Für den optimalen Einsatz von DMS sorgt eine entsprechende Dokumentenmanagement Software. Diese ist bedienerfreundlich und unterstützt den Anwender bei der Verwaltung seiner Dokumente.
Unterstützung in der betrieblichen Organisation
Rechtliche Grundlagen des elektronischen Dokumentenverwaltungssystems
Abhängig von der Art des Dokuments - dies kann z.B. eine Rechnung, ein Bankauszug, eine Bilanz oder ein anderer Beleg sein - knüpft der deutsche Gesetzgeber verschiedene rechtliche Anforderungen an ein Dokumentenmanagementsystem.
Die Vorgaben für eine rechtssichere Aufbewahrung müssen auch von einem elektronischen DMS erfüllt werden. Für die Aufbewahrung von Buchführungs- und Bilanzunterlagen müssen die Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) umgesetzt werden. Steuerrelevante Daten müssen auch digital ordnungsgemäß archiviert werden. Spätere Veränderungen des Dokuments sollen ausgeschlossen werden.
Eine Dokumentenmanagement Software unterstützt die Revisionssicherheit. Bei der elektronischen Speicherung der Daten mit einem DMS-System wird jeder einzelne Bearbeitungsschritt an dem Dokument festgehalten. Wird das Dokument mit dem Posteingangsstempel versehen oder eine Rechnung zur Zahlung freigegeben, können diese Schritte später im System nachvollzogen werden. Auf diese Weise wird jede Art von Manipulation verhindert. Dies spielt besonders für steuerrelevante Belege eine entscheidende Rolle, da diese nach der Dokumentation nicht mehr verhindert werden dürfen.
Originalbelege müssen abhängig von der Art des Dokuments sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden. Wurden diese Belege elektronisch erfasst, können die Originale vernichtet werden. Dies gilt z.B. aber nicht für eine Bilanz oder eine Gewinn-und-Verlustrechnung. Ein gutes Dokumentenverwaltungssystem stellt sicher, dass diese nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
Gründe für DMS
Bei der Verwaltung und Aufbewahrung von geschäftlichen Dokumenten müssen rechtliche Vorschriften eingehalten werden. In der Praxis werden hieran hohe Anforderungen geknüpft, die durch die jeweilige Unternehmensstruktur beeinflusst wird. Die DMS Software unterstützt den Anwender bei der Organisation und sorgt durch ein rechtskonformes Ablagesystem für mehr Rechtssicherheit.
Betriebliche Vorgänge müssen auch zu einem späteren Zeitpunkt noch lückenlos nachvollziehbar sein. Steht eine Betriebsprüfung bevor oder soll zu einem späteren Zeitpunkt eine Rechnung aus dem Vorjahr aus dem Archiv geholt werden, besteht immer die Möglichkeit, dass der Beleg verlorengegangen und nicht wieder aufzufinden ist.
Eine Dokumentenmanagement Software beugt diesem Szenario vor. Durch die elektronische Erfassung und Bearbeitung der Dokumente wird sichergestellt, dass alle Geschäftsdokumente eines Jahres lückenlos verwaltet werden. Hiermit ist auch ein schnelles Auffinden der Belege verbunden.
Vertrauliche Dokumente dürfen nicht für jede Person zugänglich sein. Geschäftliche Zahlen über Umsatz und Kosten sollten nur dem Betriebsinhaber oder der Geschäftsführung bekannt sein. Wird ein Dokument mit diesen Informationen in die falsche Akte abgeheftet oder offen auf dem Schreibtisch liegengelassen, kann es schnell in die falschen Hände geraten.
Eine Dokumentenmanagement Software bietet dem Anwender die Möglichkeit, vertraue Informationen vor dem Zugriff unbefugter Personen zu schützen. Ein Dokumentenverwaltungssystem bietet die Möglichkeit, ein Berechtigungskonzept zu installieren, das auch die Einhaltung des Datenschutzes garantiert.
Lebenszyklus eines Dokuments
Die Verwaltung mit einem Dokumentenmanagementsystem wird an dem Lebenszyklus eines Dokuments ausgerichtet. Das Leben eines Dokuments kann in die folgenden vier Phasen aufgeteilt werden:
- Erstellung des Dokuments
- Freigabe und Veröffentlichung des Dokuments
- Verwendung des Dokuments
- Ablage des Dokuments
Die Erstellung eines elektronischen Dokuments wird mit der Hilfe eines Scanners vorgenommen. Das Papierdokument wird eingescannt und mit der Unterstützung einer intern festgelegten Verschlagwortung in dem hausinternen Dokumentenverwaltungssystem erfasst. Die erfassten Dokumente sind für jeden Mitarbeiter erreichbar, der Zugang zu den Dokumenten bekommt.
Während der Freigabe- und Veröffentlichungsphase können die Dokumente in dem Dokumentenmanagementsystem bearbeitet werden. Dies geschieht z.B. durch das Versehen des Dokuments mit einem Posteingangsstempel. Danach wird der Beleg verwendet. Eine Rechnung wird z.B. an den Kunden geschickt. In einem letzten Schritt wird das elektronische Dokument in dem betriebsinternen Dokumentenmanagementsystem rechtskonform und schreibgeschützt abgelegt.
DMS in Einsatz
Die DMS-Software unterstützt innerbetriebliche Abläufe z.B. in den folgenden Einsatzgebieten:
Beispiel: Steuerberatung
Bekommt eine Steuerberatung den Steuerbescheid eines Mandanten vom Finanzamt zugeschickt, muss die Einspruchsfrist gewahrt werden. Für diesen Fall liefert eine DMS Software optimale Lösungen. Nachdem der Steuerbescheid in dem Dokumentenmanagementsystem erfasst wurde, wird er mit einem Dringlichkeitsvermerk versehen. Der Bearbeiter weiß, dass das Dokument spätestens bis zu diesem Tag bearbeitet sein muss. Gleichzeitig kann das Dokument auch von seinem Chef überwacht werden. Hat der Mitarbeiter den Einspruch an das Finanzamt geschickt, bekommt das Dokument einen Erledigungsvermerk. Der Chef wird hierdurch darüber informiert, dass die Sache erledigt ist.
Beispiel: Arztpraxis
Auch in einer Arztpraxis kann ein Dokumentenmanagementsystem die Arbeit des Arztes und der Sprechstundenhilfen unterstützen. Krankenblätter und wichtige Patienteninformationen werden in der DMS Software erfasst und sind bei Bedarf sofort abrufbar.
Durch die Dokumentenmanagement Software werden die alten Ablagesysteme - wie z.B. Hängeregistermappen, Karteikästen oder Wiedervorlagemappen - überflüssig.
Vorteile einer DMS Software
Mit dem Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems sind die folgenden Vorteile verbunden:
- Die DMS-Software ermöglicht eine zentrale Speicherung der Daten.
- Das Dokumentenverwaltungssystem gewährleistet, dass wichtige Dokumente in kürzester Zeit griffbereit sind.
- Das Dokumentenmanagementsystem trägt dazu bei, dass Suchzeiten reduziert und E-Mail-Postfächer klein gehalten werden.
- Durch den Einsatz der DMS-Software können Archivräume eingespart werden.
- Durch eine Versionskontrolle erhalten die Anwender mehr Revisionssicherheit.
- Durch den Einsatz des Dokumentenmanagementsystems werden die Papierkosten gesenkt.
Fazit
Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems bringt dem Anwender den Vorteil aus seinem Betrieb ein papierloses Büro zu machen. Die Bearbeitung eines Dokuments wird vom Eingang des Belegs bis zur Ablage organisiert.
Der Einsatz eines Dokumentenverwaltungssystems wird durch eine DMS-Software unterstützt. Die Dokumentenmanagement Software gewährleistet eine ordnungsgemäße Ablage der Dokumente, die den gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften entspricht.
Ein Dokumentenmanagementsystem kann die individuellen Anforderungen eines jeden Büros erfüllen. In einer Steuerberaterkanzlei kommt es ebenso zum Einsatz wie in einer Arztpraxis oder in der Lagerverwaltung.
Anwender profitieren von einer rechtssicheren Datenspeicherung und einer Entlastung der innerbetrieblichen Abläufe.