Mit einem Dokumentenverwaltungssystem wird das Koordinieren der elektronischen Daten und Dokumente wesentlich vereinfacht. Die datenbankgestützte Verwaltung kann auch auf ehemals papiergebundene und später digitalisierte Schriftstücke angewandt werden. Sie erleichtert die Auffindbarkeit relevanter Informationen und deren gemeinsame Nutzung sowie Bearbeitung, auch über Firmengrenzen hinweg. Das Dokumentenmanagementsystem ist der zentrale Informationsspeicher im Unternehmen und ersetzt damit viele einzelne Speichersysteme, die zu Redundanzen oder der ineffizienten Nutzung von Ressourcen führen.
Organisiertes Lenken von Dokumenten
Arten von Dokumenten im Dokumentenmanagement
Im Dokumentenverwaltungssystem werden Dokumente aller Art verwaltet, meist elektronische Dokumente. Dabei kann zwischen der Verwendung von Textdateien und gescanntem Schriftgut unterschieden werden. Elektronische Dokumente können darüber hinaus alle Arten von Informationen mit unterschiedlichem Grad an Strukturierung beinhalten, die in einem EDV-System als Datei vorliegen. Dies können Dateien aus Textverarbeitungsprogrammen sein, aber auch Auszüge aus Datenbanken, Tabellen, Bilder, gescannte Dokumente oder Codes. Dokumente können dabei durch ihre Form, durch den Inhalt, aber auch ihren Charakter gekennzeichnet sein, etwa nach dem Rechtscharakter oder Bearbeitungsmöglichkeiten. Auch Erzeuger, wie Ersteller, Autor oder Absender und Nutzer, wie Leser, der letzte Bearbeiter und Empfänger, sind Informationen, die mit einem Dokument verknüpft werden können. Dadurch sind diese Informationen für andere zugänglich und können in die Suche nach einem Dokument einbezogen werden.
Richtlinien in Bezug auf die Dokumentenarten
Viele Dokumente in einem Unternehmen besitzen kaufmännischen Charakter. Dies sind Belege oder Rechnungen, Quittungen und Handelsbriefe, aber auch Vertragsunterlagen und Geschäftsinformationen. Für diese steuerrelevanten Dokumente müssen Vorgaben in Bezug auf die Aufbewahrung eingehalten werden. Geschäftspost kann gescannt und dann vernichtet werden, wenn die darin enthaltenen Informationen indexiert, vollständig und unverändert in die elektronische Archivierung eingespeist werden. Elektronisch entstandene Dokumente, etwa als PDF erhaltene Rechnungen, müssen auch in der elektronischen Form im Dokumentenverwaltungssystem aufgenommen werden. Auch Mails können kaufmännische Dokumente sein und müssen dann entsprechend mit ihrem Sachzusammenhang elektronisch verwaltet werden.
Darüber hinaus gibt es weitere relevante Dokumentarten, selbst wenn diese keinen Text enthalten. In Maschinenbauunternehmen und Konstruktionsbüros können beispielsweise technische Zeichnungen als relevante Dokumente anfallen, die dann dauerhaft aufbewahrt werden sollen. Dies sind oftmals großformatige Zeichnungen, die analog in großen Schubladen aufbewahrt werden. Sie sind durch Zeichnungsnummern indexiert. Ein technisches Dokumentenmanagementsystem erlaubt es, die Zeichnungen anhand der Nummern zu sortieren, Nummern zuzuweisen und nach Kriterien zu filtern, etwa nach dem jeweiligen Auftraggeber. Weitere Produktionshinweise, etwa Maschinen, werden mit angegeben. Die Zeichnungen werden abhängig vom Format gespeichert. Bei kleineren Zeichnungen, Produkten und Fertigungslinien kommen Bibliotheken auf Basis von Katalogsystemen zum Einsatz. Hier kann der Bestand im virtuellen Katalog durchsucht werden. Das Managementsystem umfasst nicht nur die Medien selbst, sondern ebenso Verweise auf die Inhalte. So ist es zum Beispiel denkbar, dass Bilder entsprechend des Inhalts mit Schlüsselwörtern gespeichert werden, die anschließend, die Auffindbarkeit der Bilder vereinfachen und damit als Indizes fungieren. .
Ein Dokumentenverwaltungssystem für Behörden
Nicht nur Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Daten sinnvoll zu verwalten und Informationen allen Beteiligten in angemessener sowie einfacher Weise zugänglich zu machen. Sehr viele Dokumente befinden sich auch in Behörden, die in Form von Akten in der Registratur verwaltet werden. Die Anforderung der Akten geschieht über Aktenzeichen und die Ausgabe kann über eine Registratur-Software verwaltet werden. Je nach Behörde können Vorschriften zu den vergebenen Aktenzeichen, Zuständigkeiten und Aufbewahrungsfristen unterschiedlich sein.
Basierend auf Aktenplänen werden die Akten ihren Nummerierungen und Zeichen, aber auch Aufbewahrungsorten zugeordnet. Diese Aktenpläne können auch virtualisiert werden, ebenso wie Akten, die zunächst in Papierform vorliegen, dann aber durch Einscannen einer elektronischen Bearbeitung zugeführt werden können. Durch den Einsatz von Texterkennung ist es möglich, eingescannte Dokumente bearbeitbar zu machen und den Inhalt für die Recherche über eine integrierte Suchfunktion zugänglich zu machen. Hier kommt es aber auf die Qualität der Texterkennung an, um diese Vorhaben sinnvoll umzusetzen. Die Dokumentenmanagement Software muss in der Lage sein, Texte mit hoher Präzision zu erkennen, um den nachfolgenden Bearbeitungsaufwand möglichst gering zu halten.
Verwaltung von Daten und Rechten
Archivierungssysteme, Datenbanken und Rechercheoptionen werden in einem Dokumentenverwaltungssystem vereint. Diese komplexen Systeme aus Datenbankservern und Dateiservern halten Dokumente im Bearbeitungszustand und erlauben es, diese zu verändern, anzupassen, zu konvertieren oder verschiedene Aktualisierungen zu speichern, bis hin zu einem Endzustand, der mehreren Personen verfügbar gemacht werden kann. Virtuelle Teams arbeiten über eigene Zugänge an gemeinsamen Dokumenten und geben sich Feedback zu den gespeicherten Vorschlägen und Bearbeitungsständen. Für die Langzeitspeicherung kommen entsprechende Dateiformate zum Einsatz. Der Zugriff auf das Zentralsystem gelingt über Client-Programme und Client-Server-Technologien sowie Web-Apps, die auch dezentral von Nutzern auf mobilen Endgeräten verwendet werden können. Die Apps leiten Nutzeranfragen online weiter.
Vorteile einer Software zur Umsetzung eines Dokumentenverwaltungssystems
Die Vorteile eines softwaregestützten Dokumentenverwaltungssystems ergeben sich durch die Gewährleistung der einfachen Wiederauffindbarkeit von Dokumenten. Durch den Einsatz von Schlagworten und Suchbegriffen, Indizes oder Identifikationsnummern ist es einfach möglich, gespeicherte Informationen zu recherchieren. Durch die elektronische Speicherung wird auch eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente ermöglicht. Gesetzliche Fristen der Archivierung können dadurch viel einfacher umgesetzt werden als wenn die Dokumente analog aufbewahrt und bei Bedarf umständlich gesucht werden müssen.
Es können zudem verschiedene Versionen eines Dokuments gespeichert werden. Somit werden Bearbeitungsstände und nicht nur eine Endversion aufbewahrt. Dies kann dann sinnvoll sein, wenn frühere Bearbeitungsstände als Basis neuer Dokumente herangezogen werden. Dadurch erfolgt im Dokumentenverwaltungssystem eine Unterstützung der Erstellung von Dokumenten.
Vorlagen werden einfach verwaltet, es erfolgt eine Lese-Schreib-Synchronisation und die Prüfung sowie Freigabe von Dokumenten können einfacher in den unternehmensinternen Workflow integriert werden. So ist es etwa möglich, dass ein erstelltes Dokument gespeichert wird und ein Verantwortlicher, der das Dokument vor der Herausgabe prüft, automatisch über die anstehende Prüfaufgabe informiert wird. Rückkopplungsschleifen führen das Feedback des Prüfers zurück zum Autor der Dokumente. Das Dokumentenverwaltungssystem automatisiert in diesem Fall Geschäftsprozesse, sodass mehr Kapazitäten für das eigentliche Kerngeschäft des Unternehmens bleiben.
Zudem steht ein softwarebasiertes Dokumentenverwaltungssystem für eine moderne Verwaltung, die flexibel auf aktuelle Anforderungen eingehen kann und sich rasch veränderten Prozessen anpasst. Zwar kann trotz Dokumentenverwaltungssystem häufig nicht ganz auf analoge Medien verzichtet werden, aber ein wichtiger Schritt hin zu einem weitgehend papierfreien Büro ist damit gemeistert.
Management von Zugriffsrechten und Bearbeitungen bei der Verwaltung von Dokumenten
Zugriffsrechte werden einfach verwaltet. Berechtigungen zum Lesen und Verändern von Daten im Sinne der Informationssicherheit und des Datenschutzes sind mit einem Dokumentenverwaltungssystem simpel und ohne viel Aufwand umsetzbar. Das Weitergeben von Dokumenten, das Versenden und Teilen sowie das Verändern der Dokumente wird im System nachvollziehbar gespeichert. Durch die zentrale Speicherung ist es zudem nicht mehr notwendig, Dokumente mehrfach auf unterschiedlichen lokalen Rechnern zu speichern. Dies trägt dazu bei, Speicherressourcen optimal auszunutzen und unnötige Speicherkosten zu vermeiden.
Konflikte durch parallele Änderungen treten im Dokumentenmanagement nicht mehr auf. Auch Unklarheiten über die Gültigkeit von Bearbeitungsständen können vermieden werden, da es offensichtlich ist, wer das Dokument zuletzt bearbeitet hat und welches die aktuellste Version ist. Doppelte Arbeit wird daher vermieden.
Fazit: Dokumentenverwaltungssystem Software für Unternehmen
Effizienter arbeiten, keine Zeit unnötig verlieren und sich auf das Wesentliche konzentrieren - dies gelingt mit einem Dokumentenverwaltungssystem. Hier werden alle relevanten Daten und Dokumente gespeichert, die den Mitgliedern des Unternehmens oder einzelnen Personen zugänglich gemacht werden sollen.
Das Dokumentenverwaltungssystem kann verschiedene Arten von Dokumente umfassen, weit mehr als klassische Textdateien. Auch Bilder und Zeichnungen, Schriftstücke aus dem Rechnungswesen, Tabellen und mehr werden hier strukturiert und nachvollziehbar abgespeichert. Zusätzlich werden Schlüsselwörter oder Indizes vergeben, um die Auffindbarkeit der Dokumente zu erleichtern. Das Management der Zugriffs- und Schreibrechte setzt Anforderungen des Datenschutzes um und macht Informationen nur denjenigen zugänglich, die auch berechtigt sind, die entsprechenden Daten einzusehen. Das Abspeichern der Bearbeitungsstände erlaubt es, frühere Versionen weiter zu behalten und diese als Ausgangsmaterialien für neue Dokumente und Abläufe zu nutzen. Damit erhält das Unternehmen Zugriff auf einen großen Wissensschatz, nach dem ansonsten immer wieder gesucht werden muss. Letztlich dient das Dokumentenverwaltungssystem der Kostenersparnis und dem Qualitätsmanagement im Unternehmen oder in der Behörde.
Quellen
de.wikipedia.org
rechnungswesen-verstehen.de
datenbanken-verstehen.de
t3n.de