Informationen gebündelt verwalten
Obwohl die meisten Dokumentenmanagementsysteme Daten in der Cloud speichern, ist es viel mehr als nur Cloud-Speicher. Da fortschrittliche Dokumentenmanagementsysteme große Mengen an Papier, die durch ein Unternehmen fließen, verarbeiten, können Mitarbeiter mehr Zeit mit der eigentlichen Arbeit verbringen. So kann beispielsweise jemand mit einem großen Aktenschrank mit Papieren für die Dokumentenorganisation eine Automatisierung für die gängigsten Arten von Dokumenten einrichten, die sie bearbeitet und den Fortschritt verfolgt.
Der Begriff des Dokuments ist in der ISO 12651-2 definiert. Für die elektronische Speicherung und Verarbeitung gelten für ein Dokumentenmanagementsystem die rechtlichen Bestimmungen des Datenschutzes sowie bei Unternehmen die Aufbewahrungspflichten der Buchhaltung.
Vorteile der Verwendung von einem Dokumentenmanagementsystem
„Freiheit“ ist der am häufigsten genannte Vorteil der Nutzer von Dokumentenmanagement Software. Diese Freiheit beruht vor allem auf der "Leichtigkeit", die mit der Papierlosigkeit in der Dokumentenorganisation über ein Dokumentenmanagementsystem verbunden ist.
Diese "Leichtigkeit" hat auch die mühsamen Prozesse des Faxens, des Suchens nach Informationen über einen längeren Zeitraum, des manuellen Umgangs mit Dokumenten, Formularen und mehr beendet. Die meisten Anwender der Dokumentenorganisation verstanden den Schmerz der Arbeit in einem papierabhängigen Büro nicht, bis diese die Arbeit ohne sie erlebten, und erkannten, dass Papier in gewisser Weise die Handarbeit am Leben hielt - selbst in der Welt des Angestellten. Die meisten Informationen der Welt wurden in den letzten drei Jahren erstellt, und ein erheblicher Teil davon ist in digitalen Formaten enthalten. Die Darstellung von Dokumenten ist nur der erste Schritt bei der Organisation digitaler Informationen. Ohne ein Dokumentenmanagementsystem zur Automatisierung, Sicherung und Potenzierung des Wertes von Dokumenten als geschäftskritische Vermögenswerte für ein Unternehmen werden die in diesen Dokumenten enthaltenen Informationen nicht ihren vollen Wert erreichen.
Ein Dokumentenmanagementsystem bedeutet freie Zeit
Wenn es um die Arbeit geht, ist Zeit praktisch so wichtig wie der Umsatz des Unternehmens und die Opportunitätskosten belegen dies: Je mehr Zeit Mitarbeiter mit administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit der Dokumentenorganisation verbringen, wie zum Beispiel dem Gang zum Faxgerät, Drucker und Aktenschränken, desto weniger werden diese für das Fachwissen bezahlt, das ihre Rolle definiert, und das schmälert ihren Wert für das Unternehmen, egal wie talentiert die Mitarbeiter sind.
Je mehr Zeit Mitarbeiter bei der Arbeit haben, um das zu tun, was wichtig ist, desto effektiver können sie diese Zeit nutzen. Obwohl viele Menschen Arbeitsunterbrechungen durch Dokumentenorganisation als "Teil ihrer Arbeit" betrachten, muss es mit der richtigen Technologie nicht so sein. Das Vertrauen in ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem, um diese Ineffizienzen zu überwinden, kann buchstäblich die Entwicklung des Berufslebens und der Unternehmen verändern. Dokumentenverwirrung ist die Hauptursache für organisatorisches Chaos, und ohne die Mittel zur Verwaltung und der Dokumentenorganisation wird es für Unternehmen kaum oder gar keine Mittel geben, um die Informationssicherheit zu erhalten, die sie in der heutigen Ära der digitalen Transformation benötigen.
Einfachheit eines Dokumentenmanagementsystems
Convenience ist nicht nur für verbraucherorientierte Technologien gedacht - sie hat sich auch in kleinen und mittleren Unternehmen etabliert. Cloud-basierte Dokumentenmanagementsysteme und die dazugehörigen mobilen Apps ermöglichen beispielsweise den Zugriff auf Dateien, die Zusammenarbeit, die Verfolgung und den sicheren Versand vertraulicher Informationen von überall dort, wo eine Internetverbindung besteht. Das eingebaute Webportal eines Dokumentenmanagementsystems bietet den Benutzern auch die Möglichkeit, sehr große Dateisets sicher über ihr Handy auszutauschen. Obwohl Barrierefreiheit und Sicherheit einst als sich gegenseitig ausschließende Vorteile von Technologielösungen angesehen wurden, vereint das Dokumentenmanagementsystem jeden dieser Vorteile in einer einzigen funktionalen Lösung.
DMS als Selbstverständlichkeit
Sicherheitsverletzungen, Informationslecks und andere Datenkatastrophen prägten die Schlagzeilen im Jahr 2017 und haben auch 2018 mehrere Schlagzeilen gemacht. Die meisten dieser Verstöße waren jedoch das Ergebnis eines schlechten internen Informationsmanagements. Ein elektronisches DMS bietet die Werkzeuge, um Informationen sowohl im Büro als auch zu Hause und überall dort, wo man eine Internetverbindung hat, sicher zu halten. Wiederkehrende 24-Stunden-Datensicherung, sichere Webserver, 256-AES (Advanced Encryption Standard) Verschlüsselung für Daten während der Übertragung und Datenspeicherung mit mehreren künstlichen und physischen Präsenzpunkten sind nur einige der beruhigenden Eigenschaften, die ein erstklassiges Dokumentenmanagementsystem ermöglicht. Darüber hinaus mildert die rollenbasierte Benutzerrechtefunktion der Dokumentenmanagement-Software die Angst vor dem Anstieg interner Datenschutzverletzungen, die mehr als die Hälfte aller Datenschutzverletzungen in den letzten zwei Jahrzehnten ausmachten. Unternehmen, die es nicht schaffen, den Anstieg interner Datenschutzverletzungen mit eigenen Lösungen zu unterdrücken, werden in zunehmendem Maße Opfer interner Datenschutzverletzungen. Im Jahr 2017 wurde Ransomware auch für Unternehmen zu einem bedeutenden Problem. Die Technologien zur Dokumentenautomatisierung ebnen jedoch Unternehmen neue Wege zur Bekämpfung von Ransomware-Angriffen.
Professionelleres Wachstum
Die Produkttypen von Dokumentenmanagementsystemen lassen sich wie folgt unterteilen:
Online/Cloud: Eine Cloud-basierte Dokumentenmanagement Software, mit der man von überall dort arbeiten kann, wo es eine Internetverbindung gibt. Der Zugriff auf Daten und Konten erfolgt bei diesem Dokumentenmanagementsystem über einen Webbrowser. Der Zugriff auf Dateien ist jederzeit und überall, sicher und zuverlässig möglich.
Desktop/On-Premise: Eine Dokumentenmanagement Software vor Ort mit großer Bandbreite, die auf internen Servern läuft. Auf den Arbeitsplatz-PCs erfolgt eine Installation der Client/Server-Software. Die Daten vom Dokumentenmanagementsystem befinden sich auf einem lokalen Server.
Unterschiede zwischen Online- und Desktop-Versionen
Entgegen der landläufigen Meinung erfordern Desktop/On-Premise DMS-Produkte nicht unbedingt die von einer internen IT-Abteilung geforderte Wartung und Pflege des Netzwerks vor Ort, da viele Anbieter weiterhin an der Wartung der Vor-Ort-Technologie beteiligt sind. Während die Dokumentenverwaltungssystem-Produkte vor Ort darauf ausgelegt sind, sich in die bereits bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmens zu integrieren und mit dieser zu synchronisieren, erfordert das Online-/Cloud-basierte Dokumentenverwaltungssystem nicht den gleichen Planungsaufwand auf der Implementierungsebene. Eine weitere Facette des Einkaufs, die häufig übersehen wird, sind die höheren Strom- und Wartungskosten, die mit der On-Premise DMS Software verbunden sind.
Manchmal verwendet, um mehr als ein einzelnes Dokumentenverwaltungssystem-Produkt zu beschreiben, kann der Begriff On-Premise eine Reihe von Produkten von Drittanbietern umfassen, die von anderen Softwareanbietern erworben wurden. Die On-Premise-Lösungen selbst benötigen jedoch Serverhardware im Gegensatz zu ihren Online-, Cloud-basierten Pendants.
Ein Online-Dokumentenmanagementsystem auf Cloud-Basis ist wohl das funktionellste und sicherste der im DMS-Produktportfolio angebotenen Modelle, da es die Probleme der Desktop-Kompatibilität überwindet, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, die Nischenbetriebssysteme (außer Windows) auf ihren Computern verwenden. Diese elektronischen Produkte werden auf dem Netzwerkserver des Software-Anbieters gehostet, der für die Käufer von überall zugänglich ist, wo eine Internetverbindung verfügbar ist - oft über mobile Anwendungen und Mac-Betriebssysteme. Die Cloud ist auch für geschäftskritische Phasen des Unternehmenswachstums günstiger und ermöglicht eine stärkere Senkung der Betriebskosten im Vergleich zu On-Premise DMS.
Obwohl On-Premise Dokumentenmanagement-Systemlösungen für DMS-Neulinge in der Regel einfacher zu verstehen sind, ist zu beachten, dass Online-DMS-Lösungen in der Regel über modernere Funktionen verfügen. Trotz dieser modernen Funktionen stellen größere Unternehmen manchmal fest, dass die Bandbreite der Cloud begrenzt ist - was die höheren Vorlaufkosten von On-Premise-Lösungen und die für den Betrieb erforderliche Leistung wirtschaftlich vertretbar macht.
Die Cloud (häufig als Software as a Service oder SaaS bezeichnet) ist nicht so immateriell, wie ihr Name vermuten lässt - sie ist vielmehr eine globale Infrastruktur, die viele verschiedene materielle Bereiche (zum Beispiel stark gesicherte Rechenzentren) auf der ganzen Welt einnimmt und die erhöhte Sicherheit, Zusammenarbeit und Speicherbandbreite integriert, die durch die zunehmende Komplexität und Menge an Informationen kleiner bis mittlerer Unternehmen erforderlich ist.
Eines der attraktivsten Merkmale der Online-/Cloud-basierten DMS Software ist, wie deren Anbieter den eigenen Speicherplatz, die erhöhte Sicherheit und die hyperkollaborativen Tools zu sehr niedrigen Preisen zur Verfügung stellen, ohne die Käufer zur Anpassung an die neue Informationsarchitektur zu zwingen. Einige der am häufigsten verwendeten Cloud-basierten DMS-Produkte bieten den Nutzern sogar Zugriff auf mehrere Server, ohne zu viel Platz im Büro oder zu Hause zu belegen, und bieten gleichzeitig Flexibilität für die IT-Abteilung des Unternehmens. Dies ist jedoch nur ein Ausgangspunkt für die Unterschiede zwischen On-Premise- und Cloud-basiertem DMS Software und sollte nicht als Ersatz für einen umfassenderen Vergleich verwendet werden.
Unterscheidung von DMS Software und Consumer-Grade-Technologien
Viele Verbraucher wurden bereits papierlos bevor Unternehmen ihre Bemühungen hierzu überhaupt aufeinander abstimmten. Es gibt einige verständliche Verwirrung darüber, wie sich aufstrebende, kommerzielle Technologien wie das Dokumentenmanagementsystem von denen der Consumer-Grade-Technologien unterscheiden.
Obwohl ein Dokumentenmanagementsystem das Wort "Enterprise" nicht im Namen trägt, wird DMS Software im Gegensatz zu Enterprise Content Management (ECM) immer noch als unternehmensweite Technologie eingestuft, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen. Diese Unterscheidung ist für das Verständnis der Funktionalität von DMS Software ebenso wichtig wie für die Sicherstellung, dass ein Unternehmen die Technologie implementiert, die es zur Verbesserung der internen Prozesse benötigt.
Viele Consumer-Grade-Lösungen ermöglichen es den Käufern beispielsweise Informationen in der Cloud primär zu speichern, zu komprimieren und für den zukünftigen Zugriff auszutauschen. Dies sind erschwingliche Funktionen für fast jeden Verbraucher. Da es sich bei diesen Technologien um einfache Erweiterungen eines Dateiservers handelt, denken viele, dass ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem diesen Technologien ähnlich ist und nur mit der Bandbreite eines gemeinsamen Laufwerks funktioniert, die man auf einem typischen Betriebssystem finden würde. Diese Annahme wird jedoch der Breite der Vielseitigkeit und Funktionalität von DMS Software nicht gerecht.
So ist beispielsweise die einzige Sicherheit, die einige freie Consumer-Grade-Technologien bieten, eine erforderliche Anmeldung am System. Selbst wenn DMS Software mit der Technologie eines verschlüsselten Flash-Laufwerks verglichen wird, würde es immer noch nicht auf die grundlegenden, standardmäßigen Sicherheitsmerkmale des traditionellen DMS hinauslaufen - denn dieses Flash-Laufwerk muss, abhängig von den Transaktionen eines Unternehmens, möglicherweise per Post an eine physische Adresse, nach Hause oder ins Geschäft geliefert werden, was die Schleusen für menschliche Fehler im Postprozess öffnet, wie zum Beispiel das Senden an falsche Adressen oder die potenzielle Beschädigung des Flash-Laufwerks bei schlechtem Versand und Handhabung.
Obwohl sowohl Cloud-basierte Lösungen auf Verbraucher- als auch auf Enterprise-Niveau ähnliche Vorteile bieten, leistet DMS Software weit mehr, selbst wenn man sie nur aus der Sicht ihrer Sicherheitsmerkmale betrachtet.
So ist beispielsweise DMS Software so konzipiert, dass es die Einhaltung der Compliance aus organisatorischer Sicht über integrierte Netzwerksicherheitsfunktionen, organisatorisch optimierte Workflows und hochverschlüsselte Client-sharing-Portale für sensible Informationen während der Übertragung oder im Ruhezustand, ob intern oder extern, ermöglicht. Diese Funktionen leisten weit mehr als die Bedürfnisse der Verbraucher - sie helfen Unternehmen, die Klagen zu vermeiden, die durch das Abfangen und Verfälschen sensibler Informationen entstehen.
Darüber hinaus helfen DMS-Lösungen als unternehmensweite Technologien, die richtigen Dokumente, Formulare und Daten sehr schnell abzurufen und regelmäßige, automatisierte Backups in Rechenzentren mit mehreren Präsenzorten bereitzustellen, was die Verletzung von Unternehmens- oder Unternehmensinformationen nahezu unmöglich macht. Diese dokumentenmanagementsystemspezifischen Backup-Funktionen gewährleisten auch die Informationskontinuität für Unternehmen im Falle von Naturkatastrophen oder Büroeinbrüchen, unabhängig davon, ob sie an einem zentralen oder entfernten Standort stattfinden. Darüber hinaus ist die Speicherkapazität von Enterprise-Lösungen weitaus höher als die von Consumer-Grade-Technologien.
Obwohl das typische Dokumentenmanagementsystem teurer ist als Consumer-Grade-Technologien, hat es eine höhere vergleichende Kosteneffizienz, da seine Funktionen so konzipiert sind, dass sie ganze Unternehmen und nicht nur Haushalte unterstützen.
Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit
Obwohl es weltweit Dutzende von Anbietern von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen für kleine und mittlere Unternehmen gibt, unterscheiden sich die meisten dieser Anbieter in Bezug auf drei Kundenvorteile: Sicherheit, Preis und Benutzerfreundlichkeit. Zur Benutzerfreundlichkeit zählen ganz klar individuelle Anpassungen an das Unternehmen, beispielsweise durch entsprechende Module. Die Bedeutung aller drei Vorteile kann nicht unterschätzt werden. Darüber hinaus beziehen sich diese Vorteile zu einem großen Teil auf das gesamte Spektrum der DMS Software-Produkte, die zuvor in diesem Abschnitt beschrieben wurden.