Komplexitätsmanagement im Unternehmen
Ein Ansatz einer Definition ist, dass die Komplexität eines Systems das Verhalten bzw. die Interaktion verschiedener Komponenten beschreibt, die in ihrer Handlungsweise lokalen Regeln folgen, die nicht allen Ebenen bekannt sind. Genau daraus resultiert ein gewisses Risiko, denn die Komplexität ist unvorhersehbar. Genau in dieser Unvorhersehbarkeit liegt auch die Schwierigkeit für Unternehmen im Komplexitätsmanagement.
Von der Beherrschung des Unbeherrschbaren
In einem Unternehmen treffen gleich viele verschiedene Komplexitäten aufeinander und es ist nicht einfach, den Überblick zu behalten. Einerseits ist ein Unternehmen mit einer externen Komplexität konfrontiert, die sich auch auf die Strukturen innerhalb des Betriebes auswirkt. Dazu gehört beispielsweise der Markt oder die Konkurrenz. Ergänzt wird dies mit einer internen und selbst geschaffenen Komplexität, die sich aus der Notwendigkeit der Erledigung aller Arbeitsprozesse ergibt. Komplexitätsmanagement ist deshalb im gesamten Unternehmen notwendig, da es Auswirkungen auf den gesamten Herstellungsprozess hat.
Einige Bereiche können jedoch gesondert betrachtet werden, da sie einen höheren Einfluss auf die gesamte Komplexität im Unternehmen haben. Dazu gehört beispielsweise der Produktentwicklungsprozess. Dieser untergliedert sich wiederum in das Variantenmanagement und der Produktkomplexität selbst.
Beim Variantenmanagement stehen das Produkt und die verschiedenen Varianten eines Produktes im Vordergrund. Während das Variantenmanagement vielfach von externen Faktoren beeinflusst ist, ist die Produktkomplexität das Resultat interner Komplexitäten. Ziel ist es dabei die externe Vielfalt möglichst hochzuhalten, damit auch die Anforderungen der Kunden abgedeckt werden.
Die Produktkomplexität betrifft den gesamten Produktentstehungsprozess und kann sogar ganzheitlich auf die gesamte Wertschöpfungskette ausgedehnt werden. Da das Komplexitätsmanagement im Unternehmen eine Aufgabe ist, die selbst eine hohe Komplexität hat, ist die Unterstützung von Software mittlerweile unverzichtbar geworden, damit man den Überblick über alle Faktoren behalten kann.
Komplexitätsfaktoren identifizieren
Die Komplexität im Produktentwicklungsprozess wird von internen und externen Faktoren beeinflusst. Die externen Einflüsse werden häufig vom Zielmarkt bestimmt, wie den Kundentypen in verschiedenen Ländern. Zudem wollen Kunden sich mit ihren Produkten auch von anderen unterscheiden, die vielleicht das gleiche Modell jedoch nur in einer anderen Ausführung gekauft haben. Dabei können schon kleine Faktoren, die variabel sind beim Kunden gut ankommen. Natürlich zwingt der Wettbewerb Unternehmen ebenfalls ihre Produkte zu variieren und hinzu kommen mittlerweile weitaus kürzere Produktzyklen, die zum Relaunch variierter Modelle führen. Die interne Komplexität wird dadurch bestimmt, dass oft unterschätzt wird, wie aufwendig schon kleine Variationen an einem Produkt sind. Ein Faktor, der später zu einem Problem werden kann, ist auch die Überschätzung des Potenzials von verschiedenen Produktvariationen. Zudem erhöhen betriebsinterne Strukturen ebenfalls die Komplexität im Produktentstehungsprozess. Das Komplexitätsmanagement im Unternehmen ist noch von zahlreichen weiteren Faktoren beeinflusst, die sich jedoch mithilfe einer Software gut überblicken lassen.
Optimalen Komplexitätsgrad finden
Das Beherrschen von Komplexität ist schon alleine aufgrund der vielen Faktoren nicht einfach. Noch schwieriger ist es, den optimalen Weg im Komplexitätsmanagement zu finden. Anhand gewisser wirtschaftlicher Faktoren kann jedoch ein guter Komplexitätsgrad für ein Produkt gefunden werden. Grundsätzlich kann jede neue Variation eines Produktes auch eine Chance auf zusätzlichen Umsatz sein. Die Kosten hingegen entwickeln sich mit zusätzlichen Variationen im Produktentwicklungsprozess stufenweise. Fixkostenanteile steigen an und damit nehmen auch versteckte Kosten zu, die mit neuen Varianten einhergehen. Vor allem die deutlich schlechter werdende Auslastung in der Produktion kann zu höheren Kosten führen. Im Komplexitätsmanagement ist es daher wichtig, den richtigen Punkt zu erwischen, wo eine weitere Variation eines Produktes nicht mehr wirtschaftlich ist.
Unterschiedliche Ansätze im Komplexitätsmanagement
Komplexitätsmanagement im Unternehmen kann nach unterschiedlichen Ansätzen passieren, wobei auch die Unterstützung mit einer Software hilfreich ist. Im ersten Schritt wird die bereits bestehende Komplexität innerhalb eines Unternehmens analysiert. Hier ist es wichtig, wirklich objektiv an die Analyse heranzugehen, denn gerade interne Prozesse, die die Komplexität erhöhen, werden gerne ignoriert, weil es „immer schon so gemacht wurde“.
Im nächsten Schritt startet das eigentliche Komplexitätsmanagement. Dabei wird definiert, wie groß die Komplexität sein soll und anhand dieses Wertes geeignete Fertigungsprozesse und betriebliche Abläufe etabliert, mit dem Ziel genau diese Komplexität zu erreichen. In der Regel bedeutet das bei den meisten Unternehmen eine Reduktion der Komplexität, nur selten kommt es vor, dass die Komplexität erhöht wird. Dies ist meist dann der Fall, wenn eine generelle Vergrößerung der Produktpalette ansteht. Die Identifikation unnötiger Komplexität ist im Komplexitätsmanagement eine der zentralen Aufgaben und Kernansätze. Dies bedingt auch das laufende Monitoring des Komplexitätsgrades beim Produktentstehungsprozess. Gegebenenfalls muss die Komplexität der gesamten Wertschöpfungskette verbessert werden, um im Produktentwicklungsprozess einen optimalen Wert zu erzielen.
Mit Software die Komplexität managen
Komplexitätsmanagement ist aufgrund der vielen Einflussfaktoren und möglichen Wege, die man gehen kann, ohne die Unterstützung einer guten Software kaum noch möglich. Mit geeigneten Tools kann man diese Faktoren sammeln und objektiv abschätzen, wie sich Veränderungen auswirken können. Software für das Komplexitätsmanagement hat den Vorteil, dass die interne Zusammenarbeit effizienter wird. Software leistet dabei wichtige Dienste, wenn durch innerbetriebliche Strukturen die Komplexität sehr hoch ist. Verwenden alle Mitarbeiter das gleiche Tool, können sie Informationen zentral speichern auf die wiederum die Kollegen immer zugreifen können. Dadurch wird auch das Risiko von redundanten oder veralteten Informationen gemindert. Die Programme dienen zudem indirekt dazu eine eigene Wissensbasis etwa durch das Ablegen abgeschlossener Projekte anzulegen. Bei Bedarf kann auf erprobte Konzepte zurückgegriffen und diese in neue Projekte integriert werden.
Die Unterstützung im Komplexitätsmanagement mit geeigneter Software kann auch die Fehlerquote verringern. Von Beginn an kann der Produktentstehungsprozess laufend verifiziert werden, wodurch rasch Mängel und Risiken aufgedeckt werden. Je früher diese bekannt sind, umso rascher kann darauf reagiert werden. Mithilfe der Software kann auch rasch auf Veränderungen reagiert werden. Durch die Variation im Produkt ändern sich auch immer wieder die Anforderungen. Diese müssen nicht zwingend alleine auf den Produktentstehungsprozess Auswirkungen haben. Eine Variation bedeutet den Einkauf neuer Waren, es müssen patentrechtliche Fragen geprüft werden und natürlich muss die Produktionskette verändert werden. Dazu müssen aber auch die notwendigen Mitarbeiter und Maschinen vorhanden sein. Ist dies nicht der Fall, müssen neue Mitarbeiter angestellt und Maschinen gekauft werden. Dann stellt sich natürlich im Komplexitätsmanagement die Frage, ob eine kleine Variation wirklich diesen Aufwand wert ist.
Die Komplexität immer im Blick haben
Komplexitätsmanagement ist eine Aufgabe, die in viele Bereiche des Unternehmens eingreift. Selbst wenn nur der Produktentwicklungsprozess für sich betrachtet wird, haben Veränderungen in der Komplexität in der Regel auf viele Bereiche im Unternehmen Auswirkungen. Software zum Management der Komplexität hat den Vorteil, dass wichtige Faktoren und Zahlen jederzeit zur Verfügung stehen. Durch die Transparenz dieser Angaben fällt das Komplexitätsmanagement einfacher und wichtige Entscheidungen, ob vielleicht eine neue Produktvariante noch ökonomisch ist oder nicht, können auf Basis der Daten realistischer gemacht werden. Durch die steigende Transparenz von Zusammenhängen, die mit einer Software gemacht werden, können langfristig Entscheidungen getroffen werden, die die Produktqualität maßgeblich verbessern und gleichzeitig die Kosten für den Produktentstehungsprozess gesenkt werden.