Doch wo soll man bei der Auswahl einer Dokumentenorganisation anfangen? Schließlich gibt es eine große Anzahl unterschiedlicher Systeme und Anbieter. Dieser Leitfaden hilft potenziellen Anwendern die Grundlagen eines Dokumentenmanagementsystems zu verstehen und das richtige Dokumentenverwaltungssystem auszuwählen.
So funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem
Ein Dokumentenmanagementsystem ist im Wesentlichen ein elektronischer Aktenschrank. Auf Grundlage dieses Systems kann ein Unternehmen alle digitalen und Papierdokumente organisieren. Beliebige Dokumente lassen sich mit einem Scanner direkt in das Dokumentenmanagementsystem hochladen. Bei einem Dokumentenverwaltungssystem können Benutzer Metadaten und Tags eingeben, nach denen sich alle gespeicherten Dateien organisieren lassen.
Die meisten Dokumentverwaltungsprogramme verfügen über eine integrierte Suchmaschine, mit der Benutzer selbst in den umfangreichsten Dokumentbibliotheken schnell navigieren können, um auf die entsprechende Datei zuzugreifen. Durch spezielle Berechtigungseinstellungen ist gewährleistet, dass nur berechtigte Personen auf die Dokumente zugreifen können.
Dies sind einige der wichtigsten Funktionen zur Dokumentenverwaltung:
- Speicherung verschiedener Dokumenttypen, einschließlich Textverarbeitungsdateien, E-Mails, PDFs und Tabellenkalkulationen
- Schlagwortsuche
- Finden von Dokumenten in Sekunden
- Berechtigter Zugriff auf bestimmte Dokumente
- Überwachungstools, um festzustellen, welche Benutzer auf welche Dokumente zugreifen
- Versions-Tools, die Änderungen an Dokumenten nachverfolgen und alte Versionen wiederherstellen
- Überwachung, wann veraltete Dokumente gelöscht werden können
- Unterstützung für Mobilgeräte für den Zugriff auf Dokumente, die Bearbeitung und den Austausch von Dokumenten
- Sicherheits-Funktionen schützen die Dokumente vor unbefugtem Zugriff oder Änderung
- Workflow-Funktionen erleichtern mühsame manuelle Prozesse wie das Ablegen von Dokumenten durch Automatisierung
- Sicherung von Dateien und Notfall-Wiederherstellung
Die Auswahl des richtigen Dokumentenmanagement Software beginnt mit einer genauen Einschätzung der organisatorischen Anforderungen. Eine der größten Entscheidungen, die schon am Anfang getroffen werden muss, ist die Frage, ob ein lokales oder ein Cloud-basiertes Dokumentenverwaltungssystem gewünscht wird. Beide Systeme bieten dieselbe Funktionalität, es gibt jedoch einige wesentliche Unterschiede in der Art und Weise, wie die DMS Software Wartungsarbeiten durchführt und die Daten gespeichert werden.
Lokales Dokumentenmanagementsystem
Wird für die Dokumentenorganisation eine lokale Lösung bevorzugt, wird für die Speicherung der Dokumente ein eigener Server benötigt. Das bedeutet auch: Das Unternehmen ist für die Wartung, Sicherheit und Sicherung der Daten verantwortlich (sofern die Software und der Server nicht von einer Fremdfirma vor Ort installiert werden). Diese Option ist in der Regel für größere Unternehmen mit dedizierten IT-Ressourcen aufgrund der höheren technischen Anforderungen sinnvoll. Dafür besitzt die Organisation die direkte Kontrolle über ihr eigenes System. Der technische Support und Softwareupdates des Anbieters hängen normalerweise davon ab, ob das jährliche Abonnement-Paket der DMS Software kontinuierlich erneuert wird.
Vorteile: Bei einem selbst gehosteten Dokumentenverwaltungssystems hat ein Unternehmen immer die volle Kontrolle über dieses System, was sicher zu den größten Vorteilen zählt. Es muss sich nicht darauf verlassen, dass der Anbieter das System am Laufen hält. Diese Dokumentenorganisation ist außerdem nicht vom Internet abhängig. Auch wenn die Online-Verbindung unterbrochen wird, besteht weiterhin Zugriff auf alle Dokumente.
Nachteile: Der Nachteil dieser Dokumentenorganisation sind die hohen Vorabkosten für die Hardware sowie die zusätzlichen jährlichen Kosten für Software-Updates. Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass ein ordnungsgemäßes Sicherungssystem vorhanden ist, da die Dateien nicht automatisch in der Cloud gespeichert werden. Es ist außerdem möglich, dass nicht alle selbst gehosteten DMS mit Windows- als auch Mac-Computern zusammenarbeiten. Viele sind nur mit einem der Betriebs- und Dateisysteme kompatibel. Zudem benötigt ein eigener Server einen entsprechenden Platz im Unternehmen, an dem Hardware gefahrlos betrieben werden kann und welcher aus Sicherheitsaspekten nicht für jeden zugänglich ist.
Cloud-basiertes Dokumentenmanagementsystem
Cloud-basierte DMS Software wird von einem Anbieter gehostet und einem Unternehmen online zur Verfügung gestellt. Für diese Organisation von Dokumenten wird in der Regel eine monatliche oder jährliche Gebühr erhoben, die alle Wartungs- und Softwareupdates umfasst. Abhängig vom gewählten System, dem Speicherplatz und den benötigten Funktionen kann der Preis für Cloud-basierte Systeme stark variieren.
Vorteile: Die größten Vorteile dieser Lösung bestehen darin, dass kein eigenes IT-Team benötigt wird, um die Software zu installieren und ordnungsgemäß zu betreiben. Außerdem entfallen die hohen Vorabkosten für die erforderliche Hardware, welche zudem einen entsprechenden Platz in den Räumlichkeiten des Unternehmens benötigt. Personen, die Zugriffsrechte haben, können von jedem Ort mit Internet-Zugang auf das Dokumentenmanagementsystem zugreifen. Dies macht sich besonders bei vielen Außerterminen bezahlt. Das Unternehmen muss sich nicht um die Sicherung der Daten kümmern, da dieses vom Anbieter der Cloud automatisch vorgenommen wird. Dieses ist auch für rechtliche Aspekte innerhalb des Sicherungsprozesses zuständig.
Nachteile: Bei einem Cloud-basierten Dokumentenmanagementsystem sind Unternehmen an einen Provider gebunden, der das System am Laufen hält. Hat dieser Anbieter zum Beispiel ein Problem mit seinem Rechenzentrum, kann ein Unternehmen möglicherweise erst dann auf die Dateien zugreifen, wenn die Situation behoben ist. Auch wenn die Internet-Verbindung ausfällt, gibt es keinen Zugang zu den Daten.
Worauf man bei einem Dokumentenmanagementsystem achten sollte
Bei der Auswahl eines Dokumentenverwaltungssystems und Dokumentenmanagement Software sind einige wichtige Funktionen zu beachten. Vorab sollten die Bedürfnisse ausführlich diskutiert werden, die technischen Spezifikationen festgelegt und die Preise verglichen werden. Eine gute Dokumentenmanagement Software sollte folgende Möglichkeiten bieten:
- Dateistruktur: Das System sollte eine sinnvolle und benutzerfreundliche Dateistruktur bieten, wie zum Beispiel ein Schrank-Schubladen-Ordner-Ansatz.
- Suchen: Die Dokumentenmanagement Software sollte eine Vielzahl von Optionen zum schnellen Auffinden von Dateien zu Verfügung stellen. Gesucht werden sollte nicht nur nach dem Dateinamen, sondern am besten auch nach dem Inhalt einer Datei, dem Datum der letzten Änderung, dem Dateityp und viele andere Kriterien.
- Benutzerfreundlichkeit: Die DMS Software sollte für die Mitarbeiter einfach zu bedienen sein. Ist die Navigation mit der DMS Software zu schwierig, stört das die täglichen Abläufe und kann zu Verwirrung führen.
- Mobiler Zugriff: Auf das Dokumentenverwaltungssystem sollte auch über Smartphones und Tablets zugegriffen werden können.
- Integration: Das System sollte sich problemlos in die Programme integrieren lassen, die im Unternehmen bereits verwendet werden, wie zum Beispiel E-Mail-Clients und Software zur Kundenverwaltung.
- Scannen: Die DMS Software sollte mit einer Vielzahl von Scannern kompatibel sein.
- Sicherheit: Mit Hilfe der Dokumentenmanagement Software sollte es möglich sein, den Kreis der Personen einzuschränken und zu bestimmen, wer bestimmte Ordner und Dateien sehen kann. Das Unternehmen sollte in der Lage sein, Zugriffsberechtigungen für einzelne Mitarbeiter oder Arbeitsgruppen festzulegen.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Die behördlichen Vorschriften verlangen die Speicherung und Pflege verschiedener Arten von Daten und Dokumenten. Die Anforderungen sind oft sehr komplex. Eine gute Dokumentenmanagement Software hilft dabei, die Einhaltung der Regeln mithilfe von Checklisten, Standardformularen und automatischer Organisation sicherzustellen.
Fazit: Für die Verwaltung von Dokumenten ist ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem schon aus Kostengründen von großem Vorteil. Dokumente können Geschäftsgeheimnisse und andere vertrauliche Daten wie Produktformeln oder persönliche Daten von Mitarbeitern enthalten. Wenn Unbefugte Zugang zu diesen Dokumenten erhalten, kann dies zu geschäftlichen oder rechtlichen Schäden führen. Ein Dokumentenverwaltungssystem stellt sicher, dass nur befugte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können.
Quellen:
de.wikipedia.org (Dokumentenmanagement)
uk.pcmag.com (The Best Document Management Software for 2019)
HINWEIS: Die im Text geschilderten Verhaltensweisen und Vorgehen sind beispielhaft für Dokumentenmanagement Software anzusehen und beschreiben kein bestimmtes Produkt der PLATO AG.