Digitalisierung mittels DMS Software
Richtlinien für ein Dokumentenmanagementsystem
Digitale Dokumente müssen rechtlich die gleichen Anforderungen wie ausgedruckte Dokumente auf Papier erfüllen. Im Handelsgesetzbuch regeln die Paragraphen 238 bis 241 sowie 257 bis 261 die Buchführung. Weitere Vorschriften für den Umgang mit elektronischen Aufzeichnungen sind in den Paragraphen 140 bis 148 der Abgabenordnung geregelt. Ziel solcher Vorschriften ist es, mit DMS Software erstellte und verwaltete Dokumente ordnungsgemäß digital zu archivieren und nach Bedarf juristisch und steuerlich zu verwenden. Unter Beachtung der Regelungen ist die Software für die Dokumentenverwaltung so aufgebaut, dass automatisch alle gültigen Anforderungen erfüllt werden.
Ein Schlagwort bei den Richtlinien für ein Dokumentenmanagementsystem ist Revisionssicherheit. Eine Version eines elektronischen Dokuments muss absolut unveränderlich archiviert werden. Erlaubte Änderungen im Archivsystem werden vom System protokolliert. Dabei bleibt die Spur zu früheren Versionen eines Dokuments nachvollziehbar. Der Empfänger des Originals kann revisionsrelevante Daten elektronisch gegen unerlaubte Manipulationen schützen.
Geregelt sind in den Richtlinien für DMS Software auch Fristen zur Archivierung. Hier kommt unter anderem der Begriff "zeitnah" vor. Dieser ist aber stets systemabhängig zu betrachten und beschreibt grob, dass Dokumente sich zügig wiederfinden und reproduzieren lassen müssen. Für sechs bis zehn Jahre müssen die revisionssicher archivierten Dokumente elektronisch aufbewahrt bleiben. Ein großer Fortschritt durch ein Dokumentenmanagementsystem ist im Hinblick auf papierbasierte Originale erzielt: Außer GuV (Gewinn- und Verlustrechnung) und Bilanzen dürfen diese Papierdokumente unmittelbar nach ihrer Digitalisierung vernichtet werden.
Einsatzgebiete für DMS Software
In Kanzleien und Behörden sowie Unternehmen aus Industrie und Handwerk beschleunigt DMS Software den Informationsfluss. Dokumente werden virtuell statt körperlich weitergeleitet, aufbewahrt und nach Termin bearbeitet. Wiederkehrende Aufgaben können zügiger abgearbeitet werden. Denn mit einer unternehmensgerechten Dokumentenmanagement Software verringern sich Durchlaufzeiten. Genau dieser Anspruch an zügigere Bearbeitungszeiten besteht in jeder Firma, bei der sich die Digitalisierung bereits in der Entwicklung befindet.
Voraussetzung für die richtige Abarbeitung sind vollständige, unveränderte und indexierte Informationen, die revisionssicher elektronisch archiviert werden. Solche elektronischen Archivierungen finden bei amtlichen oder kaufmännischen Dokumenten, juristischen Vertragsunterlagen oder Steuerdokumenten statt. Auch technische Zeichnungen, Akten von Behörden und selbst wichtige Unterlagen in Privathaushalten werden mit DMS Software fälschungs-, daten- und verlustsicher abgelegt und wiedergefunden.
Bei den Einsatzgebieten von DMS Software müssen hinsichtlich des Dokumentenaufwands Unterschiede betrachtet werden. So gibt es Archive mit ein paar Tausend und solche mit mehreren Millionen Dokumenten. Manche Dokumente sind für ein breites Publikum öffentlich zugänglich, andere nur für einen eingeschränkten Personenkreis vorgesehen. Danach muss sich die verwaltungstechnische Bearbeitung bis hin zum Teilen, Verschlüsseln und Archivieren richten. Im Zuge der immer besseren Softwareentwicklung leistet Dokumentenmanagement Software viel mehr: Sie unterstützt inzwischen auch die Qualitätssicherung, das Leistungs- und Ressourcenmanagement in Unternehmen und Behörden.
Dokumentenmanagementsystem - so kann die Verwendung aussehen
Im Grunde kann mit DMS Software jede Art von Dokumenten wie ein Ausdruck behandelt werden. Nur die Zugriffsart, die Bearbeitung sowie die Möglichkeiten der Archivierung sind deutlich effizienter geworden:
Import von Dokumenten in das elektronische Archiv
Erstellte Dokumente werden zunächst markiert und in die DMS Software verschoben. Dort findet eine Volltextindexierung statt. Möglich ist es nun, weitere Informationen zur Datei zu erfassen. Dokumente können auf Projekteinträgen oder in Tabellengruppen bei anderen Dokumenten abgelegt werden. Hier lassen sie sich jederzeit wiederfinden, egal, ob dies E-Mails, Textdateien, Briefe, Verträge oder kaufmännische Dokumente sind.
Wiederfinden archivierter Dokumente
Die Suche nach einem bestimmten Dokument kann über verschiedene Filter erfolgen. So sucht die DMS Software in Projekten oder Bearbeitungszeiträumen, nach Volltext, Dateiname bzw. Bearbeiter. Es ist möglich, im Zweifel mehrere Suchbegriffe auf einmal vorzugeben. Sodann erscheint entweder das konkrete, herausgefilterte Dokument oder jedes Dokument, auf welches die eingegebenen Filterabfragen passen.
Zugriff auf Dokumente via Internet
Für viele Varianten einer Software zur Dokumentenorganisation gibt es bereits Apps für Tablet und Smartphone. Ist diese auf einem mobilen Endgerät installiert, ist der Zugriff auf freigegebene Archive möglich. Dort können Dokumente gesucht, auf dem mobilen Endgerät verwendet und an andere Empfänger weitergeleitet werden. Angezeigt werden auch hinterlegte Aufgaben zu bestimmten Dokumenten.
Weitere Verwendungen
DMS Software ist außerdem zum Archivieren von Eingangsrechnungen geeignet. Ein aktuell großer Verwendungskreis ist das Digitalisieren von Papierdokumenten. Diese werden gescannt und anschließend elektronisch für die Archivierung aufbereitet. Auch große Papierstapel lassen sich so schnell und revisionssicher umwandeln. Diese Form der elektronischen Archivierung ist außer für Dokumente auch für Bilder und Zeichnungen möglich.
Vorteile der DMS Software bei der Dokumentenorganisation
- Gezielter Zugriff auf wichtige Informationen in Sekundenschnelle
- Bessere Transparenz durch elektronisch überwachte Dokumentenorganisation
- Mit DMS Software qualitativ hochwertige Bearbeitung sämtlicher Vorgänge
- Kostenersparnis durch nicht länger notwendige Kopien an Verteiler
- Verlustreduzierung bei Dokumenten durch die Dokumentensicherheit mit DMS Software
- Geringer Platzbedarf für aufbewahrte und archivierte Dokumente selbst bei sehr großem Datenvolumen in Konzernen
- Ressourcenentlastung - Mitarbeiter können aufwändige Such- und Ablagezeiten durch andere, kreative Projektarbeiten ersetzen
- Dokumentenerstellung, -bearbeitung und -archivierung automatisch gesetzestreu nach Richtlinien
- Unternehmensweit automatische Entwicklung einer Wissensdatenbank, die von allen Mitarbeitern durchsucht und genutzt werden kann
- Einheitlicher Informationsfluss, da mittels Software keine Medienbrüche mehr zu befürchten sind
Fazit:
DMS Software spart Unternehmen durch die elektronische Dokumentenorganisation viel Zeit und Geld. Praktisch verlustfrei werden Informationen archiviert und können je nach Zuordnung jederzeit in Sekundenschnelle wieder abgerufen werden. Mit Hilfe von Apps ist ein Zugriff auf Dokumente in der Dokumentenmanagement Software auch von mobilen Endgeräten wie Smartphone und Tablet möglich.
Quellen:
de.wikipedia.org