Wichtige Führungsaufgaben innerhalb des Unternehmens
Bei der Umsetzung dieser Aufgaben kommt dem Anforderungsmanagement (auch als Requirements Engineering bezeichnet) eine wichtige Rolle zu. Auf der einen Seite unterstützt das Anforderungsmanagement die Analyse der Kundenbedürfnisse und beantwortet z.B. die Frage, welche Verbesserungen in einem Produktionsprozess umgesetzt werden können. Auf der anderen Seite helfen die Maßnahmen der Unternehmensleitung, die eigenen Unternehmensziele zu erreichen und die Anforderungen der Stakeholder (dies sind z.B. die Aktionäre einer AG) zu erfüllen.
Bestandteile des Anforderungsmanagements
Das Anforderungsmanagement bildet bei jedem Projekt einen wichtigen Bestandteil. Zu einer erfolgreichen Umsetzung muss das Unternehmen darauf achten, dass die Anforderungsdefinition erfüllt ist und auch die Anforderungsverwaltung die notwendige Aufmerksamkeit erhalten hat. Die Anforderungsdefinition setzt sich aus der Anforderungsanalyse, der Anforderungsdokumentation und der Anforderungsvalidierung zusammen. Die Anforderungsverwaltung geht noch weiter. Hier kommen die Maßnahmen des Risikomanagements, des Änderungsmanagements und des Umsetzungsmanagements zur Anwendung.
Neben den genannten Anforderungen muss ein Unternehmen auch das Komplexitätsmanagement im Blick haben. Beim Komplexitätsmanagement geht es darum, Unsicherheiten und Wahrscheinlichkeiten soweit wie möglich einzugrenzen. So wird innerhalb des Komplexitätsmanagement z.B. geklärt, wie wahrscheinlich es ist, dass eine Produktionsmaschine während des Herstellungsprozesses ausfällt.
Maßnahmen des Anforderungsmanagements
Die Anforderungsdefinition umfasst verschiedene Maßnahmen. Die Anforderungsanalyse bildet die Basis für die Entscheidungen, die im Rahmen des Anforderungsmanagements noch zu treffen sind. Im Blickpunkt der Analyse stehen die Bedürfnisse der Kunden und die Anforderungen der Stakeholder an einem wirtschaftlich geführten Betriebsablauf. Ziel der Anforderungsanalyse ist die Prüfung, ob das Unternehmen den von externer Seite gesteckten Anforderungen gerecht werden kann.
Im Rahmen der Anforderungsdokumentation hält das Unternehmen alle Maßnahmen fest, die beim Anforderungsmanagement umgesetzt wurden. Dies dient nicht nur zur Verständlichkeit, sondern auch zum Nachweis. Eine gute Anforderungsdokumentation sollte besonders die folgenden Kriterien erfüllen:
- Alle Informationen sollten eindeutig wiedergegeben werden. Das Dokument darf keine missverständlichen Angaben enthalten.
- Jeder Stakeholder sollte erkennen, dass das Unternehmen seinen Anforderungen gerecht wird. Hierfür ist es u.a. erforderlich, dass das Dokument nur widerspruchsfreie Formulierungen enthält.
- Die Anforderungsdokumentation sollte nachprüfbar sein und konkrete Angaben darüber machen, wie realistisch eine Umsetzung der Anforderungen ist.
- Letztlich muss die Anforderungsdokumentation vollständig sein. Im Idealfall beantwortet sie alle offenen Fragen der Stakeholder.
- Anforderungsvalidierung bedeutet, dass alle Maßnahmen des Anforderungsmanagements ineinander überlaufen.
Im Rahmen der Anforderungsverwaltung kommen die folgenden Maßnahmen zur Anwendung. Das Risikomanagement überprüft alle betrieblichen Abläufe auf Risiken. Die Risiken betreffen nicht nur die Finanzen und die Liquidität des Unternehmens. Mit einer eingehenden Risikoanalyse lassen sich auch Umweltrisiken, technische Risiken, Softwarerisiken und Risiken des Projektmanagements identifizieren. Nach einer Identifizierung des jeweiligen Risikos besteht die Aufgabe des Risikomanagements in einer ausführlichen Analyse der Gefahr, die für das Unternehmen bei Eintritt des Risikos bestehen könnte. Ist die Analyse abgeschlossen, stellt ein funktionierendes Risikomanagement passende Lösungsmodelle zur Verfügung.
Um den externen Anforderungen von Kunden und Stakeholdern gerecht zu werden, muss die Unternehmensleitung häufig Maßnahmen des Änderungsmanagements einsetzen. Alle erforderlichen Änderungen werden zunächst erfasst und bewertet. Um eine spätere Nachverfolgung zu erleichtern, werden alle Änderungen dokumentiert.
Ein wichtiges Kriterium innerhalb des Änderungsmanagements ist der Änderungsantrag. Hieraus gehen alle Informationen strukturiert hervor. Auf diese Weise bildet der Änderungsantrag eine solide Grundlage für die Umsetzung der getroffenen Entscheidungen.
Schließlich fehlt noch das Umsetzungsmanagement. In dieser Phase des Anforderungsmanagements werden die getroffenen Entscheidungen des Änderungsmanagements umgesetzt. Häufig kommt es vor, dass das Unternehmen beim Umsetzungsmanagement eine neue Strategie verfolgt. Dies kann z. B. dadurch bedingt sein, dass die Liquidität des Unternehmens geschont werden soll oder man neue technische Verfahren einsetzt, um den Vorsprung vor den konkurrierenden Unternehmen weiter auszubauen.
Welche Rolle spielt das System Engineering?
Das Systems Engineering setzen Unternehmen zur Ergänzung des Anforderungsmanagements ein. Es unterstützt den betrieblichen Produktionsablauf. Hiervon profitiert auch das Anforderungsmanagement, weil das Systems Engineering besonders zum Einsatz bei komplexen Produktionsabläufen geeignet ist. Stellt ein Unternehmen z.B. Kaffeemaschinen her, handelte es sich vor fünfzig Jahren um ein einfaches Produkt. Heute enthält eine Kaffeemaschine viele elektronische Bestandteile, die in den Produktionsprozess einfließen. Zudem müssen weitere Neuerungen berücksichtigt werde. So kann eine Kaffeemaschine auch selbstständig Milch aufschäumen oder diverse Kaffeekreationen entwickeln. Diese Prozesse werden durch das Systemengineering unterstützt.
Einsatzbereiche des Anforderungsmanagements
Anforderungsmanagement oder Requirements Management werden im unternehmerischen Alltag immer bedeutsamer. Für eine erfolgreiche Einführung muss die Unternehmensleitung das Funktionieren der folgenden Bereiche sicherstellen:
Organisation - Die Unternehmensleitung muss dafür sorgen, dass die Verantwortlichkeiten klar geregelt sind. Leitende Mitarbeiter auf unteren Ebenen müssen sich als starke Projektleiter erweisen. Technologische Aspekte müssen fest in das jeweilige Projekt integriert sein. Was besonders vermieden werden sollte, sind fehlende Instanzen.
Governance - Jeder einzelne Schritt im Anforderungsmanagement muss dokumentiert werden. Das komplette Berichtwesen muss klar und für die Stakeholder eindeutig sein. Der Unternehmensleitung kommt die Aufgabe zu, eine feste Gremienstruktur festzulegen.
Kommunikation - Der Kommunikation beim Anforderungsmanagement kommt ebenfalls eine wichtige Rolle zu. Vorteilhaft ist es, wenn die Informationsverteilung klar definiert ist. Hierfür sorgen unmissverständliche Kommunikationslinien und eine frühzeitige, umfassende Einbindung aller Mitarbeiter. Themenbereiche, die das Anforderungsmanagement nicht betreffen, müssen von vornherein ausgegrenzt werden. Darüber hinaus ist es nicht minder wichtig, dass alle in das Anforderungsmanagement eingebundenen Mitarbeiter engagiert handeln und wissen, worum es geht. Die Zielvorgaben müssen für jeden so verständlich sein, dass sie schnell umgesetzt werden können.
Vorteile beim Einsatz spezieller Software
Zur Unterstützung von Anforderungsmanagement und Requirements Engineering setzen viele Unternehmen Software ein, die die Unternehmensleitung und die beteiligten Mitarbeiter bei der Umsetzung der Maßnahmen des Anforderungsmanagements und des Systemengineering unterstützt. Die Software sorgt für eine reibungslose und unkomplizierte Umsetzung der einzelnen Maßnahmen, die das Anforderungsmanagement erfordert. Für die Anforderungsanalyse bietet die Software ebenso die passenden Lösungen wie für die Anforderungsdefinition.
Die Anforderungsverwaltung wird von der Software so umgesetzt, wie die Unternehmensleitung es vorgibt. Im Bereich des Risikomanagements identifiziert die Softwarelösung alle Risiken und analysiert sie. Anschließend stellt sie die passenden Lösungen bereit. Die Software erfasst die erforderlichen Änderungen und kontrolliert ihre Wirksamkeit. Komfortabel und einfach in der Handhabung erstellt sie dann den Änderungsantrag. Auch bei der Umsetzung der Maßnahmen leistet die Software gute Dienste.
Unterstütze Erreichung von Unternehmenszielen
Anforderungsmanagement oder Requirements Engineering ist aus dem Unternehmeralltag nicht mehr wegzudenken. Sowohl die Befriedigung von Kundenbedürfnissen als auch die Erreichung wichtiger Unternehmensziele lässt sich mit den Maßnahmen des Änderungsmanagements erreichen. Überdies wird ein Unternehmen bei einem erfolgreichen Einsatz des Anforderungsmanagements auch den Anforderungen der Stakeholder gerecht. Mit dem Einsatz einer Softwarelösung lässt sich das Anforderungsmanagement in jedem Unternehmen erfolgreich umsetzen. Auch die Vorgaben des Systems Engineering können mit dem Einsatz einer Softwarelösung zum Anforderungsmanagement erfüllt werden.