Die Aufgaben bei Einführung eines DMS sind:
- Zielsetzung (Gesteigerte Produktivität und nicht das papierlose Büro ist das Ziel.)
- Konzeptionierung
- Planung (Implementierungsschritte, Meilensteine, Deadlines)
- Dokumentation
- Festlegung der Verantwortung
- Abstimmung
- Praxisnaher Test
- Probebetrieb (Den Nutzen und die Wirtschaftlichkeit des DMS mit einem Pilotbetrieb verifizieren; Die Erfüllung der Anforderungen prüfen.)
- Professionelle Beratungsleistungen
- Projektbegleitung und Unterstützung in allen DMS-Einführungsphasen
Schritte und Phasen
Bei Auswahl und Einführung einer DMS Software sind folgende Schritte durchzuführen:
- Beauftragung unabhängiger, professioneller, auf DMS-Lösungen spezialisierte Produktberater für Unterstützungs- / Beratungsleistungen
- Erstellung eines Lastenheftes
- Auswahl und Vergleich mehrerer Produkte im Test
- Entwicklung, Verifizierung und Dokumentation einer Strategie und eines Fachkonzeptes
- Entwicklung und Dokumentation eines Migrationskonzeptes (Umstieg des Betriebs auf die neue Technologie)
- Erstellung eines Stufenkonzeptes (Life Cycle)
- Prüfung der Machbarkeit und Konformität der neuen Lösung
- Kalkulation des Kosten-Nutzen-Vorteils
- Festlegen der Implementierungsphasen, Pilotphase, Meilensteine und Deadlines
- Benennung der Verantwortlichen des Projektteams und Starten des Projekts "DMS"
- Schulung des Personals
Erfolgsfaktoren
Die folgenden Erfolgsfaktoren werden mit einer Checkliste nach Einführung des Dokumentenmanagementsystems geprüft:
- Hohe Nutzer-Akzeptanz: Die Mitarbeiter erleben, dass das DMS ihre Arbeit erleichtert und qualitativ verbessert.
- Gesteigerte Produktivität
- Reduzierter Aufwand
- Abschaffung des alten Dokumentenverwaltungssystems mit Papierdokumenten
- Effektiver Umstieg auf elektronische Dokumente: Keine doppelten Verwaltungsaufgaben für Papierdokumente und elektronische Dokumente
Aufwand und Kosten
Die Kosten für ein digitales Dokumentenverwaltungssystem und eine DMS Software setzen sich aus verschiedenen Aspekten zusammen. Hierzu zählen unter anderem die Lizenz- und Supportkosten für die DMS Software selbst. Hinzu kommen Beratungskosten für die beauftragte Beratungsfirma. Sofern noch keine entsprechende Infrastruktur im Unternehmen vorhanden ist, können Hardware-, Software- und Lizenzkosten für DB-Server und andere DMS-Komponenten anfallen. Auch der Konfigurations- und Administrationsaufwand sowie der Pflegeaufwand (Datensicherungen u.a.) sollten beachtet werden. Ein wichtiger Faktor, auf den auf keinen Fall verzichtet werden sollte, sind die Schulungen des Personals. Nur gut geschultes Personal kann am Ende effizient mit der neuen Software umgehen und so auf Dauer Zeit und Kosten einsparen. Zu guter Letzt fallen laufende Kosten für Updates / Upgrades der DMS Software an. Diese beinhalten unter anderem neue Features und wichtige Sicherheitsupdates.
Erfolgreich Arbeiten mittels Dokumentenmanagementsystem
Moderne Dokumentenmanagementsysteme bieten neue Technologien und zahlreiche nützliche Funktionen, mit denen alle Prozesse zur Erstellung, Bearbeitung, Übertragung, Speicherung und Archivierung von elektronischen Geschäftsdokumenten automatisiert sind. Nur mit DMS Software können die Geschäftsprozesse optimal gestaltet werden und effizient funktionieren. Die Frage, ob sich der Einsatz einer DMS Software lohnt, hängt nicht von der Größe des Unternehmens ab, sondern von den Zielen, die das Unternehmen mit einem Dokumentenmanagementsystem erreichen möchte.
Damit das Dokumentenmanagementsystem effizient und nutzenbringend funktioniert, müssen die Voraussetzungen erfüllt und die Dokumentenorganisation geändert werden. In einem mittelständischen Unternehmen ist es organisatorisch einfacher, eine vollständige Digitalisierung aller Dokumente und Automatisierung aller Geschäftsprozesse mit einer DMS Software zu erreichen, als in einem Großunternehmen. Eine erfolgreich eingesetzte DMS Software ist eine wichtige Voraussetzung zur umfassenden Digitalisierung und Automatisierung der Unternehmensprozesse. Das Dokumentenmanagementsystem stellt eine einheitliche Informationsbasis für weitere Managementsysteme wie ECM (Enterprise Content Management), ERP (Enterprise Ressource Planning) und CRM (Customer Relationship Management) zur Verfügung. Die erforderlichen Schnittstellen für die Ankopplungen an ECM, ERP und CRM sind in einem Dokumentenmanagementsystem schon umgesetzt und vorhanden.
Mit flächendeckender Digitalisierung und Ausbau von Web-Contentmanagement, Intranet-Portalen und -Technologien gilt das Dokumentenmanagementsystem als eine integrierte Komponente des ECM / ERP / CRM. Der Workflow in all diesen Systemen funktioniert einheitlich und verwendet dieselbe Datenbasis des Dokumentenmanagementsystems. Dafür sind einheitliche standardisierte Schnittstellen zwischen DMS, ECM, ERP und CRM erforderlich. Die DMS-Schnittstellen ermöglichen eine nahtlose Integration mit anderen Managementsystemen.
Die Digitalisierung ist nur ein Mittel für eine bessere und effiziente Prozessgestaltung, aber kein Selbstzwick und kein Ziel. Ein DMS funktioniert erst dann erfolgreich und gewinnbringend, wenn alle wichtigen Geschäftsprozesse und Prozessketten des Dokumentenmanagements lückenlos automatisiert sind und die Anforderungen umgesetzt wurden. Das DMS bringt nicht nur Ordnung in die Dokumentenorganisation und das Dokumentenverwaltungssystem, sondern fördert auch eine strukturierte Arbeitsweise an jedem Arbeitsplatz. Die Mitarbeiter sind motiviert und daran interessiert, die neue Technologie aktiv zu nutzen. Dafür verfügt das Personal über die erforderlichen Kenntnisse (Training on the Job). Die Mitarbeiter erleben an ihren Arbeitsplätzen, dass die Geschäftsprozesse mit der DMS Software schneller und effizienter funktionieren (Anwenderakzeptanz).
Es lohnt sich, eine DMS Software zu beschaffen und einzusetzen, wenn die Anforderungen an Personal, Technik und Workflow erfüllt sind, die Geschäftsprozesse dokumentiert, planmäßig digitalisiert und automatisiert werden (ISO-Zertifizierung) und der Nutzen eines unternehmensweiten Ansatzes kalkulierbar ist. Wichtig ist, dass der Einsatz einer DMS Software im Unternehmen nicht chaotisch und hektisch verläuft, sondern nach einem durchdachten mehrstufigen Konzept und Plan erfolgt. Ein sorgfältig vorbereiteter und erfolgreich durchgeführter schneller Start des neuen Dokumentenmanagementsystems ist sowohl für die Belegschaft als auch für die Unternehmensführung psychologisch wichtig (Motivation). Auch in den nachfolgenden Phasen des Lebenszyklus muss das System nachhaltig und konsequent weiterentwickelt und gepflegt werden.
Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine DMS Software, ein Konzept, ein System und eine Technologie in einem. Während die DMS-Technologie die Geschäftsprozesse behandelt, müssen die Geschäftsprozesse ihrerseits mit den operativen Prozessen der Produktion und des Betriebs harmonisiert und verknüpft sein. Als ein Teil des Gesamtsystems und in Ankopplung an andere Systeme wie ECM, ERP, CRM funktioniert das DMS noch mehr effizient und gewinnbringend. Auch wenn sich der Weg zum Erfolg manchmal als schwierig erweist, ist das Ziel doch richtig. Mit der DMS-Technologie steigern die Produktivität und Qualität der Geschäftsprozesse. Das Unternehmen entwickelt sich technologisch weiter, so dass es sich zukunftsorientiert ausrichtet, effizient funktioniert und wettbewerbsfähig bleibt.
Quellen:
Christian Kohn, "Dokumentenmanagementsysteme", ISBN 9783639461602 (2013)
Torsten Neumann, "Dokumentenmanagement im mittelständischen Unternehmen", ISBN 9783836661294 (2008)
Stephan Schüttler, "Dokumentenmanagement: Von den Grundlagen zum effizienten Einsatz im Unternehmen", ISBN 9783842864887 (2012)
Rainer Toigo, "Dokumenten-Managementsystem", ISBN 9783639425772 (2012)
Klaus Götzer, Ralf Schmale u.a., "Dokumentenmanagement: Informationen im Unternehmen effizient nutzen", ISBN 9783898645294 (2008)
Rochus Stobbe, "Dokumentenmanagement mit ECMS", ISBN 9783656040248 (2011)
Michael Stach, "Dokumentenmanagement", ISBN 9783639412413 (2012)
Jürgen Sadleder, "Dokumentenmanagement", ISBN 9783639215106 (2009)
HINWEIS: Die im Text geschilderten Verhaltensweisen und Vorgehen sind beispielhaft für Dokumentenmanagement Software anzusehen und beschreiben kein bestimmtes Produkt der PLATO AG.