Vorgehen bei der Dokumentenorganisation
In den meisten Unternehmen gibt es immer noch viele Dokumente, die lediglich in Papierform vorliegen und noch in das Dokumentenverwaltungssystem eingearbeitet werden sollten. Dafür müssen sämtliche Dokumente über einen Scanner digitalisiert und eingelesen werden. Im Anschluss daran erfolgt das Katalogisieren, Indizieren und Kategorisieren der digitalen Dokumente.
Wichtig für das Dokumentenmanagementsystem sind entsprechende Schlagwörter, um eingelesene Dokumente nach einem bestimmten System wiederzufinden. Einbezogen werden dabei nicht nur Rechnungen und Ähnliches, sondern auch gedruckte, handgeschriebene oder gefaxte Dokumente, die für das unternehmerische Handeln wichtig sind. Diesen umfangreichen Anforderungen kann nur eine gute Dokumentenmanagement Software gerecht werden, die speziell auf die Anforderungen im Unternehmen zugeschnitten ist.
Archivierung - ungeliebte Pflichtübung für jedes Unternehmen
In den meisten Unternehmen gehört die Archivierung zu den notwendigen Pflichten, die niemand gern übernimmt. Ein Grund dafür ist natürlich auch die Tatsache, dass das Archivieren der Unterlagen nicht nur Geld kostet, sondern auch Humanressourcen verschlingt, die von den Unternehmen lieber anderweitig eingesetzt werden. Dabei entscheidet eine gute Archivierung nicht selten über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens. Ein gutes Dokumentenverwaltungssystem ist, wenn es erst einmal im Unternehmen integriert ist, in der Lage, diese Arbeit effektiv zu verrichten. So ganz nebenbei deckt die Dokumentenmanagement Software Schwachstellen im Unternehmen auf und kann dabei behilflich sein, ungenutzte Ressourcen zu entdecken.
Vielfältige Einsatzgebiete für Dokumentenmanagement Software
DMS Software ist aus modernen Unternehmen kaum noch wegzudenken. Sie findet in fast allen Bereichen Anwendung. Dazu gehören alle Dokumente, die im kaufmännischen Bereich eines Unternehmens oder einer Gesellschaft anfallen. Das können Geschäftsbriefe, Rechnungen, Mahnungen oder anderer Schriftverkehr sein, der im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit steht.
In vielen Unternehmen gehören auch technische Zeichnungen oder Dokumente zu den Dingen, die archiviert werden müssen. Die Software sollte in diesem Fall nicht nur Zeichnungen erkennen, sondern auch Aufzeichnungsnummern oder Zahlen. Selbst Bibliotheken oder Archive arbeiten inzwischen mit derartiger Software. Damit können Mitarbeiter ihr eigenes System gestalten, um den Bestand an Büchern zu katalogisieren oder Verweise auf Inhalte und Standorte festzulegen. Bibliotheksnutzer haben die Möglichkeit, mit der entsprechenden Software nach gewünschten Büchern zu suchen.
Kaum eine Behörde kommt heute noch ohne entsprechendes Dokumentenmanagementsystem aus. Akten werden grundsätzlich nach Aktenzeichen oder Registraturnummern sortiert und verwaltet. Dank modernem Management haben berechtigte Mitarbeiter von jedem Arbeitsplatz aus die Möglichkeit, auf entsprechende digitalisierte Akten zuzugreifen. Ohne modernes Management gestaltet sich die Suche trotz Aktenkennung häufig als sehr schwierig. Mit der passenden Software können Akten und Dokumente innerhalb kürzester Zeit gefunden und bearbeitet werden. Verwaltungsvorgänge, die früher aufgrund der komplizierten Suche oft wochenlang gedauert haben, können jetzt in kurzer Zeit abgearbeitet werden.
Das Gleiche gilt auch für Organisationen, Krankenhäuser, Vereine, Konzerne oder Forschungsinstitute. Die Probleme beim Auffinden von Unterlagen sind immer gleich, auch wenn die Strukturierung der Dokumente komplett unterschiedlich ist. Wie die verwendete Software strukturiert sein muss, hängt in den meisten Fällen von der Anzahl der Dokumente ab. Es ist ein großer Unterschied, ob die Software wenige 100 Dokumente durchsuchen muss oder ob es sich um Millionen von Dokumenten handelt. Genauso wichtig wie die Anzahl der Dokumente ist die Einhaltung der Datenschutzverordnung. Die verwendete Software muss so gestaltet sein, dass die Vertraulichkeit der Dokumente immer gewährleistet ist und nur berechtigte Mitarbeiter Zugang haben. Für bestimmte Unternehmen ist deshalb eine streng vertrauliche Sicherheitsstufe einzuarbeiten während andere Institutionen, wie zum Beispiel Bibliotheken, ein Dokumentenmanagement haben müssen, das stellenweise für jeden Nutzer zugänglich ist und sich in seiner Bedienung fast von allein erklärt.
Vorschriften aus dem Handelsgesetzbuch
Wie Unternehmen mit ihren Dokumenten umgehen, ist weitestgehend vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Zu finden sind die Vorschriften im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung. Für einige Unternehmen gelten darüber hinaus weitere Vorschriften für ihr Dokumentenmanagementsystem. Dazu zählen unter anderem das Arzneimittelgesetz oder die Futtermittelverordnung. Speziell werden in den Vorschriften die Handelsbücher, Inventarlisten und Jahresabschlüsse sowie Handelsbriefe und Buchungsbelege genannt. Aber auch im eigenen Interesse sollte jedes Unternehmen Wert auf ein geordnetes Dokumentenverwaltungssystem legen. Das System dient unter anderem dem Qualitätsmanagement und sorgt für einen ständigen Überblick über den wirtschaftlichen Stand des Unternehmens. Eine wichtige Rolle spielt eine gute Archivierung außerdem, wenn es um Produkthaftung geht. Dank der Archivierung im Dokumentenverwaltungssystem kann jeder Hersteller genau nachweisen, ob ein Schadensfall auf sein Produkt oder seine Dienstleistung zurückzuführen ist oder das Problem an anderer Stelle liegt.
Wissenswerte Regeln bei der Archivierung
Der Gesetzgeber hat für die Archivierung in den Unternehmen sehr strenge Vorgaben erlassen, die unbedingt eingehalten werden müssen. Dazu zählt, dass jedes Dokument verlässlich und rechtskonform aufbewahrt werden muss. Wie das auszusehen hat, hängt in den meisten Fällen vom Tätigkeitsfeld des Unternehmens ab.
Es müssen alle Dokumente archiviert werden und es darf nichts verloren gehen. Unternehmen, die Dokumentenmanagement Software einsetzen, müssen sicherstellen, dass eingelesene Dokumente und Originale übereinstimmen. Eine weitere Voraussetzung der gesetzlichen Archivierung ist die Tatsache, dass entsprechende Dokumente nur von berechtigten Personen eingesehen werden dürfen und in einer angemessenen Zeit auffindbar und duplizierbar sein müssen.
Was eine angemessene Zeit ist, hängt von der Art der Archivierung und der Größe des Unternehmens ab. Gelöscht werden dürfen Dokumente erst dann, wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Zu diesem Zeitpunkt dürfen auch Originale unter Einhaltung der Vorschriften zum Datenschutz vernichtet werden.
Werden die Vorschriften zum ordnungsgemäßen Archivieren von den Unternehmen nicht eingehalten, kann das zu Sanktionen führen, obwohl es vom Gesetzgeber her keine direkten Sanktionen wegen Nichteinhaltung der Anforderungen zur Archivierung gibt. Allerdings kann eine mangelnde Archivierung als Urkundenunterdrückung nach StGB § 274 ausgelegt werden. Für diesen Tatbestand können verschiedene Sanktionen verhängt werden. Sie richten sich nach der Schwere der Urkundenunterdrückung und können von der Verhängung von Bußgeldern bis hin zur Entziehung der Zulassung zur Führung eines Unternehmens reichen.
DMS Software vereinfacht die Archivierung
Gerade im Moment wird auf dem Markt sehr unterschiedliche Dokumentenmanagement Software angeboten. Die DMS Software weist sehr starke Qualitätsunterschiede auf und es ist nicht einfach, zu sagen, welche Dokumentenmanagement Software am besten zu welchem Unternehmen passt. Dafür ist die DMS Software zu umfangreich und viele Faktoren müssen zusammenpassen. Trotzdem gibt es ein paar relevante Dinge, die eine gute Dokumentenmanagement Software auf jeden Fall können sollte.
Bevor sich Unternehmen eine neue DMS Software anschaffen, sollten diese die Möglichkeit haben, die Handhabung zu testen. Dokumentenmanagement Software, die einfach zu bedienen ist und weitestgehend selbstständig bestimmte Suchwörter vergibt, kann das Arbeitspensum beträchtlich verringern. Berechtigte Mitarbeiter sollten einfach ins Archivsystem gelangen und schnell bestimmte Dokumente finden können. Dazu gehört, dass die Umstellung auf die neue Dokumentenmanagement Software möglichst einfach und komfortabel vonstattengeht. Gute Anbieter zeigen ihren Kunden Schritt für Schritt, wie die neue DMS Software funktioniert und in den Arbeitsalltag integriert werden kann, ohne den Produktionsablauf mehr als notwendig zu beeinflussen.
Ein weiteres Kriterium für eine passende Dokumentenmanagement Software ist das schnelle und einfache Auffinden der Dokumente. Hier trennt sich nicht selten im wahrsten Sinne des Wortes die Spreu vom Weizen. Anwender sollten darauf achten, wie genau sich die Suchfunktion gestaltet und ob sie die Möglichkeit haben, die Suche mit eigenen Begriffen einzugrenzen.
Das beinhaltet zum Beispiel die genaue Bezeichnung eines Dokumentes oder die Möglichkeit, ein Datum oder andere Suchbegriffe zu präzisieren. Dazu gehört auch, dass die Suchfunktion blitzschnell vonstattengeht. Kein Unternehmen kann es sich leisten, lange auf Ergebnisse zu warten oder den Computer durch lange Suchvorgänge zu blockieren. In großen Unternehmen kann es durchaus sein, dass im Rahmen einer Suche mehrere 1000 Dokumente durchsucht werden müssen. Häufig genutzte Suchanfragen sollten nach Möglichkeit als Favoriten gespeichert werden können.
Dokumente müssen laut Gesetzgeber revisionssicher aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Dokumente haben dürfen. Vergleichbar ist der begrenzte Zugriff mit einem Archivraum oder einem Aktenschrank. Dazu haben auch nur berechtigte Personen einen Schlüssel.
Die Software ist so programmiert, dass über ein integriertes Berechtigungssystem genau definiert werden kann, wer auf welche Dokumente Zugriff hat. Zur sicheren Aufbewahrung gehört außerdem, dass Dokumente nicht verloren gehen können. Das gilt für absichtliches Löschen oder Überschreiben genauso wie für versehentliches Bearbeiten. Um das zu gewährleisten, legt die DMS Software bei jedem Bearbeiten eines Dokumentes eine neue Version an. So haben berechtigte Personen regelmäßig die Möglichkeit, auf eine vorherige Version zurückzugreifen.
Dokumententypen bearbeiten
Ein Dokument ist viel mehr als ein Lieferschein, eine Rechnung oder ein Geschäftsbrief. Zu den Dokumenten gehören auch elektronisch erzeugte PDFs oder E-Mails und ihre Anhänge. Um auch diese Dokumente den elektronischen Akten zuzuordnen, muss die Dokumentenmanagement Software gut an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst sein. Eine einfache DMS Software gelangt dabei schnell an ihre technischen Grenzen. Für gut programmierte Dokumentenmanagement Software sollten auch Zeichnungen und Maschinensteuerungsdateien oder Fotos und Videos kein Problem darstellen. Dokumentenmanagement Software sollte so gestaltet sein, dass sie auch bei wachsendem Produktionsvolumen oder zusätzlichen Aufgaben nicht sofort an ihre Grenzen stößt.
Moderne Archivierungssoftware kann Dokumente nicht nur archivieren, sondern bietet zahlreiche Zusatzfunktionen, mit der sich die Arbeit in einem Unternehmen effektiver gestalten lässt. Wichtig ist, dass Archivierungssoftware von Anfang an die besonderen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst wird und bei Bedarf jederzeit erweitert werden kann. Archivierungssoftware ist nicht nur ein hervorragendes Mittel zur regelmäßigen Qualitätskontrolle, sondern sie erleichtert die Arbeit und spart dem Unternehmen Zeit und damit auch Kosten.
Quellen:
HINWEIS: Die im Text geschilderten Verhaltensweisen und Vorgehen sind beispielhaft für Dokumentenmanagement Software anzusehen und beschreiben kein bestimmtes Produkt der PLATO AG.