Das Dokumentenmanagementsystem
In der Industrie, Medizin, Logistik und weiteren komplexer werdenden Bereichen steigen die Anforderungen der Kunden immer stärker an. Das Ziel des Systemengineering ist es, die gewünschten Kundenanforderungen in der gesamten Problemlösung von neu zu erschaffenden Systemen zu erfüllen. Dazu muss das zu liefernde System zuerst in die nötigen Subsysteme unterteilt werden. Nur wenn sämtlich wichtige Ebenen lückenlos einbezogen wurden, kann das Gesamtsystem einwandfrei und lückenlos funktionieren. Eine effiziente Dokumentenerfassung und spezielle Software für die Koordination der benötigten Dokumente, um die Einhaltung der neuesten Normen, Richtlinien und Standard-Regelungen ist dabei unumgänglich, damit eine Kosteneffizienz und ein limitierter Zeitrahmen eingehalten werden können.
Die Verwaltung von elektronischen Dokumenten werden in einem Dokumentenverwaltungssystem erfasst, verändert, aktualisiert gespeichert und verwaltet. Dabei müssen die ursprünglich papiergebundenen Schriftstücke vorerst in die digitalisierte Form gebracht werden. Damit im Dokumentenmanagementsystem ein vereinfachter Zugriff, automatisierte Dokumentenerfassung und eine systematische Organisation möglich ist. Dazu leistet die äußerst hilfreiche Dokumentenmanagement Software wertvolle Dienste.
Wer heute wettbewerbsfähig sein will, sorgt dafür, dass Stapel von Papierdokumenten in Archiven im Zeitalter der fortgeschrittenen Digitalisierung der Vergangenheit angehören. Dazu werden sämtliche Dokumente in Papierform mittels Scanner in die digitale und somit elektronisch verarbeitende Form gebracht. Das papierlose Büro bietet zeitgemäßes Nutzbarmachen von wichtigen Dokumenten. Mit speziell entwickelter DMS Software werden die digitalen Dokumente unterschiedlichster Bereiche flexibel strukturiert und automatisch erfasst. In Kürze sind sämtliche Daten auf dem aktuellsten Stand, sofort abrufbar für eine weitere Verarbeitung. Dabei ist speziell auf ein einfaches Auffinden der zahlreich erfassten und zu verwaltenden Dokumente zu achten.
Das Dokumentenmanagement in Unternehmen muss unterschiedliche gesetzliche Vorschriften einhalten. In diesem Zusammenhang erleichtern zweckbestimmend entwickelte Dokumentenmanagement Software und vereinfachte Dokumentenerfassung die gesetzliche Einhaltung von Archivierungsfristen, Datenschutz und Revisionssicherheit enorm.
Das Handelsgesetzbuch für das Führen von Büchern und Aufzeichnungen HGB, sieht einige rechtliche Anforderungen in der Archivierung und Verarbeitung von Dokumenten in papier- und digitaler Form vor, je nach Dokumentenart. Deutsche Verwaltungsvorschriften in GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und in GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) regeln wichtige Grundlagen, welche ordnungsmäßige Anwendung im Handelsrecht, Steuerrecht und Steuerverfahrensrecht findet. Diese Regelungen müssen entsprechend in dem angewandten Dokumentenmanagementsystem strikt eingehalten und laufend aktualisiert werden.
Vorteilhafter Einsatz des DMS
Die digitale Dokumentenerfassung betrifft heute sämtliche Unternehmen für eine zeitsparende Verarbeitung administrativer Prozesse. Ein Dokumentenmanagementsystem wird von dafür speziell entwickelter Dokumentenmanagement Software wirtschaftlich verwaltet. Die stets komplexer werdenden Bestimmungen in Form von diverser Dokumentenvielfalt kann übersichtlich und flexibel gehandhabt werden. Für vernetzte Projekte, wo unterschiedliche Ebenen und Funktionen zur Anwendung gelangen, ist eine leistungsstarke DMS Software unumgänglich.
Besonders in Industrie, Engineering, Medizin, Elektronik, Forschung und Entwicklung sowie in der immer anspruchsvolleren internationalen Logistik ist der Einsatz von einem intelligenten Dokumentenverwaltungssystem unbedingt erforderlich. Nur auf diese hilfreiche Weise können speziell Zeit und Kosten massiv eingespart werden. Darüber hinaus würden eintretende Fehler und Doppelspurigkeiten die Produktionskosten enorm belasten und unnötig verteuern. Rechtliche Missachtung kann zu Strafen führen. Am Ende geht ein wertvoller Kunde an die Konkurrenz verloren. Diese gravierenden Folgen können mit einer einfach zu handhabenden DMS Software leicht umgangen werden.
Komplexe Problemlösungen können Mithilfe der leichten Implementierung von wichtigen Schnittstellen vereinfacht werden. Das moderne Dokumentenmanagementsystem bietet eine einfache Bearbeitung und Verwaltung sämtlich relevanter Projektdokumente. Das nahtlose Protokollieren von Veränderungen beugt Manipulationen vor und sorgt für ein striktes. Die Kontrolle und Steuerung von diversen Zugriffsberechtigungen garantieren, dass die richtigen Spezialisten auf die wichtigen Dokumente schnell und zielgerichtet zugreifen können. Damit wird ein unbefugtes Nutzen im gesamten Dokumentenmanagementsystem wirkungsvoll verhindert. Laufende Veränderungen und Bearbeitungen an Dokumenten werden lückenlos gespeichert und protokolliert. Auf diese Weise wird das Originaldokument stets auffindbar und nachvollziehbar dokumentiert. Bei eventuellen Unstimmigkeiten können der Administrator und die vorgenommenen Veränderungen übersichtlich und zuverlässig nachvollzogen werden.
Effizienter Einsatz eines DMS im Unternehmen
Jedes Unternehmen benötigt unterschiedliche Dokumentenverwaltungssysteme. In digitaler Form erfasste und verarbeitete Daten von Kunden, Patienten, Lieferanten, Personal, Projekte, Anlagen, Maschinen und Verträge müssen unterschiedliche gesetzliche und reglementarische Anforderungen erfüllen. Zudem werden die Daten nicht von allen Mitarbeitern im Unternehmen gleichbedeutend zur Verfügung gestellt. Daneben müssen ausreichende Datensicherheit und voll umfangreicher Datenschutz gewährleistet werden. Vernetzte Zugriffe können unter Kontrolle gewährleistet werden. Wichtige Schnittstellen gewährleisten projektübergreifende Aktionen, welche komplexe Systemlösungen vereinfachen und für ein reibungsloses Funktionieren sorgen.
Die unzähligen Dokumente müssen laufend an die aktuellen Richtlinien und an veränderte Gegebenheiten angepasst werden. Zudem ist es notwendig sofort auf diese relevanten Daten zugreifen zu können, damit jeder Arbeitsprozess wirtschaftlich getragen werden kann. Dazu sind hohe Anforderungen an die DMS Software zu stellen. Eine vereinheitlichte Aktenstruktur mit Automatismen gewährt einen schnellen Zugriff und eine einfache Auffindbarkeit. Die Akten können gleichzeitig von mehreren Personen flexibel bearbeitet werden. Mit der Abspeicherung nachfolgender Versionen wird die elementare Rückverfolgung und Historie konsequent eingehalten. Die einfache Handhabung der wichtigen Zugriffskontrolle regelt die interne Nutzung von Daten für die betreffenden Mitarbeiter.
Einem einheitlichen und automatisierten Dokumentenverwaltungssystem kommt in der heutigen dynamischen Wirtschaft eine große und wichtige Bedeutung zu. Nur Unternehmen, welche in ein aktuell notwendiges Dokumentenverwaltungssystem investieren, können dem harten Konkurrenzkampf erfolgreich begegnen. Der dynamische Wettbewerb setzt immer schnellere und vermehrte ökonomische Akzente. Ohne Digitalisierung von Büro und Dokumenten im ökonomischen Einsatz effektiver Dokumentenmanagement Software hat die Unternehmung bereits verloren.
Intelligentes Dokumentenmanagementsystem Dank effizienter DMS Software
Das zeitgemäß papierlose Büro mit digitalem Dokumentenverwaltungssystem erfährt immer komplexere Anforderungen. Zudem sind gesetzliche Regelungen für bestimmte Dokumente laufend zu aktualisieren und entsprechend einzuhalten. Eine breite Dokumentenvielfalt im Systemengineering sorgt für unübersichtliche Verhältnisse. Den hohen Kundenanforderungen kann nur mit strengem Qualitätsmanagement und intelligenten Systemen kostensparend und zeitnah begegnet werden.
Eintretende Fehler mangels systematischem Vorgehen können schnell hohe unnötige Kosten verursachen. Zudem wird riskiert wichtige Kunden an die Konkurrenz zu verlieren. Ein Unternehmen, das wettbewerbsfähig sein will, profitiert von den wertvollen Vorteilen einer einfach zu handhabenden Dokumentenmanagement Software. Ein schneller und übersichtlicher Zugriff auf die wichtigen Dokumente während komplexer Projekte gewährleistet ein lückenloses Integrieren sämtlicher Teilsysteme zur absoluten Zufriedenheit der Kunden. Die clevere DMS Software sorgt für die nötige Struktur, Vollständigkeit der Abläufe und schnelle Auffindbarkeit der gesuchten Dokumente.
Hohe Normanforderungen werden problemlos eingehalten. Datensicherheit und Datenschutz wird mit leichter Zugriffskontrolle steuerbar. Automatisierte Dokumentenerfassung mit System sorgt für die nötige Übersichtlichkeit mit Struktur und schnellem Zugriff. Wichtige Schnittstellen können einfach integriert werden zur lückenlosen Gesamtlösung. Erfolgreiche Unternehmen wissen um die vorteilhafte DMS Software mit Köpfchen.
Quellen:
wikipedia.org (Systems Engineering)
wikipedia.org (Dokumentenmanagement)
HINWEIS: Die im Text geschilderten Verhaltensweisen und Vorgehen sind beispielhaft für Dokumentenmanagement Software anzusehen und beschreiben kein bestimmtes Produkt der PLATO AG.